Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss: Ausstattung der Rechenzentren im Berliner Schloss

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist Eigentümerin des Humboldt Forums in den errichteten Fassaden des Berliner Schlosses und verfolgt gemäß ihrer Satzung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke der Förderung von Kunst und Kultur, der Bildung, von internationaler Gesinnung und Toleranz auf allen Gebieten der Kultur, des Völkerverständigungsgedankens sowie des Denkmalschutzes und der Denkmalpflege.

Im Rahmen der Fertigstellung des Humboldt Forums wurde der Umzug der bestehenden IT-Infrastruktur in das Berliner Schloss erforderlich. Bereits bei der Bauplanung wurden die Rechenzentren einschließlich der Systeme zur Sicherstellung der Betriebsumgebung, wie Klima und Notstromversorgung, berücksichtigt. Das physische Netzwerk im Gebäude gehörte ebenfalls zu den Vorleistungen des Bauprojektes.
Im gegenständlichen Projekt war das Ziel, die zentrale IT-Infrastruktur für das Humboldt Forum in redundanten Rechenzentren zu planen und bereitzustellen. Ein wichtiger Bereich war hierbei die Basis für die Medientechnik. Diese wird benötigt, um in den zahlreichen Ausstellungs- und Veranstaltungsräumen den Besuchern spezifische Themen und Inhalte in multimedialer Form zu präsentieren.

Zunächst wurde eine Vorplanung des Projektes durchgeführt. Nach der Genehmigung des Vorhabens erfolgten die Beschaffungen mittels mehrerer Vergabeverfahren sowie die Umsetzung. BAREMOS IT erbrachte die Leistungen zur Gesamtplanung und -Steuerung, wozu neben der technischen Konzeption und der fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren auch die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehört.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:

In der Vorplanung wurden die Ausgangssituation und die Zielanforderungen aufgenommen, der Beschaffungsumfang von Hard- und Software sowie Dienstleistungen zum Umzug, zur Aktualisierung und Erweiterung der bestehenden IT-Infrastruktur im Kronprinzenpalais ermittelt, ein Projektzeitplan und eine Kostenschätzung erstellt und das Vorhaben in Teilprojekte und Vergabeeinheiten für mehrere Vergabeverfahren gegliedert. Die Ausführungsplanung umfasste die technische Leistungsbeschreibung mit der Beschreibung der bestehenden relevanten Ausgangssituation, des technischen Zieldesigns, der Rahmenbedingungen, der Projektanforderungen sowie der Anforderungen an Lieferkomponenten und Dienstleistungen, die Definition technischer Abnahmekriterien, die Beratung zur technischen Definition der Anforderungen an den künftigen Auftragnehmer hinsichtlich Eignung, Dienstleistungsqualität und Projektorganisation, die Kategorisierung und Katalogisierung der Produkte und Dienstleistungen sowie die technische Zuarbeit für die Leistungsbeschreibung und die Preisblätter.

Zu den Beschaffungen – umgesetzt in mehreren Vergabeverfahren, u.a. einem EU-weiten Verhandlungsverfahren – trug BAREMOS IT mit fachlich-technischer Zuarbeit für das Bewertungssystem und die Bewertungskataloge, mit Beratung und technischer Zuarbeit zu den Vergabeunterlagen und zu Vertragsentwürfen auf Basis EVB-IT sowie mit Zuarbeit bei Bieterfragen bei. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet — mit Zuarbeiten zu den Wertungsstufen der formalen Prüfung und der Eignungsprüfung sowie mit der Prüfung der Angemessenheit der Preise und der Leistungsbewertung; Bieterverhandlungen wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet, protokolliert und nachbereitet, die optimierten Angebote geprüft und bewertet und das wirtschaftlichste Angebot laut Bewertungsmatrix ermittelt. BAREMOS IT leistete technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung, die Bieterinformation bezüglich nichtberücksichtigter Angebote und die Vertragsunterlagen, begleitete die Vertragsunterzeichnung administrativ und dokumentierte den Vergabeprozess fortlaufend in der Vergabeakte nach EU-Standard einschließlich Prüfprotokollen. Während der Projektumsetzung überwachte BAREMOS IT je Teilprojekt und Vergabeeinheit die Projektphasen vom Feinkonzept und der Migrationsplanung über die technische Implementierung mit Testlauf bis zu Pilotbetrieb, Schulung, Inbetriebnahme und Migration einschließlich der Prüfungen und Freigaben.

Innerhalb des Projektes wurde es darüber hinaus erforderlich, einen Servicevertrag mit erweiterten Anforderungen an den IT-Dienstleister zu etablieren, um die notwendigen Verfügbarkeiten der IT-Services für die Nutzer des Humboldt Forums zu gewährleisten. BAREMOS IT erbrachte hierzu die folgenden Leistungen:

• Aufnahme und Kategorisierung der Leistungsanforderungen

• technische Zuarbeit zum Entwurf eines Servicevertrages auf Basis EVB-IT

• Abbildung der Leistungen in einem Service Level Agreement

• administrative Vorbereitung und fachlich-technische Begleitung der Vertragsverhandlungen

• Übergabe der Vertragsdokumente an den Auftraggeber

Abschlussbetrachtung
Trotz mehrfacher Verzögerung des Bauprojektes konnten durch die kontinuierliche Projektarbeit alle Zielstellungen des Projektes in der geforderten Qualität erreicht werden. Die Humboldt Stiftung im Berliner Schloss verfügt somit über eine moderne, leistungsfähige und höchstverfügbare IT-Infrastruktur, mittels derer die Präsentation der historischen und kunsthistorischen Objekte in einer angemessenen und attraktiven Form möglich ist.