Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf von Berlin: Beschaffung zentrales Speichersystem 2013
Ausgehend von einer durch die IT-Abteilung durchgeführten Analyse ergab sich die technische Anforderung, den zentralen Festplattenspeicher zu erneuern, um den gegenwärtigen und zukünftigen IT-Anforderungen gerecht werden zu können. Daraus folgend sollten FC-Switchkomponenten, FC-Festplattenspeichersysteme, Dienstleistungen zur Aktualisierung der vorhandenen FC-SAN-Infrastruktur sowie Wartungs- uns Supportleistungen beschafft werden.
Allgemeine Projektbeschreibung
Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 1700 Mitarbeiter und 1300 Arbeitsplatzcomputer (APC) im Netz des Bezirksamtes Steglitz – Zehlendorf von Berlin durch den Fachbereich bereitgestellt.
Ausgehend von einer durch den IT-Fachbereich durchgeführten Analyse wurde durch das Bezirksamt entschieden, das Zentrale Speichersystem und SAN-Infrastruktur neu zu beschaffen und die Daten der vorhandenen Systeme auf die neuen Systeme zu migrieren. Die zu beschaffenden Produkte und Leistungen waren:
- redundante FC-SAN-Infrastruktur-Komponenten
- ein FC-Speichersystem mit 40TB netto-Kapazität
- Dienstleistungen zur Installation der Komponenten und der Datenmigration
- Wartungs- und Supportleistungen für den geplanten Nutzungszeitraum
Die Beschaffung sollte in einem EU-weiten offenen Vergabeverfahren nach VOL/A erfolgen. Hierzu waren Planungsleistungen zur Erarbeitung der Leistungsbeschreibungen sowie die fachlich-technische und administrative Begleitung des Vergabeverfahrens notwendig. Das Bezirksamt entschied sich, die Leistungen an die BAREMOS IT zu vergeben, um ein herstellerneutrales, transparentes und diskriminierungsfreies Vergabeverfahren zu gewährleisten.
Leistungen der BAREMOS IT
Im Rahmen einer Vorstudie nahm BAREMOS IT die Ausgangssituation auf und bewertete sie, definierte die technischen Zielanforderungen und entwickelte Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration einschließlich möglicher „sanfter“ Migrationsszenarien. Hinzu kamen die Marktanalyse mit Definition der technischen Mindestanforderungen, die Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungs-, Wartungs- und Supportleistungen, die Qualifikation der Beschaffungsanforderungen mit Katalogisierung und Mengenermittlung, die Kostenabschätzung, der Marktüberblick zu möglichen Bietern, Herstellern und Systemhäusern, die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen sowie die Erstellung der Projektzeitplanung.
In der Beschaffungsphase begleitete BAREMOS IT das Bezirksamt fachlich-technisch und administrativ. Die Leistungen umfassten insbesondere die Erstellung der technischen Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen, Dienstleistungsanforderungen sowie Liefer- und Leistungspositionen, die Beratung zu den Verdingungsunterlagen und zum EVB-IT Systemvertrag, die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen sowie die administrative Begleitung und Dokumentation des EU-weiten offenen Vergabeverfahrens nach VOL/A — Bekanntmachung und Versand der Ausschreibungsunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber — mit Fristüberwachung, Zuarbeit bei Bieteranfragen sowie Zuarbeit zu Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, ein Preisspiegel erstellt, die technische Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem umgesetzt und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt; abschließend leistete BAREMOS IT die technische Zuarbeit für die Vertragsunterlagen, begleitete die Vertragsunterzeichnung administrativ und dokumentierte die Vergabe in der Vergabeakte.
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen der BAREMOS IT erfolgten fristgerecht und zu den vereinbarten Kostensätzen. Mittels des Vergabeverfahrens mit einem durchdachten Bewertungssystem für die einzelnen Kriterien konnte das wirtschaftlichste Angebot eines leistungsfähigen Bieters zugeschlagen werden. Die Realisierung des ausgeschriebenen Projektes verlief entsprechend erfolgreich.