Die BKK mkk plant den Umzug der Hauptverwaltung an einen neuen Standort. Dieser soll bereits vor dem Einzug der Beschäftigten technisch ertüchtigt und ausgestattet werden. Im Fokus des Projektes standen hierbei die zentralen Netzwerk-Infrastrukturen, die leistungsfähig und hoch verfügbar auszugestalten waren.
Projektbeschreibung
Die BKK mkk – meine krankenkasse besteht seit 31 Jahren als erfolgreiche und bundesweit geöffnete Betriebskrankenkasse mit ca. 1.200 Beschäftigten. Im Jahr 2023 wurde sie als die Krankenkasse mit den zufriedensten Kunden gekürt. Die BKK mkk – meine krankenkasse ist ein zuverlässiger Partner für rund 100.000 Firmenkunden. Innerhalb der Betriebskrankenkassen gehört sie zu den Top 7 und ist eine der TOP 25 größten Krankenkassen insgesamt.
Im Kontext des geplanten Umzugs der Hauptverwaltung der BKK mkk wurde BAREMOS IT beauftragt, zusammen mit dem Fachbereich das Vergabeverfahren zu planen und hierfür die fachlichen Vergabeunterlagen zu erstellen sowie weitere, für die Ausschreibung erforderliche, Leistungen zu erbringen. Innerhalb des Projektes wurden die folgenden Leistungen erbracht:
Modul 1: Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)
- Projekt Kickoff
- Festlegungen zu Projektorganisation und Projektstruktur
- Erhebung erster Informationen zur Ausgangssituation und zur Projektmotivation
- Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
- Abstimmung zur konkreten Vorgehensweise innerhalb des Leistungsmoduls
- Bedarfsorientierte Vorplanung
- Definition der Beschaffungsanforderung
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Validierung der technischen Zielkonfiguration
- Definition der technischen Mindestanforderungen
- Abstimmung der Vertragsgrundlagen
- Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Vergabeorientierte Vorplanung
- Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
- Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- erste Festlegung von Eignungskriterien
- Konsolidierung der Ergebnisse
- Erstellung einer Projektzeitplanung mit Vergabezeitplan
- Erstellung einer ersten Kostenschätzung
- Dokumentation der Ergebnisse
Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Erstellung des Leistungsverzeichnisses
- Beschreibung der Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Anforderungen an die Lieferleistungen
- Definition der Kriterien zur Eignung der Bieter
- Erstellung des Preisblattes
- Beschreibung der Leistungspositionen
- Festlegung des Wertungspreises
- Erstellung der Vertragsvorlage
- auf Basis von EVB-IT
- Beschreibung der Vertragsbedingungen
- Konsolidierung der Vergabeunterlagen
- Konsolidierung der Kostenschätzung
- Konsistenzprüfung von Leistungsverzeichnis, Preisblatt und Vertrag
- Übergabe der definierten Vergabedokumente an den Auftraggeber zur Prüfung und Freigabe
Abschlussbetrachtung
Aufgrund der detaillierten Planung und Überführung der Ergebnisse in die Vergabeunterlagen konnte das Vergabeverfahren zum geplanten Zeitpunkt, und somit mit rechtzeitigem Vorlauf zum Leistungsbedarf, vom Auftraggeber gestartet werden.
