Die EMIS Electrics GmbH beabsichtigte, mittels Ausschreibung IT-Leistungen für die Bereitstellung eines konsolidierten zentralen Backup- und Recovery-Verfahrens sowie für die Erweiterung des Backupverfahrens zur Sicherung der Außenstellen und Baustellen zu beschaffen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.
Im Rahmen eines langfristigen Projektes, in dem die gesamten IT-Komponenten und -Strukturen stufenweise erneuert werden, wurde ein Teilprojekt notwendig, in dem mit den Produkten des Herstellers SEP zusätzliche Funktionalitäten innerhalb eines neu aufzubauenden Backupsystems bereitgestellt werden sollten. Im Einzelnen ging es um folgende Projektziele:
- Beschaffung Backup-Server
- Beschaffung Backupsoftware SEP sesam
- Beschaffung Virtual Tape Library
- Bereitstellung des zentralen Backupsystems und Konfiguration der Speichersysteme/Storagesysteme
- Integration aller zentralen IT Strukturen in das Backupverfahren
- Referenzinstallation für die Integration von Außenstellen
- Nutzung Backup to Disk to Tape Verfahren
- Senkung des Zeitaufwandes für die Administration der Datensicherung
- konsistentes applikationsintegriertes Backup
- Minimierung der Systembeeinträchtigung bei der Ausführung der Datensicherung
- Senkung des Zeitbedarfs für die Datensicherung und Rücksicherung
- Verringerung des Sekundärspeicherbedarfes
- Konsolidierung der Backupverfahren für physische und virtuelle Server
- Konsolidierung der Backupverfahren für zentrale und dezentrale Server
- schnelle Sicherungen bei nur minimaler Belastung der virtuellen Systeme
- direkte Wiederherstellung einzelner Dateien in das virtuelle Gastsystem
- Überarbeitung der bestehenden Backupsicherungsverfahren (Jobs)
Die EMIS entschied sich, diese Leistungen auszuschreiben. Mit den dafür notwendigen Vorleistungen wie auch der Durchführung der Ausschreibung wurde BAREMOS IT beauftragt. Nach der Vergabe begleitete BAREMOS IT die Umsetzung durch den Auftragnehmer und übernahm hierbei die Qualitätssicherung für die EMIS.
Leistungen der BAREMOS IT
Durchführung einer Vorstudie
- Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration für Dienstestrukturen und logischen Funktionalitäten
- Entwicklung möglicher „sanfter“ Migrationsszenarien
- Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungen
- Definition der benötigten externen Wartungs- und Supportleistungen
- Marktanalyse und Definition der Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
- Qualifikation der Beschaffungsanforderungen
- Katalogisierung und Mengenermittlung
- Kostenabschätzung
- Betrachtung der möglichen Bieter / Hersteller / Systemhäuser (Marktüberblick)
- Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Bemessung von Fristen und Laufzeiten innerhalb der Vergabeverfahrens
- Erstellung der Projektzeitplanung
Erstellung der Vergabeunterlagen
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen
- Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Leistungsbeschreibung
Durchführung des Vergabeverfahrens in Form einer freihändigen Vergabe
- Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Erarbeitung von Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung und der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung zur Leistungsbewertung
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
- Erstellung der Vertragsentwürfe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
- Dokumentation der Vergabe und Protokollierung in der Vergabeakte
Projektbegleitung und -überwachung während der Umsetzung
- Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung und den Leistungsbeschreibungen
- Sicherstellung der Einhaltung aller formalen Anforderungen
- Dokumentation von Mängeln, Terminverfolgung der Mängelbeseitigung
- Vorbereitung und Prüfung von Änderungssachverhalten / Change Requests sowie der Nachtragsprüfung
- Vertragsüberwachung und -controlling hinsichtlich der Erfüllung vertraglicher Pflichten
- sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe
- Terminüberwachung und -steuerung
- Dokumentation des Projektfortschritts mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten
Abschlussbetrachtung
Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.
