Ein erfolgreiches Nachtragsmanagement setzt die Kenntnis einiger weniger, aber grundlegender rechtlicher Regeln voraus, um frühzeitig zu den zutreffenden Einschätzungen zu gelangen. Oftmals gehen größere Summen verloren oder erhebliche Kosten werden nicht abgewehrt, weil bei den Beteiligten keine Klarheit über den vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungsumfang besteht.
Während der Auftragnehmer alle Chancen für einen Nachtrag nutzen will, muss der Auftraggeber dessen Berechtigung kritisch prüfen und bewerten. Von wesentlicher Bedeutung dabei ist eine eindeutige und umfassende Leistungsbeschreibung. Diese als Kalkulationsgrundlage nutzend, kann der Auftragnehmer einen Pauschalfestpreis zur Umsetzung der abgeforderten Leistungen abgeben. Sollten Rahmenbedingungen in der Leistungsbeschreibung nicht realistisch dargestellt sein bzw. sich die Zielanforderungen des Auftraggebers während des Projektes ändern, kann dies auch Auswirkungen auf die vereinbarten Leistungen haben.
Das Nachtragsmanagement muss also die Ansprüche des Auftragnehmers auf Rechtmäßigkeit prüfen und eine rechtswirksame Entscheidung vorbereiten.