Die Berlin Partner GmbH plante die Beschaffung mehrerer Multifunktionsgeräte zur Miete inklusive der über die geplante Laufzeit benötigten Wartungs- und Supportleistungen. Die Beschaffung sollte über eine öffentliche Ausschreibung erfolgen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Im Rahmen des Hauptstadt-Marketings entwickelt und unterstützt Berlin Partner Kampagnen und Projekte, die Berlin als attraktiven Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort, kreative Hauptstadt, Kultur- und Sportmetropole sowie als lebenswerte Stadt profilieren. Die Aktivitäten richten sich vorrangig an potenzielle Investoren im In- und Ausland, Entscheider und Multiplikatoren aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Kultur und Medien, aber auch an Berliner und Berlin-Interessierte.
Aufgrund der öffentlichen Zuwendungen unterliegt die Berlin Partner GmbH als öffentlicher Auftraggeber dem öffentlichen Vergabe- und Vertragsrecht (VOL/VOB).
Inhalt des Projektes war die qualifizierte Vorarbeit zu einer öffentlichen Ausschreibung über Multifunktionsgeräte und Dienstleistungen. Die Geräte sollten für einen definierten Zeitraum gemietet werden und die ausgeschriebenen Wartungs- und Supportleistungen über diesen Zeitraum zur Verfügung stehen. Da die Berlin Partner GmbH schon einige wesentliche Vorarbeiten zur Qualifikation der Vergabe getätigt hatte, lag bereits eine Reihe von Informationen zum Einsatzgebiet, möglichen Zielanforderungen und gewünschten Vertragsinhalten vor. Dennoch bedurften diese Vorarbeiten der Prüfung und Überarbeitung, um ein normgerechtes, herstellerneutrales und transparentes Vergabeverfahren sicherzustellen.
Leistungen BAREMOS IT
Übernahme aller Ausgangsinformationen vor Ort
Prüfung der Definition der technischen Mindestanforderungen
- Prüfung der Notwendigkeit der aufgestellten Mindestanforderungen
- Bewertung von Abschwächungen
- Erarbeitung von alternativen Varianten zur Vergrößerung des Bieterkreises
Erstellung einer Funktionsmatrix zur Vorprüfung auf Erfüllbarkeit für 3 Hersteller
- Erstellung einer technischen Vergleichsmatrix für 3 Hersteller
- Prüfung der kritischen Mindestanforderungen auf Diskriminierungsfreiheit
- Erstellung nachvollziehbarer und vergaberechtlich relevanter Begründungen für die Vergabeakte bei der Verwendung von technischen Mindestanforderungen, die zu einer relevanten Einschränkung des Bieterkreises führen konnten
- Konsolidierung der technischen Mindestanforderungen
Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Angebot VOL Vorblätter
- Vertragsentwurf
- Übernahme Leistungsbeschreibung / Pflichtenheft
- Konsolidierung der Preisblätter
- Erstellung Formblätter Bieterangaben zum Bewertungssystem
- Konsolidierung und Freigabe der Verdingungsunterlagen
Umsetzung des Vergabeverfahrens als öffentliche Ausschreibung nach VOL/A
- Erstellung Bekanntmachungsformular
- Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
- Versand der Ausschreibungsunterlagen (durch AG)
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungssystem
- Zuschlagsentscheidung und Information an nichtberücksichtigte Bieter
Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
Dokumentation der Vergabe
- Protokollierung in der Vergabeakte
- Erstellung der Prüfprotokolle und Vermerke
- Konsolidierung der Verdingungsunterlagen
Abschlussbetrachtung
In Zusammenarbeit mit der BAREMOS IT gelang der Berlin Partner GmbH eine erfolgreiche öffentliche Ausschreibung, die es ihr ermöglichte, die gewünschten Produkte und Leistungen wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu beschaffen.
