Um den Ansprüchen an eine moderne und zielgruppenorientierte Onlinekommunikation besser gerecht zu werden, war der Internetauftritt der UPD vollständig zu überarbeiten und hinsichtlich Design, Bildsprache und Webtechnologie neu auszurichten. Die dazu benötigten Leistungen und Produkte wurden auf Basis einer Freihändigen Vergabe nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach VOL/A beschafft. Die notwendigen Planungs- und Vorleistungen sowie die Durchführung des Ausschreibungsverfahrens wurden durch die BAREMOS IT erbracht.
Allgemeine Projektbeschreibung
Der Beratungsauftrag der UPD muss mit modernen und effektiven Kommunikationsmitteln unterstützt werden. Dazu gehört insbesondere ein Internetauftritt, der umfassend, verständlich und ansprechend über die UPD und ihre Angebote informiert sowie flankierende Kontextinformationen und Serviceangebote zur Verfügung stellt.
In der ersten Stufe ging es zunächst um die Neustrukturierung größtenteils bereits vorhandener Inhalte und um die Integration aller Regionaler Beratungsstellen der UPD mit ihrem Beratungsstellen-Profil unter einem gemeinsamen Internetauftritt. In der Folge sollte die Weiterentwicklung der Interpräsenz erfolgen, wozu Rahmenkonditionen für Dienstleistungen auf Abruf zu vereinbaren waren. Außerdem galt es, einen regelmäßigen System-Service zur Sicherung des Betriebes zu vereinbaren.
BAREMOS IT übernahm die Durchführung der Vorstudie zur Planung der benötigten Leistungen sowie die Vorbereitung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens.
Leistungen BAREMOS IT
Beschreibung der technischen Ausgangssituation
Beschreibung der Zielanforderungen
Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Projektstruktur, Zeitplanung
- Projektphasen
- Abnahmekriterien
Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Basisimplementierung, Basisdienstleistungen
- Migrations- und Integrationsanforderungen
- Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung
- Anforderungen hinsichtlich Wartung und Support
- Nachweis der Zielfunktionalität, Definition Abnahmekriterien
- Dokumentationsanforderungen
Erstellung der Preisblätter
Erstellung Bewertungssystem
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
Umsetzung des Ausschreibungsverfahrens
- Erstellung Bekanntmachungsformular
- Bekanntmachung der Ausschreibung
- Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung, der Eignungsprüfung und der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
Durchführung und Bewertung der Bieterpräsentation
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungssystem
- Zuschlagsentscheidung und Information an nichtberücksichtigte Bieter
Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
Dokumentation der Vergabe
- Protokollierung in der Vergabeakte
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
- Konsolidierung der Verdingungsunterlagen
Abschlussbetrachtung
Durch die Vergabe der Planungsleistungen an die BAREMOS IT konnte der schwer zu fassende Leistungsumfang für die Neustrukturierung der Internet-Präsenz so konkretisiert und beschrieben werden, dass den Bietern die Abgabe eines Festpreisangebotes möglich wurde. Im durchgeführten Vergabeverfahren wurde das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Der leistungsfähige Auftragnehmer setzt die vertraglich vereinbarten Leistungen kontinuierlich um.
