BAREMOS IT GmbH
 

Stadt Eisenhüttenstadt: Miete von Drucktechnik

Aufgrund des Auslaufens des aktuellen Vertrages wurde es für die Stadtverwaltung der Stadt Eisenhüttenstadt notwendig, neue Drucksysteme zu beschaffen. Die Beschaffung sollte zur Miete erfolgen. Neben Serviceleistungen mit definierten SLAs waren weitere Schwerpunkte des Vorhabens die vertragliche Vereinbarung von Kontingenten gedruckter Seiten und die Aktualisierung der vorhandenen Authentifizierungslösung für die Benutzer an den Drucksystemen mit Chipkarten.
Stadt Eisenhüttenstadt: Miete von Drucktechnik
Eisenhüttenstadt ist eine Stadt im Land Brandenburg, am Westufer der Oder. Sie entstand als Planstadt nach einem Beschluss im Juli 1950 als sozialistische Wohnstadt für das Eisenhüttenkombinat Ost (EKO), das noch heute ein bedeutender Arbeitgeber ist. Die Stadt Eisenhüttenstadt gehört zum Landkreis Oder-Spree und bildete bis 1993 einen eigenen Stadtkreis. Seitdem hat sie den Status einer amtsfreien Großen kreisangehörigen Stadt.
Der bestehende Vertrag zwischen der Stadtverwaltung der Stadt Eisenhüttenstadt und einem Dienstleister zur Miete von Drucktechnik stand vor dem vertragsgemäßen Zeitpunkt des Auslaufens. Auf Basis eines bestehenden Rahmenvertrages mit der Stadt Eisenhüttenstadt zur Unterstützung der Beschaffungen von IT-Technik erhielt BAREMOS IT den Auftrag, das Beschaffungsvorhaben zu planen und bei der Umsetzung zu unterstützen.

Gemeinsam mit dem Bereich EDV wurden zunächst die zu beschaffenden Drucksysteme in Leistungsklassen kategorisiert. Anschließend wurden für alle Leistungsklassen Inklusiv-Kontingente für gedruckte Seiten, sowohl in Monochrom als auch in Multicolor (soweit technisch möglich) definiert. Darüber hinaus wurden für jede Leistungsklasse zusätzlich Kontingente für Ausgabeseiten in Monochrom und Multicolor definiert, für die im Rahmen des abzuschließenden Vertrages feste Preise bei seitengenauer Abrechnung zu vereinbaren waren.

Anforderungen an die Drucktechnik - Ausschnitt

Des Weiteren wurden eine Softwarelösung zur Verwaltung und Administration der neuen Drucktechnik sowie die Aktualisierung der bestehenden Lösung zur Benutzerauthentifizierung an der Drucktechnik mittels Chipkarten in die Beschaffungsanforderung aufgenommen.

BAREMOS IT erstellte eine Leistungsbeschreibung mit ausführlicher Darstellung der relevanten Ausgangssituation sowie detaillierten herstellerneutralen Zielanforderungen an die Durcksysteme der einzelnen Leistungsklassen, die bereitzustellenden Softwarelösungen sowie die Leistungen zur Umsetzung des Projektes und den zu leistenden Systemservice über die Vertragslaufzeit mit definierten Service Level Agreements. Zusammen mit dem Auftraggeber wurde eine UfAB-konforme Bewertungsmatrix zur Bewertung der Leistung der Lösung und der Bieter erarbeitet, um eine Leistungsbewertung der Angebote vornehmen zu können. Darüber hinaus wurden Eignungskriterien für die möglichen Bieter und eine Vertragsgrundlage erarbeitet sowie Preisblätter erstellt, die alle benötigten Systeme und Leistungen innerhalb einer übersichtlichen Struktur gemäß den definierten Kategorien darstellten.

Das Vergabeverfahren wurde als Öffenliche Ausschreibung nach der UVgO durchgeführt und konnte innerhalb der geplanten Frist mit einem erfolgreichen Zuschlag für einen leistungsfähigen Bieter unterhalb der Kostenschätzung abgeschlossen werden. BAREMOS IT übernahm im Anschluss die Überwachung der Projektumsetzung und konnte so den termingerechten Austausch der Drucktechnik sowie die betriebsbereite Übergabe der Gesamtlösung zum definierten Termin gewährleisten.

Abschlussbetrachtung
Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise bei der Planung des Projektes sowie der detaillierten Anforderungen an die Produkte und Leistungen konnte ein Hersteller- und Bieterwettbewerb initiert werden, der der Stadt Eisenhüttenstadt eine erhebliche Kosteneinsparung über die gesamte Vertragslaufzeit sichert. Mittels der definierten Inklusiv- und Zusatz-Druckkontingente ist eine vereinfachte Abrechnung auf seitengenauer Basis bei hoher Variabilität und planbaren Kosten möglich. Die vertraglich vereinbarten SLAs mit einem leistungsfähigen Dienstleister gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit der Drucktechnik bei hoher Servicequalität. Durch die termingerechte Umsetzung des Projektes wurde ein nahtloser Austausch der vorhandenen Drucktechnik möglich.
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