BAREMOS IT GmbH - IT-Planer
 

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss: Ausstattung der Rechenzentren im Berliner Schloss

Im Rahmen der Fertigstellung des Humboldt Forums wurde der Umzug der bestehenden IT-Infrastruktur in das Berliner Schloss erforderlich. Wesentlich war hierbei, dass die vorhandene IT-Infrastruktur so zu erweitern und aktualisieren war, dass mit Inbetriebnahme zwei redundante Rechenzentren zur Verfügung stehen. Darüber hinaus musste die Umgebung zur Clientvirtualisierung erweitert werden. Zusätzlich war für die im Schloss geplante Medientechnik eine Erweiterung erforderlich.
Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss: Ausstattung der Rechenzentren im Berliner Schloss
Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist Eigentümerin des Humboldt Forums in den errichteten Fassaden des Berliner Schlosses und verfolgt gemäß ihrer Satzung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke der Förderung von Kunst und Kultur, der Bildung, von internationaler Gesinnung und Toleranz auf allen Gebieten der Kultur, des Völkerverständigungsgedankens sowie des Denkmalschutzes und der Denkmalpflege.

Im Rahmen der Fertigstellung des Humboldt Forums wurde der Umzug der bestehenden IT-Infrastruktur in das Berliner Schloss erforderlich. Bereits bei der Bauplanung wurden die Rechenzentren einschließlich der Systeme zur Sicherstellung der Betriebsumgebung, wie Klima und Notstromversorgung, berücksichtigt. Das physische Netzwerk im Gebäude gehörte ebenfalls zu den Vorleistungen des Bauprojektes.
Im gegenständlichen Projekt war das Ziel, die zentrale IT-Infrastruktur für das Humboldt Forum in redundanten Rechenzentren zu planen und bereitzustellen. Ein wichtiger Bereich war hierbei die Basis für die Medientechnik. Diese wird benötigt, um in den zahlreichen Ausstellungs- und Veranstaltungsräumen den Besuchern spezifische Themen und Inhalte in multimedialer Form zu präsentieren.

Zunächst wurde eine Vorplanung des Projektes durchgeführt. Nach der Genehmigung des Vorhabens erfolgten die Beschaffungen mittels mehrerer Vergabeverfahren sowie die Umsetzung. BAREMOS IT erbrachte die Leistungen zur Gesamtplanung und -Steuerung, wozu neben der technischen Konzeption und der Durchführung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren auch die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehört.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:
  • Vorplanung
    • Aufnahme der Ausgangssituation und der Zielanforderungen
    • Ermittlung des Beschaffungsumfangs von Hard- und Software sowie Dienstleistungen zum Umzug, zur Aktualisierung und Erweiterung der bestehenden IT-Infrastruktur im Kronprinzenpalais
    • Erstellung eines Projektzeitplanes und einer Kostenschätzung
    • Gliederung des Vorhabens in Teilprojekte
    • Strukturierung der Beschaffung in Vergabeeinheiten zur Durchführung mehrerer Vergabeverfahren
  • Ausführungsplanung
    • Beschreibung der bestehenden relevanten Ausgangssituation
    • Beschreibung des technischen Zieldesigns
    • Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
    • Beschreibung der Projektanforderungen
    • Beschreibung der Anforderungen an die Lieferkomponenten
    • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
    • Definition von technischen Abnahmekriterien
    • Definition der Anforderungen an den Auftragnehmer hinsichtlich Eignung
    • Definition der Anforderungen an den Auftragnehmer zur Qualität der Dienstleistungen
    • Definition der Anforderungen an Projektstruktur und -organisation
    • Kategorisierung und Katalogisierung der Produkte / Dienstleistungen
    • Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Preisblätter mit den Anforderungen: transparent, diskriminierungsfrei
  • Vorbereitung der Vergabe
    • Erstellung des Bewertungssystems durch Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
    • Darstellung der Bewertungskataloge für die Vergabeunterlagen
    • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
    • Erstellung Angebot-Vorblätter
    • Erstellung von Vertragsentwürfen auf Basis EVB-IT
    • Erstellung der Formblätter für Bieterangaben zum Bewertungssystem
    • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe / Vergabeakte
  • Mitwirkung bei der Vergabe
    • Durchführung mehrerer Vergabeverfahren, u.a. eines   EU-weiten Verhandlungsverfahrens
    • Bekanntmachung / Aufforderung
    • Beantwortung von Bieterfragen
    • Durchführung der Angebotsöffnung
    • Umsetzung der Wertungsstufe I - Formale Prüfung
    • Umsetzung der Wertungsstufe II – Eignungsprüfung
    • Umsetzung der Wertungsstufe III - Prüfung Angemessenheit der Preise
    • Umsetzung der Wertungsstufe IV – Leistungsbewertung
    • Angebotsaufklärung / Konsolidierung
    • Durchführung von Bieterverhandlungen einschließlich Vorbereitung, Moderation, Protokollierung und Nachbereitung sowie Anpassung der Vergabeunterlagen
    • Aufforderung zur Abgabe eines optimierten Angebotes
    • Öffnung, Prüfung und Bewertung der optimierten Angebote
    • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungsmatrix
    • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungsmatrix
    • Zuschlagsempfehlung / Dokumentation in der Vergabeakte / Prüfung
    • Bieterinformation bzgl. nichtberücksichtigter Angebote
    • Vorbereitung und Unterstützung bei der Vertragsunterzeichnung
    • Fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte (nach EU Standard)
    • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
  • Überwachung der Projektumsetzung (je Teilprojekt / Vergabeeinheit)
    • Durchführung Projekt Kickoff / Initialisierung Auftragnehmer
    • Überwachung der Projektphase I - Feinkonzept / Migrationsplanung
    • Prüfung Feinkonzept / Migrationsplanung und Freigabe
    • Überwachung der Projektphase II - Technische Implementierung
    • Testlauf und Freigabe
    • Überwachung der Projektphase III - Pilotbetrieb und Schulung, Prüfung und Freigabe
    • Überwachung der Projektphase IV - Inbetriebnahme / Migration, Prüfung und Freigabe
Innerhalb des Projektes wurde es darüber hinaus erforderlich, einen Servicevertrag mit erweiterten Anforderungen an den IT-Dienstleister zu etablieren, um die notwendigen Verfügbarkeiten der IT-Services für die Nutzer des Humboldt Forums zu gewährleisten. BAREMOS IT erbrachte hierzu die folgenden Leistungen:
  • Aufnahme und Kategorisierung der Leistungsanforderungen
  • Entwurf eines Servicevertrages auf Basis EVB-IT
  • Abbildung der Leistungen in einem Service Level Agreement
  • Begleitung der Vertragsverhandlungen
  • Übergabe der Vertragsdokumente an den Auftraggeber
Abschlussbetrachtung
Trotz mehrfacher Verzögerung des Bauprojektes konnten durch die kontinuierliche Projektarbeit alle Zielstellungen des Projektes in der geforderten Qualität erreicht werden. Die Humboldt Stiftung im Berliner Schloss verfügt somit über eine moderne, leistungsfähige und höchstverfügbare IT-Infrastruktur, mittels derer die Präsentation der historischen und kunsthistorischen Objekte in einer angemessenen und attraktiven Form möglich ist.

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