Die Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung ist eine Kulturinstitution, die mit Ausstellungen, Recherchemöglichkeiten, Veranstaltungs- und Bildungsprogrammen Ursachen, Abläufe und Folgen der Zwangsmigrationen vermittelt. Aufgrund des Beschlusses des Bundestages zur Errichtung eines Dokumentationszentrums über das Geschehen von Flucht und Vertreibung im Deutschlandhaus wurde die Planung der IT-Ausstattung für den Neubau erforderlich.
Projektbeschreibung
Die Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung ist eine Kulturinstitution, die mit Ausstellungen, Recherchemöglichkeiten, Veranstaltungs- und Bildungsprogrammen Ursachen, Abläufe und Folgen der Zwangsmigrationen vermittelt. Sie bietet im Geiste der Versöhnung die Erinnerung und das Gedenken an Flucht und Vertreibung im 20. Jahrhundert im historischen Kontext des Zweiten Weltkrieges und der nationalsozialistischen Expansions- und Vernichtungspolitik und ihren Folgen der Öffentlichkeit an.
Aufgrund des Beschlusses des Bundestages zur Errichtung eines Dokumentationszentrums über das Geschehen von Flucht und Vertreibung im Deutschlandhaus wurde die Planung der IT-Ausstattung für den Neubau erforderlich. Diese Planung sollte sowohl die zentralen IT-Systeme und die Client-Systeme als auch Medientechnik und IT-Systeme für die interaktive Teilhabe der Besucher umfassen. Aufgrund der Vielzahl von Beteiligten in den Bereichen Bau, Ausstattung und Medientechnik war eine enge kontinuierliche Abstimmung mit den Verantwortlichen der jeweiligen Leistungsbereiche erforderlich.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, beginnend mit der Grundlagenermittlung, die Planung und Konzeption des technischen Gesamtsystems zu übernehmen, die Beschaffung der entsprechenden IT-Systeme und -Komponenten vorzubereiten und durchzuführen sowie die Umsetzung der beauftragten Leistungen zu steuern und zu überwachen.
Zur Einbindung von Leistungspartnern bestehender Rahmenverträge und zur Schaffung transparenter Schnittstellen zwischen diesen wurden mehrere Vergabeeinheiten gebildet, in denen jeweils auf Basis der Planung die benötigten IT-Systeme und Leistungen zu beschaffen waren.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den Leistungsphasen nach HOAI vor:
Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung Leistungsphasen 1-3 HOAI)
- Aufnahme der bestehenden Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegung von Vergabeverfahren und Vergabeart
- Grobdesign des Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
- Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Ermittlung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Gesamt-Projektzeitplanung
- Erarbeitung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung und Beschreibung der Beschaffungsanforderungen
- Erstellung einer Kostenschätzung
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation der Vorplanung
Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung Leistungsphase 5 HOAI)
- Beschreibung der bestehenden Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition von technischen Abnahmekriterien
- Erstellung der herstellerneutralen Leistungsbeschreibung
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Leistungsphasen 6 und 7 HOAI)
- Erstellung Bewertungssystem
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Projektteam
- Darstellung des Bewertungssystems in den Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Vergabeunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung Angebotsdeckblatt
- Erstellung eines Vertragsentwurfes
- Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens / Teilnahmewettbewerbes
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Bekanntmachung der Ausschreibung durch AG
- Versand der Vergabeunterlagen durch AG
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
- Durchführung und Bewertung von Bieterpräsentationen / Verhandlungen
- Vorbereitung der Bieterpräsentationen
- Begleitung der Bieterpräsentationen
- Bewertung der Bieterpräsentationen
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem
- Optimierung und Verhandlung der Angebote
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem nach Verhandlung oder Optimierung
- Zuschlagsempfehlung, Vermerk und Freigabe durch AG
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
- Konsolidierung der Vergabeunterlagen
Überwachung der Vertragserfüllung und Qualität (Leistungsphase 8 HOAI)
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt-Kickoffs mit dem Auftragnehmer
- Prüfung der vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte
- Durchführung von Prüfläufen gemäß den definierten Projektphasen
- Vorbereitung von Freigaben
- Aufmaßprüfungen, Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt Abschlusses
- Überwachung von Restleistungen
Nachträge / Zusätzliche Leistungen
- Kompensationsleistungen für Leistungsausfälle des Rahmenvertragspartners
- Änderung Groupware-Funktionalitäten von NextCloud zu M365
- Ausarbeitung eines Servicevertrages zur Absicherung des IT-Betriebs
Abschlussbetrachtung
Die Projektumsetzung erfolgte innerhalb der Planparameter für Kosten, Zeit und Qualität und wurde ohne Mängel abgeschlossen.
Hierbei bewährte sich insbesondere die Gesamtverantwortung des Fachplaners für das Projekt, beginnend mit der Vorplanung über die Gestaltung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren bis zur Überwachung der Ausführung durch den zugeschlagenen Auftragnehmer.
Der Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare IT-Infrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.
