BAREMOS IT GmbH
 

Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf von Berlin: Beschaffung zentrales Speichersystem 2013

Ausgehend von einer durch die IT-Abteilung durchgeführten Analyse ergab sich die technische Anforderung, den zentralen Festplattenspeicher zu erneuern, um den gegenwärtigen und zukünftigen IT-Anforderungen gerecht werden zu können. Daraus folgend sollten FC-Switchkomponenten, FC-Festplattenspeichersysteme, Dienstleistungen zur Aktualisierung der vorhandenen FC-SAN-Infrastruktur sowie Wartungs- uns Supportleistungen beschafft werden.
Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf von Berlin: Beschaffung zentrales Speichersystem 2013
Allgemeine Projektbeschreibung
Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 1700 Mitarbeiter und 1300 Arbeitsplatzcomputer (APC) im Netz des Bezirksamtes Steglitz – Zehlendorf von Berlin durch den Fachbereich bereitgestellt.
Ausgehend von einer durch den IT-Fachbereich durchgeführten Analyse wurde durch das Bezirksamt entschieden, das Zentrale Speichersystem und SAN-Infrastruktur neu zu beschaffen und die Daten der vorhandenen Systeme auf die neuen Systeme zu migrieren. Die zu beschaffenden Produkte und Leistungen waren:
  • redundante FC-SAN-Infrastruktur-Komponenten
  • ein FC-Speichersystem mit 40TB netto-Kapazität
  • Dienstleistungen zur Installation der Komponenten und der Datenmigration
  • Wartungs- und Supportleistungen für den geplanten Nutzungszeitraum
Die Beschaffung sollte in einem EU-weiten offenen Vergabeverfahren nach VOL/A erfolgen. Hierzu waren Planungsleistungen zur Erarbeitung der Leistungsbeschreibungen sowie die Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens notwendig. Das Bezirksamt entschied sich, die Leistungen an die BAREMOS IT zu vergeben, um ein herstellerneutrales, transparentes und diskriminierungsfreies Vergabeverfahren zu gewährleisten.

Leistungen der BAREMOS IT

Durchführung einer Vorstudie
  • Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation
  • Definition der technischen Zielanforderungen
  • Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
  • Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
  • Entwicklung möglicher „sanfter“ Migrationsszenarien
  • Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungen
  • Definition der benötigten externen Wartungs- und Supportleistungen
  • Marktanalyse und Definition der Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
  • Qualifikation der Beschaffungsanforderungen
  • Katalogisierung und Mengenermittlung
  • Kostenabschätzung
  • Festlegung des Vergabeverfahrens und der Vergabeart
  • Betrachtung der möglichen Bieter / Hersteller / Systemhäuser(Marktüberblick)
  •  Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
  • Bemessung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
  • Erstellung der Projektzeitplanung
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Erstellung der Vergabeunterlagen
  • Beschreibung der technischen Ausgangssituation
  • Beschreibung des technischen Zieldesigns
  • Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen
  • Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
  • Beschreibung der Bewertungskriterien
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
  • Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
  • Vertragsentwurf des EVB-IT Systemvertrages
  • Erstellung der Leistungsbeschreibung
  • Erstellung der Formblätter für Bieterangaben zum Bewertungssystem

Durchführung des Vergabeverfahrens
  • Erstellung des Bekanntmachungsformulars
  • Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
  • Versand der Ausschreibungsunterlagen (durch AG)
  • Beantwortung der Bieteranfragen
  • Erarbeitung von Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen
  • Fristüberwachung
  • Submission / Angebotsöffnung
  • Durchführung der Formalen Prüfung, der Eignungsprüfung und der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
  • Erstellung eines Preisspiegels
  • Technische Prüfung der Bieterangebote
  • Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
  • elektronische Prüfung zur Leistungsbewertung
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
  • Erstellung der Vertragsentwürfe
  • Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
  • Dokumentation der Vergabe und Protokollierung in der Vergabeakte

Abschlussbetrachtung

Die Leistungen der BAREMOS IT erfolgten fristgerecht und zu den vereinbarten Kostensätzen. Mittels des Vergabeverfahrens mit einem durchdachten Bewertungssystem für die einzelnen Kriterien konnte das wirtschaftlichste Angebot eines leistungsfähigen Bieters zugeschlagen werden. Die Realisierung des ausgeschriebenen Projektes verlief entsprechend erfolgreich.


 
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