itsc GmbH: Bereitstellung eines Vorlagensets für Vergabeunterlagen gemäß neuem Vergaberecht nach VgV
BAREMOS IT hatte in der Vergangenheit bereits für die itsc GmbH ein Vorlagenset erstellt, mittels dessen die itsc GmbH Vergabeverfahren durchführen konnte. Neben Vorlagen für die eigentlichen Dokumente der Vergabeunterlagen gehörten dazu u.a. auch Begleitdokumente wie Vergabeakte, Bietererklärungen, Vorlagen zur Angebotsprüfung und -bewertung sowie Dokumente mit informativem Charakter wie Leitfäden, Checklisten und Erläuterungen.
Projektbeschreibung
Die itsc GmbH verfügte über ein von BAREMOS IT erstelltes Vorlagenset für Vergabeverfahren, das jedoch aufgrund der 2016 erfolgten Änderungen im Vergaberecht einer vollständigen Überarbeitung bedurfte. BAREMOS IT erhielt hierfür den Auftrag.
Bei der Umsetzung wurde größter Wert auf die Qualitätssicherung gelegt. So wurde jedes Dokument des Sets zunächst auf Änderungsbedarf geprüft und entsprechend gekennzeichnet. Anschließend wurde durch einen Bearbeiter eine neue Version mit den erforderlichen Anpassungen erstellt. Die neuen Dokumente wurden dann in Korrekturläufen geprüft und optimiert.
Abschließend wurde nochmals ein Prüflauf durchgeführt, in dem zum einen die Fehlerfreiheit, zum anderen die Konsistenz des gesamten Sets geprüft wurde.
Die finalen Dokumente wurden dem Auftraggeber in einer abgestimmten Struktur übergeben.
Abschlussbetrachtung
Der itsc GmbH wurde mit dem Vorlagenset ein aktuelles Werkzeug in die Hand gegeben, mit dem es Einkauf und Vergabestelle möglich ist, transparente Vergabeverfahren nach VgV und VOL strukturiert vorzubereiten, durchzuführen und zu dokumentieren. Die Vorlagen sind nicht auf einen konkreten Einzelfall bezogen; ihre einheitliche, strukturierte Arbeitsweise schafft eine höhere Planungssicherheit für die Umsetzung von Projekten.