Die ProPotsdam GmbH benötigte einen neuen Vertrag mit einem IT-Dienstleister über Leistungen zur Unterstützung des Betriebs der IT-Infrastruktur sowie Beratungs- und Konzeptionsleistungen bei Projekten. Da insbesondere die Unterstützungsleistungen aufgrund abgegrenzter Verantwortlichkeiten spezielle Kompetenzprofile erfordern, war es notwendig, für die Bewertungssysteme zur Eignung und Leistung der Bieter komplexe Matrizen zu entwickeln, die den Zuschlag auf das leistungsstärkste Angebot bei gleichzeitiger wirtschaftlicher Bewertung ermöglichten.
Der Unternehmensverbund ProPotsdam besteht im Kern aus einem kommunalen Wohnungsunternehmen mit rund 17.000 Mieteinheiten (ca. 22% des Potsdamer Wohnungsbestandes), um das herum ein Verbund aus verschiedenen Unternehmen entstanden ist, die fachspezifische Leistungen für Dritte erbringen und stellt sich damit als ein umfassender Immobiliendienstleister dar.
Das Unternehmen suchte für einen zum Jahresbeginn 2019 startenden Vertrag einen leistungsfähigen IT-Dienstleister, der den Betrieb hinsichtlich spezieller und komplexer Bereiche durch kompetente Mitarbeiter regelmäßig unterstützt. Darüber hinaus benötigt die ProPotsdam GmbH regelmäßig Beratungsleistungen und konzeptionelle Unterstützung bei aktuellen IT-Projekten. Aufgrund der komplexen Aspekte der Ausschreibung der benötigten Kompetenzen und der Vertragsgestaltung entschied sich die ProPotsdam GmbH, BAREMOS IT mit der Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens zu beauftragen.
Nach Aufnahme der bestehenden Altverträge sowie der Aufgabenverteilung bzgl. Betrieb und Betreuung der komplexen IT-Infrastruktur entwickelte BAREMOS IT zusammen mit dem Auftraggeber UfAB-konforme Matrizen zur Bewertung von Eignung und Leistung der Bieter. Einen Schwerpunkt bildete hierbei die geforderten Kompetenzen einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern in einem festen Serviceteam bzgl. bestimmter technischer Themengebiete. Hinzu kamen die zu definierenden Kompetenzen hinsichtlich weiterer technischer Themen für Consultants, die für Beratungs- und Konzeptionsleistungen zur Verfügung stehen sollten.
Innerhalb einer Leistungsbeschreibung wurden die Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen sowie die bestehende Ausgangssituation detailliert beschrieben. Des Weiteren wurde ein Vertrag auf Basis EVB-IT entworfen, der die Leistungserbringung und -abrechnung im Einzelnen regelt. Hierbei wurden dem Wunsch des Auftraggebers entsprechend einfache Abrechnungsmechanismen auf Basis von Servicepauschalen und Leistungs-Kontingenten auf Abruf mit Vergütung nach Aufwand entwickelt, wobei für die Aufwandsvergütung Rahmenbedingungen wie Maximalaufwand und Tagessätze vertraglich festgeschrieben wurden.
Zur Preisabfrage wurden Preisblätter entwickelt, die die zu erbringenden Leistungen in Kategorien übersichtlich darstellten und den Bieter eine wirtschaftliche Kalkulation ermöglichten.
Die Ausschreibung wurde als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach VgV durchgeführt. Nach dem Teilnahmewettbewerb und der Auswahl der besten geeigneten Bewerber wurden diese aufgefordert, ein erstes Angebot abzugeben. Die Bewertung der Angebote und die Bestimmung der Rangfolge zur Auswahl der Bieter für die Verhandlungen erfolgten gemäß dem veröffentlichten Bewertungsschema. In den Verhandlungen mit den Bietern, die durch BAREMOS IT vorbereitet, moderiert und protokolliert wurden, wurden die Leistungsanforderungen konkretisiert und die Bieter zur Abgabe optimierter Angebote aufgefordert.
Nach der Prüfung und Bewertung der Angebote konnte ein leistungsfähiger IT-Dienstleister zugeschlagen werden, bei dem gemäß Angebot und dargestellter Kompetenz eine hohe Service-Qualität zu erwarten ist. Der Zuschlag erfolgte termingerecht zu einem Preis, der unter der Kostenschätzung des Planverfasser lag.
Abschlussbetrachtung
Gemeinsam mit dem Auftraggeber ist es gelungen, innerhalb einer EU-weiten Ausschreibung mit einem leistungsfähigen Dienstleister einen mehrjährigen Vertrag abzuschließen, der gesicherte Konditionen zur Leistungserbringung sowohl im täglichen IT-Betrieb als auch bei der Unterstützung von Projekten bietet. Aufgrund der vereinbarten Methodik zur Leistungsabrechnung, die auf Zeitkontingenten und Servicepauschalen basiert, können neben den regelmäßig zu erbringenden Leistungen des Auftragnehmers zusätzlich benötigte Leistungen unkompliziert und bedarfsgerecht durch den IT-Bereich abgerufen werden. Für die ProPotsdam GmbH ergeben sich somit für die nächsten Jahre planbare Kosten für die externe Unterstützung bei Betrieb und Anpassung der IT-Infrastruktur.
