DEGES GmbH: Microsoft 365 – IT-Infrastruktur
Die DEGES - Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH mit Hauptsitz in Berlin verantwortet seit 1991 die Planung und Baudurchführung von Infrastrukturprojekten in Deutschland. Gesellschafter sind die Bundesrepublik Deutschland sowie 12 deutsche Bundesländer.
Um den begonnenen Digitalisierungsprozess zu stärken und weiter auszubauen, plante die DEGES die flächendeckende Einführung von Microsoft 365 als Collaborations- und Office-Plattform. Hierzu war eine fachlich-technische und administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe erforderlich.
Projektbeschreibung
Die DEGES GmbH strebt langfristig einen digitalen Arbeitsplatz an, der den Mitarbeitenden ein zentrales „Cockpit“ für ihre tägliche Arbeit bietet. Er soll am stationären Arbeitsplatz mobile Office- und weitere zentrale Anwendungen (z.B. Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Dienstreise-Workflows, Intranet) integrieren und Absprünge zu Fachanwendungen bieten.
Die Einführung von Microsoft 365 (M365) inkl. Azure-Cloud war ein Meilenstein auf dem Weg einer digitalen Plattform hin zum digitalen Arbeitsplatz. Die DEGES plante die flächendeckende Einführung von Microsoft 365 als Collaborations- und Office-Plattform, um den begonnenen Digitalisierungsprozess zu stärken und weiter auszubauen.
Für das Projekt ist die initiale Bereitstellung sowie die teilweise Migration von Bestandsstrukturen und Inbetriebnahme der Microsoft Cloud Infrastruktur mit klassischen, hybriden und agilen Leistungsanteilen definiert worden.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Ausführungsplanung zu übernehmen und das Projekt im Rahmen der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe fachlich-technisch und administrativ zu unterstützen.
BAREMOS IT begleitete die DEGES hierzu fachlich-technisch und administrativ. Im Rahmen der Ausführungsplanung und der Vorbereitung der Vergabe wurden die technische Ausgangssituation, das technische Zieldesign, die bestehenden Rahmenbedingungen und die Dienstleistungsanforderungen beschrieben, die Leistungspositionen und die technischen Mindestanforderungen für die Preisblätter definiert sowie fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen geleistet. Hinzu kamen die Beratung zu den spezifischen Vergabeunterlagen und die technische Zuarbeit zu den Vertragsunterlagen (EVB-IT Systemvertrag).
Bei der Mitwirkung an der Vergabe unterstützte BAREMOS IT den Teilnahmewettbewerb und das anschließende Vergabeverfahren administrativ — unter anderem mit Fristüberwachung, Zuarbeit bei Bewerber- und Bieterfragen sowie der fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote einschließlich Preisspiegel und technischer Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem. Die Bieterverhandlungen wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet und protokolliert; je Angebot wurden die Optimierungspotentiale ermittelt. Abschließend wurden das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem nach Verhandlung und Optimierung ermittelt, technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung und die Informationsschreiben an die Bieter geleistet und das Verfahren fortlaufend in der Vergabeakte (nach EU-Standard) dokumentiert.
Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Die DEGES konnte aufgrund des Vergabeverfahrens einen leistungsfähigen Auftragnehmer vertraglich binden, mit dem die Umsetzung des Implementierungs- und Migrationsprojektes auf Basis einer werkvertraglichen Grundlage innerhalb des Projektzeitplanes erfolgen kann.