BAREMOS IT erhielt den Auftrag, den Einkauf und die Vergabestelle eines Verkehrsunternehmens zu beraten sowie die Prozesse und die IT-Vergaben im Rahmen des Jahresendgeschäftes personell zu unterstützen. Dabei mussten durch BAREMOS IT die Anforderungen erhoben werden, die benötigten Leistungen beschrieben werden, die Leistungs-/Preis-Bewertung erstellt werden und die Abläufe vergaberechtskonform für nationale und EU-weite Ausschreibungen dokumentiert werden.
Projektbeschreibung
Das Verkehrsunternehmen unterliegt dem öffentlichen Vergaberecht und ist ein Sektorenauftraggeber. Der Einkauf und die Vergabestelle des Auftraggebers benötigten Beratung und Unterstützung im Allgemeinen für Vergabeprozesse sowie im Speziellen für IT-Vergaben. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, das Unternehmen über einen Zeitraum von 4 Monaten bei der Umsetzung von anstehenden Beschaffungsvorhaben zu beraten und zu unterstützen.
Ziele des Projektes und Gegenstand der umgesetzten Leistungen waren:
- Analyse und Bewertung des elektronischen Vergabesystems (eVergabe) einschließlich Erstellung von Optimierungs- und Änderungsvorschlägen
- Prüfung der Einkaufrichtlinien und des Vergabehandbuches
- Vorstellung von Methoden zur Leistungs-/Preis-Bewertung nach UfAB
- Coaching bei der Durchführung von Workshops
- Coaching bei der Erstellung von Rahmenvertragsvereinbarungen
- Coaching bei der Erstellung von Bewertungssystemen
- Durchführung konzeptioneller Workshops zur Definition der Zielanforderungen
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen
- Erstellung von Bewertungssystemen für Eignungs- und Leistungsbewertung
- Erstellung von Vertragsentwürfen für
- Lieferverträge
- Dienstleistungsverträge
- Wartungsverträge
- Werkverträge
- Rahmenvertragsvereinbarungen
- Erstellung von Vergabeunterlagen
- Beantwortung von Bewerber- und Bieterfragen
- Begleitung der Öffnung von Angeboten
- Vorbereitung, Moderation und Beratung bei der Angebotsbewertung
- Durchführung von Angebotsaufklärungen
- Vorbereitung, Moderation, Durchführung und Nachbereitung von Bieterpräsentationen und Verhandlungsgesprächen
- Erstellung von Vergabevermerken
- Dokumentation der Vergabeverfahren
Mit den umgesetzten Leistungen wurden unter anderem folgende Vergaben beratend unterstützt:
- Liefer- und Dienstleistungen zur Beschaffung und Implementierung von SAN-Switchen (OEM auf Basis Brocade)
- Wartungs- und Support-Leistungen für Schleusen und Vereinzelungsanlagen über 5 Jahre
- Prüfdienstleistungen an aktiver Gebäudefunktechnik
- Audit- und Zertifizierungsleistungen für Zertifizierung als Dienstleister nach DIN 14675 Phase 11 für Sprachalarmierungsanlagen (SAA/EANWS)
- Audit- und Dienstleistungen für Vor-Audit zur Zertifizierung der Rechenzentren (RZ) nach DIN EN 50600
- Liefer- und Dienstleistungen zur Beschaffung und Inbetriebnahme von Industrie-Switchen zur Zaunüberwachung für Inhouse und Outdoor
- Lieferleistungen für Workstations zur Rackmontage für Videoüberwachung
- Liefer- und Wartungsleistungen für Controller-Systeme für Anzeigesysteme mit diversen Eingangs- und Ausgangs-Schnittstellen
- Lieferleistungen für Kamerasysteme zur Videoüberwachung
- Werkvertragliche Leistungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft für digitale Großbild-Anzeigen inklusive dazugehöriger Controller sowie eines Content-Management-Systems (CMS) zur Verwaltung der abzuspielenden Inhalte/Werbung
- Überlassung auf Dauer von Microsoft Windows Long-Term-Lizenzen
- Rahmenvertragsleistungen zur Lieferung, Dienstleistung und Wartung für Handvenenscanner
- Dienstleistungen für Proof of Concept zu SAP CXO-Cockpit
- Wartungsleistungen und Änderungsverfahren für Verkehrssteuerungssysteme
- Providerleistungen für Telefonie/Internet/WAN
- Lieferleistungen für Funkgeräte
- Instandhaltungsleistungen für EANWS/SAA/EMA/TK-Systeme
- Lieferleistungen für WLAN Access Points
- Liefer-, Dienst-, Service- und Mietleistungen für Multifunktionsgeräte/Drucker/Papier
- Wartungsleistungen für Speichersysteme, SAN-Switche und Tape Libraries einschließlich Reaktions- und Wiederherstellungszeiten
Abschlussbetrachtung
Der Auftraggeber konnte mithilfe der im Projekt vermittelten Methoden und Herangehensweisen sowie den erstellten Vorlagen und Formularen, insbesondere für Kriterienkataloge zur Leistungsbewertung, selbstständig und effizient nationale und EU-weite Vergabeverfahren durchführen sowie wirtschaftliche und vergaberechtskonforme Zuschläge erteilen.
