Einsatz einer Bewertungsmatrix in Ausschreibungen und Vergabeverfahren

Wie kann man einfach das wirtschaftlichste Angebot ermitteln? Neben dem Preis müssen Aspekte wie Leistung, Lebenszykluskosten, interne Kosten und die Qualität des Angebotsgegenstandes berücksichtigt werden. Zur Strukturierung und Abbildung dieser Aspekte und der diesbezüglichen Kriterien hat sich der Einsatz einer Bewertungsmatrix bewährt. BAREMOS IT unterstützt die Erstellung einer solchen Bewertungsmatrix mit technischem Know-how.

Zur Umsetzung der technischen Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers bietet die BAREMOS IT den Einsatz und die Erstellung einer Bewertungsmatrix bzw. mehrerer Bewertungsmatrizen an.
Dabei verwenden wir ein professionelles Tool zur Generierung der Tabellen, mit dem u.a. nachfolgende Funktionalitäten umgesetzt werden können:

• Generierung einer Kriterienstrukturierung, die alle Kriterien in einer Übersicht zusammenstellt
• Erstellung von Kriterienhauptgruppen, Kriteriengruppen, Kriterien
• Definition von Kriterien als Ausschlusskriterium (Mindestanforderung, deren Nichterfüllung zum Ausschluss führt)
• Definition von Kriterien als Bewertungskriterium: Hierbei kann noch unterschieden werden, ob die reine Erfüllung des Kriteriums bewertet werden soll (Ja / Nein Frage) oder ob die Bewertung des Kriteriums gestaffelt werden soll. Das heißt, es kann zusätzlich definiert werden, welcher Erfüllungsgrad des Kriteriums mit wie viel Punkten bewertet wird.
• Definition von Gewichtungspunkten je Kriterienhauptgruppe, Kriteriengruppe, Kriterium
• Definition von Mindestpunktzahlen
• automatische Generierung von nach Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien differenzierten Tabellen

Weiterhin können mit dem Tool Bewertungsvorlagen erstellt werden, die bei der Auswertung der Angebote dem Bewertungsteam digital oder in Papierform zur Verfügung stehen.
Die Bewertungsbögen können nach Abschluss der Angebotsbewertung in das Tool importiert werden. Dabei erfolgt automatisch eine Prüfung auf signifikante Abweichungen zwischen den Ergebnissen des Bewertungsteams.

Die Bewertungsmatrix kann in allen Wertungsstufen der Auswertung im Vergabeverfahren eingesetzt werden. Ferner kann die Bewertungsmatrix bereits im Vorfeld von Ausschreibungen verwendet werden. Beispiele hierfür sind:

• die Wirtschaftlichkeitsbewertung bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Identifizierung und Ermittlung der Kennzahlen der nichtmonetären Kriterien.
• die Gegenüberstellung von Lösungsvarianten für IT-Systeme

Bewertungsmatrix selbst erstellen

Auf bewertungsmatrix.de, einem Informationsangebot der BAREMOS IT, können Auftraggeber eine Bewertungsmatrix nach UfAB selbst aufbauen und prüfen – kostenlos, ohne Anmeldung, die Daten bleiben im Browser:

• Bewertungsmatrix erstellen – Kriterienhierarchie, Gewichtungspunkte, Punkteanker und Preis-Leistungs-Methode mit Konsistenzprüfung
• Bewertungsmatrix als Excel-Vorlage – neun produktneutrale Beispielkataloge für IT-Leistungen als Ausgangspunkt
• Punktesystem, Wertungsstufen und Richtwertmethode – Grundlagen mit durchgerechneten Beispielen

Für die Anwendung in einem konkreten Vergabeverfahren unterstützt BAREMOS IT mit fachlich-technischer Zuarbeit für das Bewertungssystem und mit der fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote.