Im Rahmen einer Voruntersuchung wurde diverse Themenblöcke identifiziert, für die der Abschluss einer Rahmenvertragsvereinbarung sinnvoll und notwendig ist.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag die itsc bis zur Zuschlagserteilung für einen Rahmenvertrag für x64-Blade-Serversysteme innerhalb eines offenen Vergabeverfahrens (EU-weit) zu unterstützen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die itsc GmbH bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Das beginnt mit der Beratung und führt über den Support von Standard- und Branchensoftware bis hin zur Entwicklung individueller Anwendungen und umfassenden Outsourcing-Angeboten.
Die itsc GmbH beabsichtigte zur Abdeckung der Anforderungen des laufenden Betriebes IT Komponenten sowie dazugehörigem Zubehör jeweils über einen Rahmenvertrag zu beschaffen.
Im Sinne einer einheitlichen und konsolidierten IT Infrastruktur sollten diese IT Komponenten zentral beschafft und den jeweiligen Bedarfsträgern innerhalb der itsc Gruppe übergeben werden. Die Lieferung und Übergabe der IT Komponenten sollte qualifiziert vorbereitet und innerhalb der vorgegebenen Fristen gesichert über einen definierten Verfahrensweg umgesetzt werden. Der Beschaffungsbedarf unterteilte sich wie folgt:
- x64 Serversysteme
- Blade-Gehäuse zur Aufnahme von Servern
- Aufrüstoptionen für Blade-Gehäuse
- Blade-Server
- Aufrüstoptionen für Blade-Server
- Server-Softwarelizenzen
- Server Softwarelizenzen des Herstellers Veeam
- Server Softwarelizenzen des Herstellers VMware
- Dienstleistungen
- Dienstleistungen für Initialisierung und Bereitstellung der Rahmenbedingungen
Die Installation, Konfiguration und Integration der IT Komponenten in den laufenden Betrieb erfolgte eigenständig durch den Auftraggeber.
Erstellung Konzeption / Leistungsbeschreibung durch BAREMOS IT
In dieser Phase wurden die technischen Konfigurationen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellen. Dazu wurden einzelnen Parameter und Funktionalitäten näher betrachtet und festgeschrieben. Diese Definitionen dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe des Gesamtsystems an den Auftraggeber.
Um dem Bieter die Möglichkeit einer Kalkulation der Dienstleistungsaufwände zu ermöglichen war es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren.
Zur Erstellung der Leistungsbeschreibung wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber folgende Aufgabenmodule umgesetzt:
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation: Allgemeiner Überblick; Bestehende technische Rahmenbedingungen; Beschreibung der relevanten x86 Server-, VMware- und Dienstestrukturen
- Beschreibung der technischen Zielparameter; Allgemeiner Überblick; X86 Server- und VMware-Komponenten; Dienste-Strukturen; Funktionalitäten aus Anwender- und Verwaltungssicht; Netzwerkfunktionalitäten
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen: Projektstruktur, Zeitplanung; Projektphasen; Testläufe, Nachweise; Abnahmekriterien
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen; Basisimplementierung (Server, Software, Funktionalitäten); Migrations- und Integrationsanforderungen; Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung; Anforderungen hinsichtlich Wartung und Support; Dokumentationsanforderungen
Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
Umsetzung des Ausschreibungsverfahren durch BAREMOS IT
Die Unterstützung bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beinhaltete die Beratung zur Wahl des geeigneten Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung des aktuellen Vergaberechtes, die Strukturierung der Inhalte der Verdingungsunterlagen, die Definition von Eignungs- und Ausschlusskriterien, die Erarbeitung eines Bewertungssystems lt. UfAB sowie die Begleitung während des Vergabeverfahrens. Weiterhin erfolgte u.a. die Beantwortung von Bieterfragen sowie die elektronische Auswertung und Vorbereitung der Zuschlagsentscheidung.
Erstellung Bewertungssystem
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung Bewertungssystem für Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
Vergabespezifische Dokumentenerstellung Verdingungsunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Angebot VOL Vorblätter
- Vertragsentwurf
- Übernahme Leistungsbeschreibung / Pflichtenheft
- Konsolidierung der Preisblätter
- Erstellung Formblätter Bieterangaben zum Bewertungssystem
- Konsolidierung und Freigabe Verdingungsunterlagen
Umsetzung des Ausschreibungsverfahrens als EU-weites offenes Verfahren nach VOL/A
- Erstellung Bekanntmachungsformular
- Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
- Versand der Ausschreibungsunterlagen (durch AG)
- Beantwortung der Bieteranfragen
- ggf. Korrekturen / Nachträge der Verdingungsunterlagen
- Fristüberwachung
Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung Formale Prüfung
- Durchführung Eignungsprüfung
- Durchführung Prüfung Angemessenheit der Preise
- Erstellung Preisspiegel
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung technische Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung Leistungsbewertung
Ermittlung wirtschaftlichstes Angebot
- Ermittlung Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungssystem
- Zuschlagsentscheidung und Information an nichtberücksichtigte Bieter
Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe
- Vorbereitung und Begleitung Vertragsunterzeichnung
Dokumentation Vergabe
- Protokollierung Vergabeakte
- Prüfprotokolle und Vermerke
- Konsolidierte Verdingungsunterlagen
