Die itsc GmbH beabsichtigte zur Abdeckung der Anforderungen des laufenden Betriebes Clientsysteme sowie dazugehöriges Zubehör jeweils über einen Rahmenvertrag zu beschaffen.
Im Sinne einer einheitlichen und konsolidierten IT-Infrastruktur sollten diese IT-Komponenten zentral beschafft und den jeweiligen Bedarfsträgern innerhalb der itsc Gruppe übergeben werden. Die Lieferung und Übergabe der IT-Komponenten sollte qualifiziert vorbereitet und innerhalb der vorgegebenen Fristen gesichert über einen definierten Verfahrensweg umgesetzt werden.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die itsc GmbH bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Das beginnt mit der Beratung und führt über den Support von Standard- und Branchensoftware bis hin zur Entwicklung individueller Anwendungen und umfassenden Outsourcing-Angeboten. Bis heute entwickelte sich die itsc GmbH zu einem der bedeutendsten IT-Service-Provider für das ISKV in der GKV. So nutzen nahezu 70 Krankenkassen mit ca. 5,5 Millionen Mitgliedern das Rechenzentrum der itsc GmbH für ihre DV-Produktion. Sie ist bei der Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen an das Kartellvergaberecht und die Verdingungsordnungen gebunden.
Die itsc GmbH benötigte zur Aufrechterhaltung des Betriebes sowie zur flexiblen und zeitnahen Erfüllung von neuen Kundenanforderungen die Möglichkeit, Clientsysteme über einen längeren Zeitraum nach Bedarf abrufen zu können. Dabei ging es um die Möglichkeit des Abrufens folgender Produkte und Leistungen:
- Notebooks mit verschiedenen Display-Größen
- Zubehörkomponenten für Anbindung, Aufrüstung und Management
- Zubehör zum Transport und zur Diebstahlsicherung
- Thin Clients
- Wartungs- und Supportleistungen
Hierzu wurden die Produktkategorien und Produkte lt. Produktkatalog definiert, die über die nächsten Jahre benötigt werden. Die letztlich abzurufende Menge war jedoch nicht bezifferbar, da diese insbesondere von der Entwicklung der Mitarbeiterzahlen der itsc sowie ggf. erhöhten Anforderungen im laufenden Betrieb abhängt. Aus diesem Grund wurde der Abschluss eines Rahmenvertrages angestrebt, mittels dessen die Leistungen über einen vertraglich vereinbarten Zeitraum abgerufen werden können.
Im Rahmen einer Vorstudie wurden die zu beschaffenden Systeme und Komponenten hinsichtlich ihrer Produkt- und Leistungsmerkmale spezifiziert. Anschließend wurden mögliche Mengengerüste abgeschätzt und die Rahmenbedingungen festgelegt. Nach Erstellung aller benötigten Ausschreibungsunterlagen konnte ein EU-weites offenes Verfahren durchgeführt werden, innerhalb dessen in mehreren Losen die zu beschaffenden Produkte und Leistungen angefragt wurden.
Leistungen BAREMOS IT
Vorstudie und Planung
- Beschreibung der technischen Zielparameter: Festlegung der Produkt- und Leistungsmerkmale unter Berücksichtigung der Anforderungen an Kompatibilität und Einsatzprofil
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen: Zeitplanung, Lieferfristen, Lieferstellen, Verfügbarkeitsanforderungen
- Analyse von Bestandsdaten zur Bedarfsplanung
- Festlegung der Anforderungen an Wartung und Support
- Festlegung der Anforderungen an das Vertragsmanagement
Vorbereitung des Vergabeverfahrens
- Beratung zur Wahl des geeigneten Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung des aktuellen Vergaberechtes
- Bildung von Losen
- Strukturierung der Inhalte der Verdingungsunterlagen
- Definition von Eignungs- und Ausschlusskriterien
Erstellung Bewertungssystem
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Angebot VOL Vorblätter
- Vertragsentwurf
- Übernahme Leistungsbeschreibung / Pflichtenheft
- Konsolidierung der Preisblätter
- Erstellung Formblätter Bieterangaben zum Bewertungssystem
- Konsolidierung und Freigabe Verdingungsunterlagen
Umsetzung des Ausschreibungsverfahrens als EU-weites offenes Verfahren nach VOL/A
- Erstellung Bekanntmachungsformular
- Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
- Versand der Ausschreibungsunterlagen (durch AG)
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
Ermittlung wirtschaftlichstes Angebot
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungssystem
- Zuschlagsentscheidung und Information an nichtberücksichtigte Bieter
Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
Dokumentation der Vergabe
- Protokollierung in der Vergabeakte
- Erstellung der Prüfprotokolle und Vermerke
- Konsolidierung der Verdingungsunterlagen
Abschlussbetrachtung
Die Vorstudie und die Ausschreibung führten zum Abschluss von Rahmenverträgen, mittels derer die Beschaffung größerer Mengen von Clientsystemen und dazugehörigen Komponenten über einen Zeitraum von mehreren Jahren bedarfsgerecht, innerhalb enger Lieferfristen und aufwandsoptimiert gesichert werden konnte.
