Franziskus-Krankenhaus Berlin: Erneuerung VMware-Cluster sowie Implementierung Backup und Replikation

Projektbeschreibung

Die St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof GmbH ist Trägerin des St. Joseph Krankenhauses Berlin-Tempelhof (im Folgenden auch SJK bzw. BSJK genannt) und des Franziskus-Krankenhaus Berlin (im Folgenden auch FKH bzw. BFKH genannt) sowie weiterer Häuser an anderen Standorten in Berlin.
Mit jährlich über 80.000 Patientinnen und Patienten und 506 Betten ist das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof das größte katholische Krankenhaus in Berlin. Zu den medizinischen Schwerpunkten gehören die Kinder- und Jugendmedizin, die Kinderchirurgie, die seelische Gesundheit von jungen Menschen sowie die Geburtshilfe. Im Jahr 2023 kamen hier insgesamt 4.163 Babys zur Welt. 
Das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof verfügt außerdem über die größte außeruniversitäre Nephrologie Deutschlands. Es ist zudem spezialisiert auf die interdisziplinäre Tumortherapie, die Allgemein- und Viszeralchirurgie, auf die Orthopädie, Wirbelsäulenchirurgie und Alterstraumatologie, aber auch auf die Geriatrie, Gastroenterologie und Infektiologie.
Als akademisches Lehrkrankenhaus der Charité-Universitätsmedizin Berlin bildet das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof Studierende der Medizin aus. In der Schule für Gesundheitsberufe Berlin absolvieren mehr als 300 junge Menschen verschiedene Ausbildungs- und Studiengänge.
Die zentralen IT-Systeme des Franziskus-Krankenhaus Berlin hatten ihre Leistungs- und Kapazitätsanforderungen überschritten. Trotz zwischenzeitlicher Erweiterungen wurde es notwendig, die bestehenden zentralen IT-Strukturen grundsätzlich zu erneuern und für die Anforderungen der nächsten Jahre neu auszurichten.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Gesamtplanung und -Steuerung des Projektes zu übernehmen, wozu neben der technischen Konzeption auch die Planung, Vorbereitung und Durchführung der Beschaffungen in fachlich-technischer und administrativer Hinsicht sowie die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehörten.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor.
Die Beschaffungen wurden in drei Vergabeeinheiten strukturiert: VMware-Cluster (ITIS2024VE1), Backup und Replikation (ITIS2024VE2) sowie VMware-Lizenzen (ITIS2024VE3).

Im Beschaffungsvorlauf wurden im Projekt-Kickoff Projektorganisation und Projektstruktur festgelegt und in technischen Workshops die Ausgangssituation von USV-System, Storage-, Server- und Backupsystemen, Netzwerkstrukturen und -komponenten sowie der bestehenden Lizenzverträge (VMware, Veeam, Dell, Microsoft) aufgenommen. Darauf aufbauend definierte BAREMOS IT die technischen Zielanforderungen, entwickelte den Lösungsansatz mit dem Grobdesign der technischen Zielkonfiguration und leistete fachlich-technische Zuarbeit für die notwendigen technischen Bewertungskriterien und das Grobdesign des Bewertungssystems. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen einschließlich Fristen und Laufzeiten sowie zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien, erarbeitete Bedarfsermittlung, Kostenschätzung, Projektzeitplanung und Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung und konsolidierte und dokumentierte die Ergebnisse.

In der Ausführungsplanung erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit der Darstellung der technischen Ausgangssituation, des technischen Zieldesigns für USV-System, Storage-, Backup- und Serversysteme, Netzwerkstrukturen und -komponenten sowie VMware und der bestehenden Rahmenbedingungen einschließlich Projektstruktur, Zeitplanung, Testläufen, Nachweisen und Abnahmekriterien. Die Dienstleistungsanforderungen wurden von der Basisimplementierung über die Migrations- und Integrationsanforderungen bis zu Schulung und Einweisung, dem Nachweis der Zielfunktionalität und den Dokumentationsanforderungen beschrieben.

Bei der Vorbereitung und Mitwirkung an der Vergabe leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem — von der Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien über deren Beschreibung und die Darstellung für die Vergabeunterlagen bis zu den Bieter-Vorlagen —, die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewertungsteam. BAREMOS IT übernahm die technische Zuarbeit für die Preisblätter mit der Definition und Beschreibung der Leistungspositionen und technischen Mindestanforderungen, beriet zu den weiteren Vergabeunterlagen einschließlich der Aufforderung zur Angebotsabgabe und übernahm die Leistungsbeschreibung aus der Ausführungsplanung; für den Vertragsentwurf leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit. Die Vergabeverfahren wurden administrativ begleitet und fortlaufend nach EU-Standard in der Vergabeakte protokolliert — einschließlich Zuarbeit zum Bekanntmachungsformular, Zuarbeit bei Bieteranfragen und bei Korrekturen oder Nachträgen zu den Vergabeunterlagen sowie Fristüberwachung; Bekanntmachung und Versand der Vergabeunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich geprüft und gemäß Bewertungssystem ausgewertet, unter anderem mit Preisspiegel, technischer Prüfung der Bieterangebote und technischer Leistungsbewertung bis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes anhand der Gesamtleistungspunkte. Verhandlungsgespräche wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet und ausgewertet; nach Optimierung der Angebote wurde das wirtschaftlichste Angebot erneut gemäß Bewertungssystem ermittelt. BAREMOS IT leistete technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung — Freigabe und Zuschlagsentscheidung sowie die Information an nichtberücksichtigte Bieter erfolgten durch den Auftraggeber —, lieferte technische Zuarbeit für die Vertragsentwürfe und bereitete die Vertragsunterzeichnung administrativ vor und begleitete sie. Zum Abschluss wurden dem Auftraggeber die Workshop-, Projektmeeting- und Ergebnisprotokolle, die konsolidierte Vergabeakte sowie alle Dokumente in elektronischer Rohfassung übergeben.

Während der Umsetzung übernahm BAREMOS IT die Projektüberwachung und Qualitätssicherung. Hierzu gehörten die Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technischen Prüfverfahren zur Abnahme der Meilensteine sowie die Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen, den Qualitätsanforderungen sowie den anerkannten Regeln der Technik, einschließlich der vom Auftraggeber beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke. Im Mängelmanagement wurde der Status der Mängelbeseitigung dokumentiert und verfolgt. Das Vertragsmanagement umfasste das Vertragscontrolling hinsichtlich der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen der Vertragspartner in fachlich-technischer und wirtschaftlicher Hinsicht; bei Nichterfüllung erfolgten die unverzügliche Berichterstattung und die Unterbreitung von Lösungsvorschlägen an den Auftraggeber. Im Kostenmanagement wurden Rechnungen der beteiligten Vertragskräfte geprüft, freigegeben und an den Auftraggeber weitergeleitet. Im Zeitmanagement überwachte BAREMOS IT die Einhaltung der Terminziele mit verbindlich festgelegten Rahmen- und Endterminen und ergriff bei erkennbaren oder bereits eingetretenen Termin-Verzögerungen unverzüglich Maßnahmen zur Gegensteuerung; hierbei unterstützte BAREMOS IT den Auftraggeber mit administrativen und fachlich-technischen Zuarbeiten.

Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Das Franziskus-Krankenhaus Berlin hat durch das Projekt eine neue moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur geschaffen, die einen sicheren IT-Betrieb und die Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Nutzer gewährleistet. Zudem wurde mit dem Projekt die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit erhöht, in dem eine stetige beidseitige Replikation zwischen dem St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof und dem Franziskus-Krankenhaus Berlin realisiert wurde.