Die Stadt Eisenhüttenstadt steht in der Verantwortung für den Betrieb und die Unterhaltung von mehreren Schulen und Kindertagesstätten. Für die in diesen Einrichtungen benötigten IT-Systeme ist ein verlässlicher und kurzfristig reagierender IT Service erforderlich, der mit dem Umfeld der Einrichtungen und der Spezifik der dort eingesetzten Technik ausreichend vertraut ist.
BAREMOS IT wurde beauftragt, eine Anforderungserhebung durchzuführen und mittels eines Ausschreibungsverfahrens einen leistungsfähigen IT-Dienstleister vertraglich zu binden, der über mehrere Jahre hinweg einen verlässlichen Service zu wirtschaftlichen Konditionen erbringt.
In den von der Stadt Eisenhüttenstadt verwalteten Einrichtungen, wie Schulen und Kindertagesstätten, kommt neben den IT-Systemen zur Unterstützung der Verwaltungsarbeit auch umfangreiche und komplexe IT zur Unterstützung des Informatikunterrichtes in den Computerkabinetten zum Einsatz. Hierbei werden speziell für den Schulbetrieb entwickelte Systeme und Anwendungen eingesetzt, die hohen Sicherheitsanforderungen genügen müssen. Dementsprechend sind spezifische Fach- und Produktkenntnisse erforderlich, um den Einsatz und Betrieb dieser Produkte zu planen und zu gewährleisten.
BAREMOS IT nahm zunächst mit dem Auftraggeber eine Erhebung der vorhandenen IT-Systeme vor. Anschließend wurde ein Anforderungskatalog bzgl. der erforderlichen Leistungen des IT-Dienstleisters formuliert. Ziel war, den Teilnehmern des Vergabeverfahrens weitreichende Vorgaben zu Umfang und Qualität der zu erbringenden Leistungen zu liefern. Hierbei wurden die Leistungen unterteilt in pauschal vergütete Leistungen und Leistungen auf Basis einer Einzelabrechnung. In der von BAREMOS IT verfassten Leistungsbeschreibung wurden sowohl die Ausgangssituation als auch die katalogisierten Leistungen ausführlich und übersichtlich dargestellt. Neben Wartungs- und Entstörungsleistungen wurden auch Administrations-, Beratungs- und Dokumentationsleistungen sowie Leistungen zur Erweiterung der bestehenden Umgebung bei Bedarf ausgeschrieben.
Als Verfahrensart wurde das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gewählt. Im Teilnahmewettbewerb wurden so die Bewerber ausgewählt, die die Eignungskriterien am besten erfüllten. Im anschließenden Angebotsverfahren wurden dann zunächst erste Angebote der ausgewählten Bieter eingeholt. In der nachfolgenden Verhandlungsrunde wurden mit den Bietern die Angebote sowie mögliche Optionen besprochen. Anschließend wurde den Bietern die Möglichkeit gegeben, optimierte finale Angebote einzureichen. Auf der Basis dieser Angebote wurde eine Vergabeempfehlung ausgesprochen.
Abschlussbetrachtung
Im Ergebnis des Vergabeverfahrens wurde ein leistungsfähiger IT-Dienstleister zugeschlagen, der in den nächsten Jahren die benötigten Beratungs- und Serviceleistungen auf Basis transparenter Vertragsgrundlagen in hoher Qualität erbringt. Die Ausschreibung erbrachte eine erhebliche Kosteneinsparung in Verbindung mit einem bedarfsgerecht erweiterten Leistungsspektrum.
