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Dokumentation von Vergabeverfahren und Ausschreibungen mittels Vergabeakte

Die Führung einer Vergabeakte ist für Einrichtungen der öffentlichen Hand verpflichtend und hat sich auch bei privatwirtschaftlichen sowie Industriebetrieben bewährt. Ziel der Vergabeakte ist die Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens zur Nachvollziehbarkeit für Dritte, sowohl Interne als auch ggf. Externe.
Die grundsätzliche Anforderung an eine Vergabeakte ist die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, Vorgängen und Abläufen innerhalb von Vergabeverfahren / Ausschreibungen und Maßnahmen zur Angebotseinholung. Daneben bestehen organisationsspezifisch ggf. weiterführende Anforderungen.
Die BAREMOS IT kann Auftraggeber bei der lückenlosen Dokumentation unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen unterstützen.

Die Vergabeakte sollte nachfolgende Kapitel und die damit verbundenen Begründungen zu Entscheidungen und ggf. Abweichungen von Normen enthalten:

1. Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
  • Inhalte des Vergabeverfahrens bzw. der zu beschaffenden Leistung
  • Zuordnung zu einer der Kategorien: Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen, freiberufliche Leistungen
  • Kostenschätzung, Kostenermittlung
  • Sicherung des benötigten Budgets (Ein Vergabeverfahren kann nur gestartet werden wenn die erforderlichen Gelder zur Verfügung stehen.)
  • Vergabe- und Verfahrensart
  • Angaben zu Losen und Nebenangeboten
  • Angaben zum Verfahrensablauf bei der Angebotsbewertung
  • Listung der Eignungskriterien und der Kriterien zur Wirtschaftlichkeitsprüfung mit Unterscheidung in Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien (Bewertungskriterien mit Offenlegung, wann welche Bewertung erfolgt)
  • Termine und Fristen des Vergabeverfahrens
  • extern beteiligte Personen und Unternehmen
2. Durchführung der Angebotseinholung
  • Angaben zu Medien, in denen das Verfahren veröffentlicht wurde (Bekanntmachung) bzw. wann und wie die Unterlagen an Unternehmen / Bieter versandt wurden
  • Bieterfragen, Bieterantworten, Klarstellungen
  • sonstige Kommunikation
3. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
  • Öffnung der Angebote
  • Formale Prüfung
  • Eignungsprüfung
  • Prüfung auf Angemessenheit der Preise
  • Wirtschaftlichkeitsprüfung
  • Entscheidung zum weiteren Vorgehen
  • Zuschlagsempfehlung
  • Zuschlagsentscheidung
4. Zusammenstellung der zu beauftragenden Leistungen
5. Begründung der Abweichung von der Kostenschätzung / Kostenermittlung

 
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