Innerhalb des Projektes bestand die Hauptaufgabe darin, die zentralen logischen IT-Infrastrukturen des Kirchenkreises Nordfriesland aus einer gemeinsam betriebenen Umgebung herauszulösen und in eigene Umgebung zu überführen. Hierbei waren sämtliche eingesetzten Software-Releases zu erneuern, die Clientstrukturen zu erweitern und an die aktuellen und künftigen Anforderungen anzupassen sowie die Datensicherung- und Wiederherstellungsprozesse zu optimieren.
Projektbeschreibung
Der Kirchenkreis Nordfriesland beginnt an der dänischen Grenze und reicht in den Süden bis Tönning an der Eider. Der Kirchenkreis betreibt eine IT-Organisation unter dem Namen KITnord. In dieser werden alle informationstechnischen Belange gebündelt und die Betreuung der IT-Infrastruktur des Kirchenkreises gewährleistet.
Innerhalb des Projektes zur Erneuerung der zentralen IT-Infrastruktur wurde es notwendig, die neuen Strukturen auf eigenständig betriebenen Systemen zu etablieren und aus den bestehenden gemeinsamen Strukturen herauszulösen.
Abschlussbetrachtung
Mit der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Überwachung des Vergabeverfahrens ist es gelungen, einen EVB-IT Vertrag abzuschließen, der den Kirchenkries Nordfriesland KITnord ermöglicht, die Betriebsumgebungen zu erneuern. Die erzielten Projektkonditionen und Nachlässe, die im Vertrag festgeschrieben wurden, stellen ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis des aufwändigen Vergabeverfahrens dar. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Hinzu kam die Anforderung, künftig allen Nutzern eine verbesserte Unterstützung für Videokonferenzen mittels GPU-Karten im Rahmen der Workplace Gestaltung zu liefern.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und die erforderlichen Beschaffungen zu realisieren.
BAREMOS IT erbrachte hierfür die folgenden Leistungen:
Vorstudie / Beschaffungsvorlauf
- Aufnahme der technischen Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart
- Grobdesign Bewertungssystem für Vergabeverfahren
- Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung Projektzeitplanung
- Strukturvorgaben zur Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
- Erstellung Kostenschätzung (grob)
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation
Konzeption und Leistungsbeschreibung
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung der technischen Zielarchitektur
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition von technischen Abnahmekriterien
- Erstellung der herstellerneutralen Leistungsbeschreibung
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe
- Erstellung Bewertungssystem
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Vergabeunterlagen
- Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung Angebotsdeckblatt
- Erstellung eines EVB-IT Vertragsentwurfes
- Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens
- Auswahl von potenziellen Bietern für die Interessenbekundung
- Durchführung eines Verfahrens zur Interessenbekundung
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Bekanntmachung der Ausschreibung
- Versand der Vergabeunterlagen
- Bieteranfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
- Durchführung von Bieterverhandlungen zur Optimierung der Angebote
- Vorbereitung der Bieterverhandlungen
- Begleitung und Moderation der Bieterverhandlungen
- Protokollierung der Bieterverhandlungen
- Ermittlung wirtschaftlichstes Angebot
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem nach der Optimierung
- Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
- Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe nach Prüfung
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte (nach EU Standard)
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
Überwachung der Vertragserfüllung
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt-Kickoffs mit dem Auftragnehmer
- Prüfung der vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte
- Durchführung von Prüfläufen gemäß den definierten Projektphasen
- Vorbereitung von Freigaben
- Aufmaßprüfungen
- Rechnungsprüfung inkl. Zahlungsfreigabeprotokoll
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt Abschlusses
Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Der Kirchkreis Nordfriesland hat durch das Projekt eine neue moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur geschaffen, die einen sicheren IT-Betrieb und die Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Nutzer gewährleistet.
