Im Rahmen einer Voruntersuchung wurde diverse Themenblöcke identifiziert, für die der Abschluss einer Rahmenvertragsvereinbarung sinnvoll und notwendig ist. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die itsc bis zur Zuschlagserteilung für einen Rahmenvertrag für SPARC-Serversysteme innerhalb eines offenen Vergabeverfahrens (EU-weit) zu unterstützen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die itsc GmbH bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Das beginnt mit der Beratung und führt über den Support von Standard- und Branchensoftware bis hin zur Entwicklung individueller Anwendungen und umfassenden Outsourcing-Angeboten.
Die itsc GmbH beabsichtigte zur Abdeckung der Anforderungen des laufenden Betriebes IT Komponenten sowie dazugehöriges Zubehör über einen Rahmenvertrag zu beschaffen.
Die Lieferung und Übergabe der IT Komponenten sollte qualifiziert vorbereitet und innerhalb der vorgegebenen Fristen gesichert über einen definierten Verfahrensweg umgesetzt werden. Der Beschaffungsbedarf unterteilte sich wie folgt:
- SPARC-Server der Hersteller Oracle und Fujitsu
- Aufrüst- und Erweiterungsoptionen für die Server
- Softwarelizenzen für verschiedene Versionen der Symantec Storage Foundation Suite
- Dienstleistungen zur Integration der Systeme und Produkte in die vorhandene Umgebung
- Dienstleistungen zum Systemservice und Support
Im Rahmen dieses Auftrages erbrachte BAREMOS IT folgende Leistungen:
- Dokumentation der Ausgangssituation hinsichtlich bestehender Systeme und Lizenzen
- Erarbeitung einer Vergleichsmatrix für SPARC-Server zur Produktauswahl
- Erstellung eines Produktkataloges für die Servermodelle, Optionen und Software-Lizenzen
- Definition von Kriterienkatalogen als Grundlage zur Prüfung der Eignung der Bieter
- Erstellung eines Bewertungsschemas für die Bewertung eingehender Angebote
- Erstellung einer Rahmenvertragsvereinbarung
- Mengengerüstermittlung, Kostenermittlung
- Vorbereitung der Vergabe durch Erstellung der Verdingungsunterlagen inkl. Leistungsbeschreibung
- Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung als Offenes Verfahren nach VOL/A
- Angebotsbewertung und Unterstützung bei Zuschlag und Vertragsabschluss
Abschlussbetrachtung
Der durch das Ausschreibungsverfahren initiierte Wettbewerb führte dazu, dass die itsc GmbH innerhalb des Rahmenvertrages zu wesentlich günstigeren Konditionen beschaffen kann, als das bisher der Fall war. Aufgrund der im Rahmenvertrag definierten Liefer- und Übergaberegularien wurde ein transparentes und dokumentiertes Beschaffungsverfahren etabliert, dass sowohl für den Lieferanten als auch für die itsc GmbH eine erhebliche Verbesserung Nachvollziehbarkeit und Abwicklung von Serviceprozessen darstellt.
