BAREMOS IT GmbH - IT-Planer
 

Finanzinstitut: Einführung eines Change Managements

Für ein Finanzinstitut wurde es aus organisatorischen Gründen notwendig, im Rahmen des IT-Betriebs ein Verfahren zum Change Management einzuführen. Ziel war es, Änderungen an den IT-Systemen und -Verfahren durch Prozesse hinsichtlich der Qualität zu sichern und zu dokumentieren. Hierfür war dann auch die Einführung eines entsprechenden Fachverfahrens erforderlich.
Finanzinstitut: Einführung eines Change Managements
Banken unterliegen strengen aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen. Hierzu gehört auch die Revisionsfähigkeit der IT-Systeme. Beim Auftraggeber ergab sich die Notwendigkeit, ein neues Verfahren zur Durchführung und Dokumentation von Änderungen an den IT-Systemen und -Anwendungen zu etablieren. Für den Auftraggeber war ein wichtiger Aspekt des Vorhabens die Einbindung bestehender Prozesse und Verfahren in das neu einzuführende Change Management. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, dieses Vorhaben bzgl. Planung, Beschaffung eines entsprechenden Fachverfahrens und Qualitätssicherung bei der Implementierung zu unterstützen.

Seitens BAREMOS IT wurde von Anfang an eine Orientierung an ITIL® präferiert. Die international weit verbreitete IT Infrastructure Library bietet eine Vielzahl von bewährten Prozessen über den gesamten Lebenszyklus von IT-Systemen. Zusammen mit dem Auftraggeber wurden daher an ITIL® orientierte Prozesse entwickelt und in geeigneter Form beschrieben. Darüber hinaus wurden die Schnittstellen zu den bestehenden Systemen betrachtet. Für das zu beschaffende Fachverfahren wurden Mindestanforderungen und Bewertungskriterien entwickelt und in einem UfAB-konformen Bewertungssystem hinterlegt. Im Anschluss wurde eine Leistungsbeschreibung erstellt, die eine ausführliche Beschreibung der Ausgangssituation, der zu erbringenden Leistungen sowie der zu implementierenden Prozesse und der Schnittstellen enthielt.

Das Vergabeverfahren wurde in Anlehnung an das Verhandlungsverfahren gestaltet. Zunächst wurde im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens ein Kreis geeigneter Bieter kontaktiert, der durch das Projektteam anhand eines Abgleichs der bestehenden Anforderungen und des durch die Bieter angebotenen Leistungsspektrums ausgewählt wurde. Im anschließenden Angebotsverfahren wurde nach Eingang, Prüfung und Bewertung der Angebote eine Verhandlungsrunde mit den Bietern durchgeführt, die gemäß Bewertungssystem in der Rangfolge die entsprechenden Plätze belegt hatten. Nach der darauf erfolgten Angebotsoptimierung wurde das wirtschaftlichste Angebot auf Basis einer Werkleistung zu einem Festpreis beauftragt.

BAREMOS IT begleitete das gesamte Implementierungsprojekt über alle Phasen hinweg einschließlich Leistungen zur Prüfung bei Abschluss definierter Projektphasen und Rechnungsprüfungen. Während der Feinkonzeptionsphase zu Beginn des Projektes begleitete BAREMOS IT die Workshops zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Hierbei stand die Qualitätssicherung der zu implementierenden Prozesse und der Dokumentation sowie die fachliche Beratung hinsichtlich der organisatorischen Maßnahmen im Mittelpunkt der Tätigkeiten. In den darauffolgenden umfangreichen Test- und Anpassungsphasen stellte BAREMOS IT durch die Führung von Mängellisten und weiterer Dokumente die strukturierte Abarbeitung der umzusetzenden Implementierungsschritte sicher. Die im Rahmen von Änderungsverfahren umgesetzten Leistungen des Auftragnehmers blieben vollständig im Projektbudget und führten zu einem hohen Integrationsgrad der bestehenden Prozesse und Verfahren.

Abschlussbetrachtung
Im Ergebnis konnte eine leistungsfähige Fachanwendung zur Steuerung, Durchführung und Dokumentation eines IT Change Managements implementiert werden. Der Auftragnehmer betreibt das Verfahren für den Auftragnehmer auf Basis eines definierten Service Level Agreements. Die Prozesse zur Initiierung, Genehmigung und Steuerung der einzelnen Änderungen entsprechen weitgehend den ITIL®-Empfehlungen, bilden jedoch die spezifischen Prozesse des Auftraggebers und die damit verbundenen Regeln zu Rollen und Berechtigungen ab. Das Fachverfahren wurde gemäß dem Corporate Design des Auftraggebers angepasst. Darüber hinaus wurde eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche gestaltet, die es den einzelnen Nutzern ermöglicht, das Fachverfahren effizient und fehlerminimiert zu nutzen.
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