Aufgrund des Erreichens der Kapazitäts- und Leistungsgrenzen der zentralen Speichersysteme des Typs HPE 3PAR sowie des Backup-to-Disk Systems HPE StoreOnce wurde seitens der Ostsächsischen Sparkasse eine Erneuerung der zentralen Speicher- und Backupstrukturen notwendig. Im Ergebnis der Planungs-, Ausschreibungs- und Überwachungsleistungen der BAREMOS IT steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare FC-Speicherinfrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.
Projektbeschreibung
Die Ostsächsische Sparkasse Dresden ist eine öffentlich-rechtliche Sparkasse mit Sitz in Dresden in Sachsen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts unterliegt die Ostsächsische Sparkasse Dresden den Rechtsgrundlagen des Sparkassengesetzes des Freistaats Sachsen und der durch den Verwaltungsrat der Sparkasse erlassenen Satzung. Die Organe der Sparkasse sind der Vorstand und der Verwaltungsrat. Die Ostsächsische Sparkasse Dresden ist Mitglied im Ostdeutschen Sparkassenverband und über diesen dem Deutschen Sparkassen- und Giroverband angeschlossen. Die Ostsächsische Sparkasse Dresden betreibt als Sparkasse das Universalbankgeschäft. Sie ist mit einer Bilanzsumme von ca. 12 Milliarden Euro Marktführer in ihrem Geschäftsgebiet. Das Geschäftsgebiet erstreckt sich von der Landeshauptstadt Dresden, über den Landkreis Sächsische Schweiz-Osterzgebirge bis zum Landkreis Bautzen.
Aufgrund des Erreichens der Kapazitäts- und Leistungsgrenzen der zentralen Speichersysteme des Typs HPE 3PAR sowie des Backup-to-Disk Systems HPE StoreOnce wurde seitens der OSD eine Erneuerung der zentralen Speicher- und Backupstrukturen notwendig.
Für die technische Planung sowie für die Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens war es durch die Ostsächsische Sparkasse Dresden notwendig und sinnvoll, externe Planungs- und Ausschreibungsleistungen zu beauftragen, die eine eindeutige, erschöpfende und herstellerneutrale Beschreibung der Zielanforderungen und eine effektive, vergabekonforme und rechtssichere Durchführung der anstehenden Vergabeverfahren gewährleisten. Den Planungsauftrag dafür erhielt die BAREMOS IT.
Innerhalb dieses Projektes sollten unter Beibehaltung und durch Aktualisierung bestehender und bewährter Funktionalitäten die bestehenden Speicher- und Backup-Systeme erneuert und u.a. die folgenden Leistungen umgesetzt werden:
- Erneuerung des Backup Servers, der FC SAN Switch-Infrastruktur, der zentralen synchron gespiegelten FC Speichersysteme, der Backup-to-Disk-Systeme sowie der Backup Tape Library
- gesamtheitliche Fein- und Migrationsplanung, auch für die durch den Auftraggeber umzusetzenden Migrationsleistungen
- technische Implementierung und Testlauf
- Unterstützung des Pilotbetriebs / Mängelbeseitigung
- Rackeinbau und Basiskonfiguration
- Bereitstellung der SAN-Infrastruktur
- Bereitstellung der abgeforderten Speichersystemstrukturen
- Bereitstellung der Serverstrukturen für Backup
- Umsetzung von definierten Migrationsleistungen
- weitergehende Migrationsunterstützung bis zur vollständigen Migration
- Rückbau der Alt-Strukturen und Verwertung der nicht mehr benötigten Systeme und Komponenten
- Einweisungen und Workshops für die Mitarbeiter des IT-Betriebs
- Erstellung einer Dokumentation und von Handlungsanweisungen für Betriebs- und Servicefälle
Innerhalb der Leistungsumsetzung wurden von BAREMOS IT in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Auftraggebers die technischen Zielkonfigurationen erarbeitet sowie die Bewertungsmatrix für die Eignung und Leistung auf Basis der "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" - UfAB erstellt.
