Die DEGES - Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH mit Hauptsitz in Berlin verantwortet seit 1991 die Planung und Baudurchführung von Infrastrukturprojekten in Deutschland. Gesellschafter sind die Bundesrepublik Deutschland sowie 12 deutsche Bundesländer.
Um den begonnenen Digitalisierungsprozess zu stärken und weiter auszubauen, plante die DEGES die flächendeckende Einführung von Microsoft 365 als Collaborations- und Office-Plattform. Hierzu war eine Unterstützung bei der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe erforderlich.
Projektbeschreibung
Die DEGES GmbH strebt langfristig einen digitalen Arbeitsplatz an, der den Mitarbeitenden ein zentrales „Cockpit“ für ihre tägliche Arbeit bietet. Er soll am stationären Arbeitsplatz mobile Office- und weitere zentrale Anwendungen (z.B. Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Dienstreise-Workflows, Intranet) integrieren und Absprünge zu Fachanwendungen bieten.
Die Einführung von Microsoft 365 (M365) inkl. Azure-Cloud war ein Meilenstein auf dem Weg einer digitalen Plattform hin zum digitalen Arbeitsplatz. Die DEGES plante die flächendeckende Einführung von Microsoft 365 als Collaborations- und Office-Plattform, um den begonnenen Digitalisierungsprozess zu stärken und weiter auszubauen.
Für das Projekt ist die initiale Bereitstellung sowie die teilweise Migration von Bestandsstrukturen und Inbetriebnahme der Microsoft Cloud Infrastruktur mit klassischen, hybriden und agilen Leistungsanteilen definiert worden.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Ausführungsplanung sowie die Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe des Projektes zu übernehmen.
BAREMOS IT erbrachte dazu folgende Dienstleistungen:
Ausführungsplanung und Vorbereitung der Vergabe
- Konzeption und Leistungsbeschreibung
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Erstellung des Bewertungssystems
- Definition von Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Erstellung der spezifischen Vergabeunterlagen
- Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung des Angebotsdeckblatts
- Erstellung eines Vertragsentwurfes für einen EVB-IT Systemvertrag
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
Mitwirkung bei der Vergabe
- Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes
- Beantwortung von Bewerberanfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung des Vergabeverfahrens
- Beantwortung von Bieterfragen
- Fristüberwachung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
- Durchführung von Bieterverhandlungen
- Vorbereitung der Verhandlungsprotokolle
- Ermittlung der Optimierungspotentiale je Angebot
- Begleitung und Protokollierung der Bieterverhandlungen
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes nach Optimierung
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem nach Verhandlung und Optimierung
- Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
- Erstellung der Informationsschreiben an die Bieter
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte (nach EU Standard)
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
- Konsolidierung der Vergabeunterlagen
Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Die DEGES konnte aufgrund des Vergabeverfahrens einen leistungsfähigen Auftragnehmer vertraglich binden, mit dem die Umsetzung des Implementierungs- und Migrationsprojektes auf Basis einer werkvertraglichen Grundlage innerhalb des Projektzeitplanes erfolgen kann.
