BAREMOS IT GmbH
 

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss: IT-Konzeptstudie

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss stand vor der Herausforderung, aufgrund von Entscheidungen auf politischer Ebene kurzfristig ihr Aufgabenportfolio zu verbreitern und daraus resultierend ihre IT-Infrastruktur zu erneuern, um den künftigen Anforderungen, u.a. aufgrund höherer Benutzerzahlen, gerecht zu werden.
Stiftung Humboldt Forum logo ab 2017-01
Projektbeschreibung
BAREMOS IT erhielt im Rahmen einer Ausschreibung den Auftrag, eine IT-Konzeptstudie zu verfassen, die als Grundlage für die Modernisierung und den Ausbau der zentralen IT-Infrastruktur mit einem Planungszeitraum für die nächsten 5 Jahre dienen kann.

Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss

Zunächst wurden die technische Ausgangssituation sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen erhoben. Des Weiteren wurden die Anforderungen aus allen Fachbereichen aufgenommen. Hierzu entwickelte BAREMOS IT Fragebögen, deren Feedback nach dem Umlauf in moderierten Workshops weiter vertieft wurde. So entstand ein genaues Bild der bestehenden Situation bezüglich der IT in der Stiftung sowie der konkreten Bedarfe und Wünsche der Fachabteilung hinsichtlich der zukünftigen Unterstützung.
Auf Basis dieser Erhebungen wurden nun zunächst strategische Ziele definiert, die die grundsätzliche Ausrichtung der IT-Strategie in den nächsten Jahren festschreiben. Darauf aufsetzend wurde ein detailliertes Anforderungsprofil erarbeitet, das eine Vielzahl organisatorischer und technischer Anforderungen umfasste. Aus diesem Anforderungsprofil wurde ein technisches Zieldesign entwickelt, das neben den Rahmenbedingungen bzgl. Mitarbeiterwachstum und IT-Unterstützung der Arbeitsprozesse auch die zukünftig zu erwartende notwendig werdende Integration weiterer Standorte sowie eine Optimierung der Administrations- und Verwaltungsprozesse der IT-Infrastruktur berücksichtigte.
Auf der Basis einer Kostenschätzung wurde dann eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 5.0 durchgeführt, in der mehrere Handlungsalternativen untersucht wurden. Daraus wurde eine Handlungsempfehlung abgeleitet.
Zum Abschluss wurde eine Vorhabenbeschreibung erstellt. In dieser wurde eine Strukturierung des Gesamtvorhabens in Vergabeeinheiten bzw. Teilprojekte vorgenommen. Darüber hinaus wurde ein Zeitplan zur Umsetzung eines Projektes entwickelt, der alle technischen und organisatorischen Abhängigkeiten berücksichtigen musste. Die Umsetzungsetappen wurden beschrieben und mit Begründungen zur Vorgehensweise unterlegt.
Die IT-Konzeptstudie ermöglichte die Genehmigung des Gesamtvorhabens durch die Entscheidungsebenen der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss. Für das bereits unmittelbar im Anschluss an die IT-Konzeptstudie begonnene Projekt zur Umsetzung des Vorhabens erhielt BAREMOS IT den Zuschlag zur Projektplanung, Steuerung und Überwachung einschließlich der Vorbereitung und Begleitung aller damit im Zusammenhang stehenden Vergabeverfahren.

Abschlussbetrachtung
Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss erhielt innerhalb eines überschaubaren Zeitraums ein IT-Konzept, das, basierend auf den Anforderungen der Fachbereiche, den komplexen Herausforderungen bezüglich Flexibilität bei der Anbindung von Standorten und bedarfsgerechter Skalierbarkeit gemäß der Aufgaben- und Mitarbeiterentwicklung Rechnung trägt. Mit der Vorhabenbeschreibung, der Strukturierung in Vergabeeinheiten sowie der detaillierten Kostenschätzung wurde es der Stiftung, einzelne Teilprojekte bereits kurzfristig gemäß den zur Verfügung stehenden Mittel umzusetzen, dabei jedoch strukturiert gemäß den Zielen des Gesamtvorhabens vorzugehen. Das Gesamtprojekt wird bis Mitte 2017 abgeschlossen sein und die Stiftung in die Lage versetzen, auf der Basis einer modernen und leistungsfähigen zentralen IT-Infrastruktur ihre Aufgaben effizient und kostenorientiert zu erfüllen.
 

 
Copyright © 1999-2017 by BAREMOS IT GmbH. All rights reserved.