Der Landkreis Potsdam Mittelmark plante, zur Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Schulen des Landkreises einen Rahmenvertrag zu vergeben, der es ermöglicht, IT-Systeme sowie dazugehöriges Zubehör mittels Einzelabrufen zu mieten. Das Abrufmanagement sollte über einen Webshop realisiert werden.
Projektbeschreibung
Der Landkreis Potsdam-Mittelmark entstand am 5. Dezember 1993 im Rahmen der brandenburgischen Kreisreform durch Zusammenlegung der Kreise Belzig, Brandenburg (Land), Potsdam (Land) und Teilen des ehemaligen Kreises Jüterbog (Amt Treuenbrietzen). Noch heute gehört der Landkreis zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Der Landkreis besteht aktuell aus insgesamt 19 Kommunen und hat eine jährliche durchschnittliche Bevölkerungsdichte von ca. 210.000 Einwohnern und ist somit der bevölkerungsreichste Kreis im Land Brandenburg. Die Verwaltung unterteilt sich in die Fachbereiche:
- Innerer Service, Zentrale Steuerung und Schulmanagement
- Sicherheit, Ordnung und Verkehr
- Landwirtschaft, Veterinärwesen, Gesundheit und Schülerbeförderung
- Recht, Bauen, Umwelt, Kataster und Vermessung
- Soziales
Die ca. 15 Schulen und Ausbildungseinrichtungen des Landkreises, für die das Schulmanagement hinsichtlich der Bewirtschaftung der Schulgebäude, allgemein der Ausstattung sowie im Besonderen der technischen Ausstattung der Schulen mit IT-Systemen verantwortlich ist, benötigen aufgrund des stetig steigenden Anteils von digital unterstützter Wissensvermittlung große Mengen von PC-Systemen und Notebooks sowie entsprechendes Zubehör zur Ausstattung der Informatik- und Fachräume der Schulen. Innerhalb des Projektes sollte mittels Ausschreibung eines Rahmenvertrages die künftige Beschaffung dieses Bedarfes zur Miete für die kommenden Jahre auf effiziente Weise sichergestellt werden.
Der Rahmenvertrag sollte die folgenden Leistungen umfassen:
- Lieferung von Systemen und Zubehör, wie All-in-One-PCs, Mini-PCs, Tower-PCs, Notebooks, Monitoren und Monitorhalterungen sowie Halterungen für Mini-PCs
- Dienstleistungen wie Inventarisierung, Vorkonfiguration, Anlieferung und Aufbau, Inbetriebnahme sowie den Abbau am Ende der Mietdauer
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, gemeinsam mit dem Team Schul-IT den technischen Bedarf zu erheben und beschreiben sowie mit dem Schulmanagement die Vertragsgestaltung und die Kostenplanung umzusetzen.
Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)
- Aufnahme der technischen Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
- Grobdesign Bewertungssystem für Vergabeverfahren
- Erste Festlegung von Eignungs- und Leistungskriterien
- Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung Projektzeitplanung
- Strukturvorgaben zur Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
- Erstellung Kostenschätzung (grob)
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation
Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung der technischen Zielanforderungen
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition von technischen Abnahmekriterien
- Erstellung der herstellerneutralen Leistungsbeschreibung
Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)
- Erstellung Rahmenvertragsvereinbarung
- Erstellung eines Mietvertrages auf Basis BVB als Rahmenvertragsvereinbarung
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Konsolidierung und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Angebote auf Erfüllung der Mindestanforderungen
- Durchführung einer Teststellung zur Validierung der Einhaltung der Mindestanforderungen
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Zuschlagskriterien
- Präsentation der Prüfungsergebnisse im Projektteam
- Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
- Dokumentation der Vergabe
Abschlussbetrachtung
Auf Basis der Leistungen zur Planung, Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens ist es dem Landkreis Potsdam-Mittelmark gelungen, einen Rahmenvertrag zu vergeben, der dem Schulmanagement eine effiziente und zeitnahe Beschaffung der benötigten IT-Systeme ermöglicht. In Verbindung mit der Standardisierung der Systeme konnten hervorragende Projektkonditionen und Nachlässe erzielt und im Vertrag festgeschrieben werden. Im Ergebnis wurde somit ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis erzielt und das Projekt bei Erfüllung aller definierten Ziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
