Die Universitätsmedizin Greifswald musste zur Erfüllung der steigenden Anforderungen an die IT sowie den Vorgaben der Gesetzgebung in Bezug auf kritische Infrastrukturen (KRITIS) die Kernbereiche der zentralen IT-Infrastruktur erneuern und ausbauen. Innerhalb dieses Vorhabens wurde u.a. ein Rahmenvertrag für Flexpod Strukturen basierend auf NetApp- und Cisco-Komponenten ausgeschrieben.
Projektbeschreibung
Ausgehend von einer durch die Universitätsmedizin Greifswald-IT im Jahr 2020 durchgeführten Analyse ergab sich für die nächsten Kalenderjahre die technische Anforderung, die Kernbereiche der zentralen IT-Infrastruktur zu erneuern, um den gegenwärtigen und zukünftigen IT-Anforderungen gerecht werden zu können. Hierzu sollten die bestehenden hochverfügbaren Strukturen erneuert und ausgebaut werden, um die Kontinuität des Krankenhaus-Betriebs zu gewährleisten.
Die Erneuerung der zentralen IT-Systeme soll über einen 5 Jahreszeitraum erfolgen. Die Beschaffung und Umsetzung des Projektes soll hierbei in Etappen erfolgen, da die komplexen Migrationen der Anwendungen und Strukturen trotz laufendem Tagesbetrieb erhebliche Planungs- und Umstellungsaufwände mit sich bringen.
Ziel des Projektes war es, die im Vorfeld erarbeiteten Lösungsvarianten zu validieren und nach der Entscheidung, die in diesem Fall ein Lösungsdesign mit der konvergenten FlexPod-Struktur ergab, die Beschaffung der benötigten IT-Systeme und Dienstleistungen innerhalb eines EU-weiten Vergabeverfahrens oberhalb des Schwellenwertes durch eine diskriminierungsfreie und transparente Ausschreibung umzusetzen.
Die Universitätsmedizin Greifswald beauftragte BAREMOS IT mit den Planungsleistungen zur Unterstützung dieses Vorhabens.
Innerhalb der Vorplanung wurde beschlossen, zur Beschaffung der IT-Systeme die Basis eines Rahmenvertrages zu wählen, um dem Auftraggeber Möglichkeiten in die Hand zu geben, einen Teil der künftigen Bedarfe, dessen konkrete Planung zum Zeitpunkt der gegenständlichen Beschaffung noch nicht abschließend möglich war, auf Basis vertraglich geregelter Konditionen unaufwändig und zeitnah zum jeweiligen Bedarf realisieren zu können.
Vorgehen in einem Stufenmodell
BAREMOS IT ging gemäß der Abstimmung mit dem Auftraggeber in einem Stufenmodell vor:
- Leistungsmodul 1: Beschaffungsvorlauf / Bewertung Lösungsvarianten
- Leistungsmodul 2: Leistungsbeschreibung / Mindestanforderungen
- Leistungsmodul 3: Vorbereitung der Vergabe
- Leistungsmodul 4: Mitwirkung bei der Vergabe
Die Leistungsmodule 2 bis 4 wurden jeweils für 3 Vergabeeinheiten erbracht. Die Vergabeeinheiten wurden aufgrund der Komplexität des Vorhabens, bestehender Abhängigkeiten zwischen den jeweils zu beschaffenden Produkten und Leistungen sowie aufgrund unterschiedlicher Vertragsgrundlagen gebildet.
Die daraus resultierenden Vergabeverfahren wurden unter Berücksichtigung des § 3 Abs. 3 VgV sämtlich als EU-weite Offene Verfahren nach VgV durchgeführt und in standardisierten Vergabeakten dokumentiert.
BAREMOS IT hat die Vergabeeinheiten jeweils bis zum Zuschlag begleitet und den Auftraggeber bei den Vertragsabschlüssen unterstützt.
Abschlussbetrachtung
Aufgrund der exakten Planung und der durchdachten Vergabestrategie konnten die Beschaffungen termin- und kostengerecht abgeschlossen werden. Hervorzuheben ist, dass der Universitätsmedizin Greifswald mit dem Rahmenvertrag zur Beschaffung von IT-Systemen ein Instrument zur Verfügung steht, dass die Erfüllung künftiger Bedarfe planbar, zeitnah und unkompliziert auf der Basis bestehender vertraglicher Regelungen ermöglicht.
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
