Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung: Hostingleistungen für EurekaPlus

Projektbeschreibung
Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung ist als Landesbehörde für die Förderung der Berliner Wirtschaft zuständig und setzt sich für in Berlin tätige Unternehmen ein. Sie gestaltet gemeinsam mit den Wirtschaftsfördereinrichtungen der Stadt den strukturellen Wandel, verbessert die Rahmenbedingungen für unternehmerisches Handeln und stärkt die Innovationsfähigkeit und die Exportkraft Berliner Unternehmen. Dem Land Berlin stehen mit dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) die zwei wichtigsten Strukturfonds der EU zur Förderung Berliner Projekte zur Verfügung. Für die Umsetzung der europäischen Strukturfondsförderung wird im Land Berlin das IT-gestützte, zentrale Begleitsystem EurekaPlus 2.0 zur Unterstützung der Durchführung, Begleitung und Bewertung der ESF- und EFRE-Förderung sowie von Teilen der Berliner Landesförderung genutzt.

Aufgrund des Auslaufens des aktuellen Betreibervertrages bestand für die Senatsverwaltung die Notwendigkeit, die Leistungen zum Betrieb und Hosting des Begleitsystems EurekaPlus neu auszuschreiben. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, gemeinsam mit der Senatsverwaltung das Vergabeverfahren vorzubereiten und durchzuführen.
Zunächst wurde die bestehende Ausgangssituation aufgenommen. Da neben der Senatsverwaltung als Auftraggeber noch der Software-Ersteller und der momentane Betreiber an dem Verfahren beteiligt waren, galt es, alle relevanten Informationen zur Fachanwendung, zur Hardware-Basis und zu den Rechenzentrumsbedingungen einzuholen und strukturiert zu dokumentieren.
Anschließend wurde das Anforderungsprofil definiert. Dieses umfasste sowohl neue technische Anforderungen an die Hardware-Basis als auch neue Anforderungen an die Betriebsleistungen. Hierzu wurden an ITIL v3 angelehnte Prozessbeschreibungen erstellt und einzuhaltende Service Level definiert. Weitere hohe Anforderungen ergaben sich aus den organisatorischen und gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit. Schließlich mussten auch die vertraglichen Grundlagen so gestaltet werden, dass die Leistungserbringung über den vorgesehenen Zeitraum von mehreren Jahren mit kalkulierbaren Kosten gewährleistet werden konnte.
BAREMOS IT erstellte eine Leistungsbeschreibung, die neben einer ausführlichen Beschreibung der Ausgangssituation eine umfassende Beschreibung der zu erbringenden Leistungen beinhaltete. Sowohl für das vorgeschaltete Projekt zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft als auch die daran anschließende Betriebsphase wurden exakte Vorgaben bzgl. organisatorischer, technischer und sicherheitsrelevanter Anforderungen beschrieben. In einem UfAB-konformen Kriterienkatalog wurden zudem über die Mindestanforderungen hinausreichende Bewertungskriterien zusammengestellt, die den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot sicherstellen sollten. Ein umfangreiches Leistungsverzeichnis wurde so gestaltet, dass eine sehr gute Vergleichbarkeit der Angebote der Bieter gegeben war.
Während der Durchführung des Vergabeverfahrens unterstützte BAREMOS IT die Senatsverwaltung bei der Beantwortung von Bieterfragen und bei der Bewertung der Angebote gemäß dem veröffentlichten und transparenten Bewertungssystem. Das Vergabeverfahren wurde termingerecht erfolgreich abgeschlossen. 

Abschlussbetrachtung
Aufgrund der gelungenen Koordination aller Projektbeteiligten sowie der präzise beschriebenen Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen, die Rechenzentrumsumgebung und die Maßnahmen zu Datenschutz und Informationssicherheit konnte ein leistungsfähiger Bieter zugeschlagen werden, der den Betrieb des Begleitsystems EurekaPlus in den nächsten Jahren sicherstellen wird.