Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung hatte Bedarf hinsichtlich der Beschaffung neuer Server- und Speicherstrukturen, da die vorhandenen Systeme zum einen den Anforderungen nicht mehr genügten, zum Anderen bzgl. Herstellersupport und Service-Verfügbarkeit nicht mehr wirtschaftlich weiter zu betreiben waren.
Projektbeschreibung
Zur Absicherung des IT-Betriebes für die nächsten Jahre war es notwendig geworden, neue Server- und Speichersysteme zu beschaffen. Hierbei lag die Priorität sowohl auf einer wirtschaftlichen Beschaffung als auch auf einer möglichst aufwandsminimierten und risikoarmen Migration der vorhandenen Strukturen und Daten auf die neuen Komponenten.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die neue Infrastruktur-Lösung zu planen und mittels herstellerneutraler Beschreibung der zu fordernden Zielfunktionalitäten ein gesetzeskonformes Ausschreibungsverfahren vorzubereiten und durchzuführen, das eine wirtschaftliche Beschaffung ermöglicht. Zum Beschaffungsumfang zählten u.a.:
- Rack-Server verschiedener Leistungsklassen
- FC SAN Switche
- Speichersystem mit 25TB Kapazität und den Funktionalitäten Thin Provisioning, automatisiertes Tiering und Point-in-Time (PIT) Kopien
- Dienstleistungen zur Integration der Systeme und zur Migration der vorhandenen Umgebung und Daten
- Lieferung und Integration eines Managementsystems zur Überwachung und Steuerung der gesamten Umgebung
- System-Service-Leistungen zur Absicherung bei Ausfällen
Dazu wurden von BAREMOS IT u.a. folgende Leistungen umgesetzt:
Vorstudie und Entscheidungsfindung
- Aufnahme der technischen und ökonomischen Rahmenparameter
- Aufnahme der physischen und logischen IT-Strukturen
- Erarbeitung eines ersten Anforderungsprofils an die zu schaffende Lösung
- Bewertung der vorhandenen Strukturen bzgl. der Anforderungen
- Erster Entwurf eines Zieldesigns
- Kostenschätzung, Aufwandsabschätzung, Zeitplanung
- Präsentation der Ergebnisse zur Entscheidungsfindung
Entwurfs- und Ausführungsplanung
- Konzeptionierung des funktionalen Zieldesigns
- Markterkundung und Aufbau von Vergleichsmatrizen verschiedener Produkte zur Festlegung der Mindestanforderungen
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung verschiedener Architektur- und Funktionsmerkmale
- Festlegungen zur Ausbaufähigkeit der anzuschaffenden Lösung über den geplanten Lebenszyklus
- Erarbeitung eines Kriterienkataloges zur herstellerneutralen Gestaltung eines Bewertungssystems
- Entwurf einer Migrationsstrategie
- Festlegung der Dienstleistungsanforderungen
- Erstellung einer Leistungsbeschreibung und eines Leistungsverzeichnisses als Basis der geplanten Ausschreibung
- Kostenermittlung, Kostenplanung und Festlegung des Vergabeverfahrens
- Projektzeitplanung mit Meilensteinfestlegung zur Umsetzungsplanung
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe mittels Öffentlicher Ausschreibung nach VOL/A
- Erstellung Vergabevermerk
- Erstellung der Bewertungskataloge zur Angebotsbewertung
- Ausgestaltung der Vertragsgrundlage
- Erstellung aller Verdingungsunterlagen zur Freigabe durch den Auftraggeber
- Erstellung der Bekanntmachung
- Beantwortung von Bieterfragen zur Klarstellung
- Durchführung der Angebotsbewertung mittels formalisiertem Verfahren
- Unterstützung bei der Zuschlagsentscheidung und der Information an die Bieter
- Unterstützung beim Vertragsabschluss
- Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens einer Vergabeakte
Abschlussbetrachtung
Aufgrund der herstellerneutralen Ausschreibung kam es zu einem Bieterwettbewerb, der dazu führte, dass die Beschaffungskosten deutlich unterhalb der geplanten Summe ausfielen. Die Bewertungskataloge ermöglichten die Auswahl eines wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Auftragnehmers, der das Projekt termin- und kostengerecht abschließen konnte.