Im Einzelnen wurden folgenden Leistungsmodule umgesetzt:
Modul1: Beschaffungsvorlauf und Bewertung (Entwurfsplanung)
• Aufnahme der technischen Ausgangssituation
• Definition der technischen Zielanforderungen
• Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
• Erstellung Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
• Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
• Festlegung von Vergabeverfahren / Vergabeart
• Grobdesign des Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
• Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
• Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
• Erstellung einer Projektzeitplanung
• Abstimmung der Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
• Beschreibung der Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
• Erstellung einer Kostenschätzung
Modul2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
• Beschreibung der bestehenden technischen Ausgangssituation
• Beschreibung des technischen Zieldesigns und der Anforderungen an die Lieferkomponenten
• Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen zur Umsetzung der Leistungen einschließlich
• Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
Modul3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)
• Erstellung Bewertungssystem
o Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
o Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
o Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
o Beschreibung der Bewertungskriterien
• Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Vergabeunterlagen
o Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
o Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
o Erstellung der Angebots-Vorblätter
o Erstellung der Vertragsgrundlagen EVB-IT
o Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Pflichtenheftes
o Erstellung der Preisblätter
o Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
• Konsolidierung der Kostenschätzung
• Beantwortung von Bewerberfragen während des Teilnahmewettbewerbes
• Bewertung und Aufklärung der Teilnahmeanträge
• Ermittlung der Rangfolge der Teilnahmeanträge
• Dokumentation in der Vergabeakte und Information an die Bewerber
• Aufforderung der ermittelten Bieter zur Angebotsabgabe
• Beantwortung von Bieterfragen
• Unterstützung bei der Angebotsöffnung und -bewertung
o Umsetzung Wertungsstufe I - Formale Prüfung
o Umsetzung Wertungsstufe II - Prüfung Angemessenheit der Preise
o Umsetzung Wertungsstufe III - Wirtschaftlichkeitsprüfung
o Angebotsaufklärung / Konsolidierung
o Ermittlung Rangfolge wirtschaftlichstes Angebot
• Dokumentation in der Vergabeakte und Übergabe zur Prüfung
• Durchführung von Verhandlungen
o Erstellung und Versand der Einladung inkl. Agenda für die Bieterverhandlung
o Erstellung Gesprächsleitfaden und Verhandlungsprotokoll je Bieter
o Umsetzung der Verhandlungen mit den ausgewählten Bietern
o Aufforderung zur Abgabe eines optimierten Angebotes
• Beantwortung von Bieterfragen
• Unterstützung bei der Angebotsöffnung der optimierten Angebote
o Umsetzung Wertungsstufe II - Prüfung Angemessenheit der Preise
o Umsetzung Wertungsstufe III - Wirtschaftlichkeitsprüfung
o Angebotsaufklärung / Konsolidierung
o Ermittlung Rangfolge wirtschaftlichstes Angebot lt. Bewertungsmatrix
o Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
• Dokumentation in der Vergabeakte und Übergabe zur Prüfung
• Erstellung der Vertragsunterlagen
• Begleitung der Vertragsunterzeichnung
Modul4: Überwachung der Vertragserfüllung
• Vorbereitung und Durchführung des Projekt-Kickoffs mit dem Auftragnehmer
• Prüfung der vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte
• Durchführung von Prüfläufen gemäß den definierten Projektphasen
• Vorbereitung von Freigaben
• Aufmaßprüfungen
• Rechnungsprüfung inkl. Erstellung Zahlungsfreigabeprotokoll
• Vorbereitung und Durchführung des Projektabschlusses
• Überwachung von Restleistungen
Abschlussbetrachtung
Das Ausschreibungsverfahren wurde herstellerneutral umgesetzt und konnte planmäßig unterhalb der Kostenschätzung zugeschlagen werden. Die Projektumsetzung erfolgte innerhalb der Planparameter für Kosten, Zeit und Qualität und wurde ohne Mängel abgeschlossen. Der Ostsächsische Sparkasse Dresden steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare FC-Speicherinfrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.
