Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung: Server- und Speicherstrukturen 2014

Projektbeschreibung
Zur Absicherung des IT-Betriebes für die nächsten Jahre war es notwendig geworden, neue Server- und Speichersysteme zu beschaffen. Hierbei lag die Priorität sowohl auf einer wirtschaftlichen Beschaffung als auch auf einer möglichst aufwandsminimierten und risikoarmen Migration der vorhandenen Strukturen und Daten auf die neuen Komponenten.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die neue Infrastruktur-Lösung zu planen und mittels herstellerneutraler Beschreibung der zu fordernden Zielfunktionalitäten ein Ausschreibungsverfahren fachlich-technisch und administrativ zu begleiten, das eine wirtschaftliche Beschaffung ermöglicht. Zum Beschaffungsumfang zählten u.a.:

• Rack-Server verschiedener Leistungsklassen
• FC SAN Switche
• Speichersystem mit 25TB Kapazität und den Funktionalitäten Thin Provisioning, automatisiertes Tiering und Point-in-Time (PIT) Kopien
• Dienstleistungen zur Integration der Systeme und zur Migration der vorhandenen Umgebung und Daten
• Lieferung und Integration eines Managementsystems zur Überwachung und Steuerung der gesamten Umgebung
• System-Service-Leistungen zur Absicherung bei Ausfällen

Dazu wurden von BAREMOS IT u.a. folgende Leistungen umgesetzt:

In Vorstudie und Entscheidungsfindung nahm BAREMOS IT die technischen und ökonomischen Rahmenparameter sowie die physischen und logischen IT-Strukturen auf, erarbeitete ein erstes Anforderungsprofil an die zu schaffende Lösung, bewertete die vorhandenen Strukturen bzgl. der Anforderungen, entwarf ein erstes Zieldesign und erstellte Kostenschätzung, Aufwandsabschätzung und Zeitplanung; die Ergebnisse wurden zur Entscheidungsfindung präsentiert. In der Entwurfs- und Ausführungsplanung folgten die Konzeptionierung des funktionalen Zieldesigns, die Markterkundung mit dem Aufbau von Vergleichsmatrizen verschiedener Produkte zur Festlegung der technischen Mindestanforderungen, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung verschiedener Architektur- und Funktionsmerkmale, Festlegungen zur Ausbaufähigkeit der anzuschaffenden Lösung über den geplanten Lebenszyklus, die fachlich-technische Zuarbeit für einen herstellerneutralen Kriterienkatalog des Bewertungssystems, der Entwurf einer Migrationsstrategie, die Festlegung der Dienstleistungsanforderungen, die Erstellung einer Leistungsbeschreibung und eines Leistungsverzeichnisses als Basis der geplanten Ausschreibung, Kostenermittlung und Kostenplanung, die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen sowie die Projektzeitplanung mit Meilensteinfestlegung zur Umsetzungsplanung.

Die als Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A geführte Vergabe begleitete BAREMOS IT fachlich-technisch und administrativ: mit der Beratung zu den Verdingungsunterlagen, technischer Zuarbeit zu den Vertragsgrundlagen, fachlich-technischer Zuarbeit für die Bewertungskataloge zur Angebotsbewertung, Zuarbeit zur Bekanntmachung und bei Bieterfragen zur Klarstellung, der technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote mittels formalisiertem Verfahren, technischer Zuarbeit für die Zuschlagsentscheidung und die Information an die Bieter, Unterstützung beim Vertragsabschluss sowie der Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens in einer Vergabeakte.

Abschlussbetrachtung
Aufgrund der herstellerneutralen Ausschreibung kam es zu einem Bieterwettbewerb, der dazu führte, dass die Beschaffungskosten deutlich unterhalb der geplanten Summe ausfielen. Die Bewertungskataloge ermöglichten die Auswahl eines wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Auftragnehmers, der das Projekt termin- und kostengerecht abschließen konnte.