Jobcenter KomBA-ABI: Erneuerung Serverinfrastruktur 2022

Projektbeschreibung

Das Jobcenter – Kommunale Anstalt des öffentlichen Rechts für Beschäftigung und Arbeit des Landkreises Anhalt-Bitterfeld (KomBA-ABI) zählt zu den bundesweit mehr als 100 optierenden Kommunen und Gemeinden und nimmt für den Landkreis Anhalt-Bitterfeld die Aufgaben und Zuständigkeiten der Grundsicherung für Arbeitsuchende und der kommunalen Leistungen nach dem Zweiten Sozialgesetzbuches (SGB II) in alleiniger Verantwortung wahr. Das Jobcenter KomBA-ABI betreut mit seinen Standorten in Bitterfeld-Wolfen, Köthen (Anhalt) und Zerbst/Anhalt die Bezieherinnen und Bezieher von Arbeitslosengeld II im Landkreis Anhalt-Bitterfeld. Die Stabsstelle EDV ist direkt dem Vorstand unterstellt und nimmt u.a. als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme sowie die Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut die Stabsstelle EDV alle im Jobcenter KomBA-ABI Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen und Clientsysteme für ca. 300 Mitarbeiter durch die Stabsstelle EDV bereitgestellt.
Aufgrund des Erreichens des Endes des Nutzungszeitraumes der zentralen IT-Systeme sowie neuer und geänderter Nutzeranforderungen wurde es erforderlich, die IT-Systeme und Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur im Hauptstandort sowie in den Außenstellen zu erneuern.
Von entscheidender Bedeutung waren dabei die Anpassung und Optimierung der neu zu planenden Strukturen sowie die Migration der Bestandsstrukturen im laufenden Betrieb.  
Aufgrund des zu erwartenden Beschaffungsumfanges wurde die Bildung mehrerer Vergabeeinheiten sowie die Durchführung mindestens eines EU-weiten Offenen Verfahrens mit Hersteller- und Produkt-neutraler Formulierung der funktionalen Anforderungen notwendig.
Beginnend mit der Vor- und Entwurfsplanung sollten mittels Markterkundung und Betrachtung verschiedener technologischer Ansätze und wirtschaftlicher Aspekte moderne und leistungsfähige IT-Systeme in einem Gesamtsystem vereint und mit optimierten logischen Strukturen implementiert werden, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an eine optimale Unterstützung der Benutzer bei ihren Aufgaben gewährleisten. U.a. sollten alle Benutzer durch zentrale Ressourcen bei der Nutzung Grafik-intensiver Anwendungen, wie Videokonferenzen, unterstützt werden.
In einer Ausschreibung der Planungsleistungen konnte sich BAREMOS IT durchsetzen und erhielt den Auftrag zur Planung, Vorbereitung und Durchführung der Vergabe sowie zur Überwachung und Qualitätssicherung bei der Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen durch den zugeschlagenen Auftragnehmer.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise in einem Stufenmodell und gemäß den durch den Auftraggeber definierten Projektphasen vor:

Projektphase 1 - Beschaffungsvorlauf / Bewertung Lösungsvarianten

• Aufnahme und Bewertung der bestehenden Ausgangssituation
• Aufnahme und Bewertung der Anforderungen
• notwendige Sachverständigenleistungen zur Fehler- und Mängelfeststellung, Bewertung von Systemen und Software
• Betrachtung der notwendigen Rahmenbedingungen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten / Verantwortlichkeiten
• Entwicklung und Skizzierung von Zielszenarien mit wirtschaftlicher Bewertung gemeinsam mit dem Auftraggeber
  • Technologieberatung Rechenzentrum – konvergente und hyperkonvergente Systeme, klassische Server mit Storage oder sonstige neue Entwicklungen
  • Technologieberatung Hypervisor – VMware oder Alternativen
  • Technologieberatung zum Backup und Restore – Backup-to-Disk und Backup-to-Tape – Stand der Technik
  • Technologieberatung zur Einführung eines effizienten automatisiertes Patchmanagements für Updates und Sicherheitspatches mit einer modernen anforderungsgerechten Verwaltungsoberfläche
  • Technologieberatung zum geplanten Einsatz einer revisionssicheren Archivierung
• Vorabprüfung (Machbarkeitsanalyse im Hinblick auf Projektziele und Budgetobergrenze)
  • Durchführung einer Markterkundung mit 5 ausgewählten Marktteilnehmern
  • Einholung von Orientierungsangeboten zur technischen Ausrichtung und wirtschaftlichen Bewertung von Varianten und Optionen
• Grobdesign des Beschaffungsumfangs bzgl. Hardware, Software, Dienstleistungen
• Bildung von Vergabeeinheiten zur Strukturierung der Beschaffungen
• Abschätzung des Beschaffungsvolumens, der Zeitdauer und der Projektressourcen
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage mit Kostenschätzung und Projektzeitplanung

