Die EMIS Electrics GmbH beabsichtigte im Anschluss an die Systembewertung zum Beschaffungsvorlauf die zentralen IT Server- und Speicherstrukturen zu erneuern, um den gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.
Im Rahmen eines langfristigen Projektes, in dem stufenweise die gesamten IT-Komponenten und -Strukturen erneuert werden, wurde als eines der ersten ein Teilprojekt notwendig, in dem Folgendes umzusetzen war:
- Beschaffung Rack-Server-Hostsysteme von HP für die VMware-Farm
- Beschaffung FC Speichererweiterungseinheiten von NetApp
- Beschaffung VMware vSphere 5
- Migration VMware Virtualisierungsstrukturen
- Konfiguration der FC Speichererweiterungseinheiten
Die Komponenten und Leistungen wurden zur Erneuerung und Aktualisierung der bestehenden redundanten Rechenzentren beschafft. Die EMIS entschied sich dabei, diese Leistungen auszuschreiben. Mit den dafür notwendigen Vorleistungen wie auch der Durchführung der Ausschreibung wurde BAREMOS IT beauftragt. Nach der Vergabe begleitete BAREMOS IT die Umsetzung durch den Auftragnehmer und übernahm hierbei die Qualitätssicherung für die EMIS.
Leistungen der BAREMOS IT
Durchführung einer Vorstudie
- Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration für die Clientsysteme und die Dienstestrukturen und logischen Funktionalitäten
- Entwicklung möglicher „sanfter“ Migrationsszenarien
- Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungen
- Definition der benötigten externen Wartungs- und Supportleistungen
- Marktanalyse und Definition der Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
- Kostenabschätzung
- Betrachtung der möglichen Bieter / Hersteller / Systemhäuser (Marktüberblick)
- Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Erstellung der Projektzeitplanung
Erstellung der Vergabeunterlagen
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen
- Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Leistungsbeschreibung
Durchführung des Vergabeverfahrens in Form einer freihändigen Vergabe
- Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung und der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
- Erstellung der Vertragsentwürfe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
- Dokumentation der Vergabe und Protokollierung in der Vergabeakte
Projektbegleitung und -überwachung während der Umsetzung
- Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung und den Leistungsbeschreibungen
- Dokumentation von Mängeln, Terminverfolgung der Mängelbeseitigung
- Vorbereitung und Begleitung bei der technischen Überprüfung bei Meilensteinen und Abnahmen
- Vertragsüberwachung und -controlling hinsichtlich der Erfüllung vertraglicher Pflichten
- Aufstellen eines Zahlungsplanes
- sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe
- Terminüberwachung und Terminsteuerung
- Dokumentation des Projektfortschritts mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten
Abschlussbetrachtung
Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.
