Die Mobil ISC GmbH ist ein Dienstleister, der Beratungs-, Rechenzentrums- und Betriebsleistungen für Krankenkassen anbietet. Im Rahmen der Erweiterung und Erneuerung der bestehenden SAP HANA Umgebungen wurde ein neuer Rahmenvertrag erforderlich, über den flexibel und zeitnah Abrufe von Hard- und Softwarekomponenten sowie Dienstleistungen möglich sein sollten.
Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH betreibt mehrere Umgebungen, in denen für ihre Kunden IT-Systeme und komplexe Leistungen u.a. unter Nutzung von Speichersystemen des Herstellers NetApp bereitgestellt werden.
Aufgrund auslaufender Rahmenvertragsvereinbarungen musste ein neuer herstellerspezifischer Rahmenvertrag für NetApp-Speichersysteme und -Dienstleistungen ausgeschrieben werden, mittels dessen in den kommenden Jahren Erweiterung und Erneuerung der vorhandenen Systeme zeitnah zum bestehenden Bedarf gewährleistet werden sollte.
Darüber hinaus plante die Mobil ISC GmbH, mit dem Abschluss des genannten Rahmenvertrages bereits erste Abrufe von NetApp-Speichersystemen und Dienstleistungen durchzuführen, um den bereits bestehenden konkreten Bedarf zu decken.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und Beschaffung dieses Rahmenvertrags zu realisieren. Hierfür waren eine technische Konzeptionierung und die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach VgV mit der Verfahrensart „Offenes Verfahren“ erforderlich.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:
Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegung von Vergabeverfahren/Vergabeart
- Grobdesign eines Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
- Festlegung von Eignungskriterien
- Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Projektzeitplanung
- Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung und Beschreibung der Beschaffungsanforderungen
- Erstellung einer ersten Kostenschätzung
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation der Vorplanung
Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Erstellung der Preisblätter
- Erstellung der Leistungsbeschreibung
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)
- Erstellung des Bewertungssystems
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Vergabespezifische Erstellung der Vergabeunterlagen
- Begründung der Abweichung vom Grundsatz der Produktneutralität zum Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung des Angebotsdeckblatts
- Erstellung eines Vertragsentwurfes für den Rahmenvertrag
- Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung der Vergabeunterlagen
- Durchführung des Angebotsverfahrens (Offenes Verfahren nach VgV)
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Beantwortung von Bieterfragen
- Umsetzung der Wertungsstufe I - Formale Prüfung
- Umsetzung der Wertungsstufe II - Eignungsprüfung
- Umsetzung der Wertungsstufe III - Prüfung Angemessenheit der Preise
- Umsetzung der Wertungsstufe IV - Leistungsbewertung
- Angebotsaufklärung und Konsolidierung
- Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot gemäß Zuschlagskriterium
- Dokumentation in der Vergabeakte
- Angebotsbeauftragung
- Zuschlagsempfehlung und Dokumentation in der Vergabeakte
- Information an nicht berücksichtigte Bieter gemäß GWB
- Erstellung und Versand des Zuschlagsschreibens
- Erstellung der Bekanntmachung vergebener Aufträge
- Erstellung der Vergabestatistikmeldung
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte nach EU Standard
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
Abschlussbetrachtung
Mit der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens steht der Mobil ISC GmbH ein Rahmenvertrag für die nächsten Jahre zur Verfügung, der ihr die Möglichkeit gibt, zu kalkulier- und planbaren Kosten die NetApp-Speichersysteme in den Betriebsumgebungen bedarfsgerecht und zeitnah zu sich ändernden Anforderungen zu erneuern und erweitern.
Die vertraglich vereinbarten Projektkonditionen und Nachlässe haben zu einem hervorragenden wirtschaftlichen Ergebnis geführt. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
