Unabhängige Patientenberatung Deutschland - UPD: Internet Re-Design und Relaunch der Webseite
Um den Ansprüchen an eine moderne und zielgruppenorientierte Onlinekommunikation besser gerecht zu werden, war der Internetauftritt der UPD vollständig zu überarbeiten und hinsichtlich Design, Bildsprache und Webtechnologie neu auszurichten. Die dazu benötigten Leistungen und Produkte wurden auf Basis einer Freihändigen Vergabe nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach VOL/A beschafft. Die notwendigen Planungs- und Vorleistungen sowie die administrative Begleitung des Ausschreibungsverfahrens wurden durch die BAREMOS IT erbracht.
Allgemeine Projektbeschreibung
Der Beratungsauftrag der UPD muss mit modernen und effektiven Kommunikationsmitteln unterstützt werden. Dazu gehört insbesondere ein Internetauftritt, der umfassend, verständlich und ansprechend über die UPD und ihre Angebote informiert sowie flankierende Kontextinformationen und Serviceangebote zur Verfügung stellt.
In der ersten Stufe ging es zunächst um die Neustrukturierung größtenteils bereits vorhandener Inhalte und um die Integration aller Regionaler Beratungsstellen der UPD mit ihrem Beratungsstellen-Profil unter einem gemeinsamen Internetauftritt. In der Folge sollte die Weiterentwicklung der Interpräsenz erfolgen, wozu Rahmenkonditionen für Dienstleistungen auf Abruf zu vereinbaren waren. Außerdem galt es, einen regelmäßigen System-Service zur Sicherung des Betriebes zu vereinbaren.
BAREMOS IT übernahm die Durchführung der Vorstudie zur Planung der benötigten Leistungen sowie die fachlich-technische und administrative Begleitung des Ausschreibungsverfahrens.
Leistungen BAREMOS IT
Im Rahmen der Vorstudie beschrieb BAREMOS IT die technische Ausgangssituation, die Zielanforderungen und die bestehenden Rahmenbedingungen einschließlich Projektstruktur, Zeitplanung, Projektphasen und Abnahmekriterien. Die Dienstleistungsanforderungen — von der Basisimplementierung über die Migrations- und Integrationsanforderungen bis zu Schulung und Einweisung, Wartung und Support, dem Nachweis der Zielfunktionalität und den Dokumentationsanforderungen — wurden detailliert dargestellt; ergänzend wurden die Preisblätter erstellt.
Für das Ausschreibungsverfahren leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien, der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen sowie Beratung zu den Verdingungsunterlagen. Das Verfahren wurde administrativ begleitet — von der Bekanntmachung über den Versand der Ausschreibungsunterlagen, die Zuarbeit bei Bieteranfragen und die Fristüberwachung bis zur fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote einschließlich Preisspiegel, technischer Leistungsbewertung und Bewertung der Bieterpräsentation. Abschließend wurden das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt, technische Zuarbeit für die Zuschlagsentscheidung und die Vertragsunterlagen geleistet, die Vertragsunterzeichnung administrativ begleitet und das Verfahren in der Vergabeakte dokumentiert.
Abschlussbetrachtung
Durch die Vergabe der Planungsleistungen an die BAREMOS IT konnte der schwer zu fassende Leistungsumfang für die Neustrukturierung der Internet-Präsenz so konkretisiert und beschrieben werden, dass den Bietern die Abgabe eines Festpreisangebotes möglich wurde. Im durchgeführten Vergabeverfahren wurde das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Der leistungsfähige Auftragnehmer setzt die vertraglich vereinbarten Leistungen kontinuierlich um.