Projektphase 2 - Leistungsbeschreibung / Mindestanforderungen – je Vergabeeinheit

• Beschreibung der bestehenden relevanten Ausgangssituation
• Entwicklung und Beschreibung des technischen Zieldesigns
• Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
• Beschreibung der vertraglich geschuldeten Leistungen, u.a. der Mindestanforderungen an die Liefergegenstände und Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
• Beschreibung der Projektstruktur zur Umsetzung der Leistung in Projektphasen mit definierten Meilensteinen
• Kategorisierung der Beschaffungsanforderungen und Mengenermittlung
• Erstellung des Leistungsverzeichnisses

Projektphase 3 - Vorbereitung der Vergabe – je Vergabeeinheit

• Erstellung von Bewertungssystemen für Eignung und Leistung
  • Definition von Mindestanforderungen (A-Kriterien)
  • Definition und Gewichtung von Bewertungskriterien mit Beschreibung der Zielerfüllungsgrade (B-Kriterien)
  • Definition des Zuschlagskriteriums
• Erstellung der Vergabeunterlagen, u.a.
  • Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes
  • Vertragsgrundlagen auf Basis EVB-IT mit werkvertraglicher Grundlage
  • Beschreibung der formalen Anforderungen an die einzureichenden Bieterunterlagen
  • Bietererklärung zur Prüfung der Eignung
  • Bietererklärung zur Bewertung der Leistung
  • Preisblätter mit Pauschalfestpreisen
  • Leistungsbeschreibung
• Erstellung der internen Vermerke und Dokumentationen
  • Kostenschätzung
  • Termin- und Projektablaufplanung
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
  • Vergabeakte

Projektphase 4 - Mitwirkung bei der Vergabe – je Vergabeeinheit

• Erstellung der Texte für die Bekanntmachung
• Umsetzung des Angebotsverfahrens
  • Beantwortung von Bieteranfragen
  • Fristüberwachung
  • Umsetzung der Formalen Prüfung mit dem Auftraggeber
  • Umsetzung der Eignungsprüfung mit dem Auftraggeber
  • Umsetzung der Prüfung Angemessenheit der Preise mit dem Auftraggeber
  • Durchführung der Leistungsbewertung mit dem Bewertungsteam des Auftraggebers
  • technische Prüfung und Durchführung notwendiger Aufklärungen
• Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
  • Erstellung von Vermerken und Begründungen sowie der Zuschlagsempfehlung
  • Erstellung der Informationsschreiben für Bieter nach § 134 GWB
• notwendige Sachverständigenleistungen zu Vertragsrecht, EDV-Recht, Bewertung von IT-Systemen
• Dokumentation der gesamten Vergabe in einer Vergabeakte

Projektphase 5 - Überwachung der Vertragserfüllung

• Kickoff mit dem beauftragten Auftragnehmer
• Begleitung der regelmäßigen Projektmeetings
• Durchführung von technischen Prüfungen
  • Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technischen Prüfungen im Rahmen von Abnahmen zu Meilensteinen
  • Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen, den Qualitätsanforderungen sowie den anerkannten Regeln der Technik und den einschlägigen Vorschriften
  • Sicherstellung der Einhaltung aller formalen Anforderungen
  • Einhaltung der vom Auftraggeber beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke
• Mängelmanagement
  • Rügen von Mängeln
  • Mängelverfolgung und Statusdokumentation
• Vertragsmanagement
  • Beratung und Unterstützung des Auftraggebers - in den Grenzen des Rechtsberatungsgesetzes - bezüglich der Auslegung der Verträge und im Fall von Nachtragsvereinbarungen
  • Kontrolle der Erfüllung der vertraglichen Pflichten der Auftragnehmer
  • Erarbeitung von Lösungsvorschlägen bei Konflikten
  • Umsetzung rechtlicher Maßnahmen bei vertragswidrigen Leistungen einschließlich Unterstützung bei der Führung des entsprechenden Schriftverkehrs
• Kostenmanagement
  • Prüfung eingegangener Rechnungen
  • Erstellung von Zahlungsfreigabeprotokollen für den Auftraggeber
• Terminmanagement
  • Überwachung der Termintreue der Vertragspartner und Bewertung von Risiken während des Projektverlaufs
  • Einleitung von Maßnahmen zur Terminsicherung bei erkennbaren Risiken
  • Unterstützung des Auftraggebers bei Mahnungen bzw. Fristsetzungen durch Entwurf entsprechender Schreiben

Abschlussbetrachtung

Durch die Leistungen von BAREMOS IT zur Planung, Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren sowie zur Überwachung der Umsetzung der Leistungen konnte das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen werden.
Der Auftraggeber verfügt nun über eine moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur, die die aktuellen und künftigen Anforderungen der Benutzer erfüllen kann. Die Migration und Optimierung der bestehenden Strukturen sind innerhalb des geplanten Rahmens im laufenden Betrieb gelungen.