In der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. bestand der Bedarf an neuen Systemen und Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur. Die vorhandenen Systeme hatten ihre vorgesehene Nutzungsdauer erreicht. Der zur Verfügung stehende Speicherplatz auf dem zentralen Speichersystem reichte für die anstehenden Anforderungen nicht aus. Zudem ließ die bestehende Hardwarebasis nicht den Einsatz bestimmter neuer Systemsoftware zu, so dass alle Bereiche der Nutzung der zentralen IT zunehmend eingeschränkt wurden.
Projektbeschreibung
Auf der Basis dieser Ausgangslage wurde seitens des Teams Informationstechnologie entschieden, ein Projekt aufzusetzen, innerhalb dessen die zentralen Strukturen so erneuert werden sollten, dass alle bestehenden und mittelfristig absehbaren Anforderungen erfüllt werden können.
Zusammen mit BAREMOS IT wurde innerhalb der Grundlagenermittlung/Vorplanung zunächst eine detaillierte Aufnahme der technischen Ausgangssituation sowie der Anforderungen an die IT-Infrastruktur durchgeführt. Anschließend wurden in einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 5.0 der Handlungsbedarf und die möglichen Handlungsalternativen untersucht. Im Ergebnis entstand eine Handlungsempfehlung. Zusammen mit der Kostenplanung, der Planung des zeitlichen Projektablaufes und der Strukturierung des Gesamtvorhabens in mehrere Teilprojekte wurde die Grundlage zur Genehmigung des Projektes durch den Vorstand geschaffen,
Das damit initiierte Gesamtprojekt wurde in 4 Teilprojekte gegliedert.
Innerhalb des Teilprojektes 1 (TP1) sollten neue Serversysteme für die Virtualisierungsumgebungen und neue FC-SAN-Switche beschafft werden. Das Teilprojekt 1 wurde als Direktbeschaffung über einen bestehenden Rahmenvertrag mit einem vertraglich gebundenen Rahmenvertragspartner umgesetzt.
Innerhalb des Teilprojektes 2 (TP2) sollten Softwarelizenzen für die Datensicherung und Datenwiederherstellung des Herstellers Veeam beschafft werden. Das Teilprojekt 2 wurde als Freihändige Vergabe umgesetzt.
Innerhalb des Teilprojektes 3 (TP3) sollten Dienstleistungen zur Inbetriebnahme der Serversysteme und FC-SAN-Switche aus TP1 beschafft werden. Das Teilprojekt 2 wurde als Freihändige Vergabe umgesetzt.
Im Teilprojekt 4 (TP4) sollten die zentralen Speicherstrukturen sowie die Systeme zur Datensicherung und Datenwiederherstellung erneuert und aktualisiert werden, u.a.:
- Erneuerung des zentralen FC Speichersystems und des Backup-to-Disk-Systems
- Update der bestehenden Servervirtualisierung auf VMware vSphere 6.x
- Aktualisierung der VMware Tools sowie der Hardwareversion aller virtueller Maschinen
- Bereitstellung Backup-Lösung auf Basis Veeam Availability Suite Enterprise Plus Edition v9
- Bereitstellung Monitoring-Lösung auf Basis Veeam Availability Suite Enterprise Plus Edition v9
- Aktualisierung der Firmware auf allen weiterverwendeten Hardwarekomponenten wie u.a. Blade-Systemen, Server-Blade-Systemen, Speichersystemen, FC Switchen und FC Tape Libraries (Firmware-Updates aller Komponenten und deren Teile, wie BIOS, Adapterkarten-BIOS, ILO, integrierte Switche usw.)
- Migration aller bestehenden Server- und Dienste-Strukturen auf die neue Hardwareplattform und Einbindung in die bereitzustellenden Backup- und Managementstrukturen
- Einweisungen und Workshops
- Dokumentation von Strukturen, Lösungen und Handlungsanweisungen zu Konfiguration und Betrieb
- Bereinigung und Abbau von Altstrukturen
Das Teilprojekt 4 wurde als EU-weite Vergabe für Liefer- und Dienstleistungen nach VgV ausgeschrieben und vergeben.
BAREMOS IT übernahm für das Gesamtprojekt und alle Teilprojekte die Ausführungsplanung, die Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe sowie die Projektsteuerung und -überwachung einschließlich der Qualitätssicherung bis zum erfolgreichen Abschluss.
Abschlussbetrachtung
Das Gesamtprojekt konnte innerhalb von 12 Monaten termingerecht und mit deutlicher Unterschreitung der geplanten Kosten ohne Beanstandungen umgesetzt werden. Insbesondere die Gliederung in Teilprojekte und die terminliche Koordination ermöglichte dem Auftraggeber die Finanzierung gemäß den Haushaltsvorgaben. Durch die Teilprojekt-übergreifende Steuerung und Koordination konnte trotz erheblicher technischer Komplexität die Arbeitsfähigkeit der Benutzer und die Verfügbarkeit der zentralen IT-Infrastruktur durchgängig gewährleistet werden.
