Aufgrund des absehbaren Endes des Nutzungszeitraumes der derzeit genutzten IT-Systeme und -Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur war eine weiterführende Planung für die künftigen zentralen IT-Strukturen, deren Nutzungskonzepte und das Betreuungskonzept erforderlich. In diesem Zusammenhang waren die teilweise unterschiedlichen Beschaffungszeitpunkte für die einzelnen Systeme und Softwarelizenzen zu berücksichtigen.
Projektbeschreibung
Für die in der Stiftung Humboldt Forum eingesetzten zentralen IT-Systeme sollte eine Planung erarbeitet werden, die die Ablösung dieser Systeme nach Ablauf der Nutzungszeiträume ermöglicht. Dabei sollte für alle technischen Funktionsgruppen die strategische Ausrichtung bewertet und ggf. neu justiert werden, u.a. unter Berücksichtigung technologischer Trends und eigener Erfahrungen aus dem Betrieb der Systeme sowie wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Hierbei waren darüber hinaus die vorhandenen Software-Lizenzen sowie deren Laufzeiten zu betrachten. Ziel war die Erstellung eines Konzeptes auf Entwurfsplanungsniveau, das die Planung für die zentralen IT-Systeme und die Client-Strategie sowie die Kosten- und Zeitplanung für das Gesamtprojekt umfasst.
Basierend auf einer Analyse der Bestandsstrukturen sowie der Erhebung der künftigen, teilweise geänderten, Anforderungen an die Unterstützung der Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter sowie die Sicherstellung des IT-Betriebes sollte eine Planung vorgelegt werden, die eine schrittweise Umsetzung der geplanten Maßnahmen innerhalb der kommenden 2 Jahre ermöglicht.
Hierzu wurden nach Erhebung der Ausgangssituation und der Anforderungen seitens der Fachbereiche zunächst übergreifende strategische Ziele beschrieben, die die grundsätzliche Ausrichtung der IT-Strategie in den nächsten Jahren definierten.
Darauf aufsetzend wurde ein detailliertes Anforderungsprofil erarbeitet, das eine Vielzahl organisatorischer und technischer Anforderungen umfasste. Aus diesem Anforderungsprofil wurde ein technisches Zieldesign entwickelt, das neben den bereits genannten Rahmenbedingungen bzgl. der IT-Unterstützung der Arbeitsprozesse auch den flexiblen Umgang mit Außenstandorten sowie die Optimierung der Administrations- und Verwaltungsprozesse der IT-Infrastruktur berücksichtigte.
Die Fachthemen wurden hierbei logisch gegliedert und sowohl im Einzelnen als auch als Teil der Gesamtheit untersucht und die spezifischen Fragestellungen zur künftigen Ausgestaltung bewertet.
Einzelne Fachthemen erforderten aufgrund der Auswirkungen strategischer Entscheidungen tiefergehende wirtschaftliche Betrachtungen. Hierbei wurden unterschiedliche Handlungsvarianten untersucht und bzgl. ihrer monetären und ggf. qualitativen Auswirkungen bewertet.
Zum Abschluss erfolgte die konsolidierte Planung des Gesamtvorhabens. Hierzu wurde das Vorhaben in einzelne Vergabeeinheiten strukturiert, die zum einen aus zeitlichen Abhängigkeiten, zum anderen jedoch auch aus den Rahmenbedingungen der Finanzierung und Mittelbereitstellung resultierten.
Mit dem Abschluss der Entwurfsplanung wurden die folgenden Ergebnisse erreicht:
- Strategische Gesamtausrichtung und Harmonisierung der einzelnen Maßnahmen
- Festlegungen zur künftigen Ausgestaltung der einzelnen fachlichen Themenbereiche
- Ermittlung eines Kostenrahmens für das Gesamtvorhaben, der in den folgenden Planungsstufen anhand der konkreten technischen Ausführungsplanung weiter optimiert werden kann
- Aufstellung eines Rahmen-Zeitplanes mit Abbildung der einzelnen Vergabeeinheiten zur kontrollierten Steuerung der Aktivitäten
Abschlussbetrachtung
Die Stiftung Humboldt Forum wurde mittels dieser Leistungen in die Lage versetzt, auf Basis des aussagefähigen IT-Konzeptes die folgenden Planungs- und Beschaffungsmaßnahmen auszuschreiben und so das Gesamtprojekt gemäß den Anforderungen des erarbeiteten Rahmenterminplans zielgerichtet fortzuführen.
