Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss: IT-Konzeptstudie 2024

Die Stiftung Humboldt Forum ist Eigentümerin des Humboldt Forums in den neu errichteten Fassaden des Berliner Schlosses und verfügt über eine eigene Sammlung historischer und kunsthistorischer Objekte, die ergänzt, bewahrt, restauriert und erforscht werden.

Aufgrund des absehbaren Endes des Nutzungszeitraumes der aktuell genutzten IT-Systeme und -Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur war eine weiterführende Planung für die Ausgestaltung der künftigen zentralen IT-Strukturen, deren Nutzungskonzepten und des Betriebskonzeptes erforderlich. In diesem Zusammenhang waren die verschiedenen Beschaffungszeitpunkte der einzelnen Systeme und Softwarelizenzen zu berücksichtigen.

Die erste Planungsphase vereinigte hierbei die Vorplanung und die Entwurfsplanung. Basierend auf einer Analyse der Bestandsstrukturen sowie der Erhebung der künftigen, teilweise geänderten, Anforderungen an die Unterstützung der Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter sowie die Sicherstellung des IT-Betriebes sollte eine Planung vorgelegt werden, die eine schrittweise Umsetzung der geplanten Maßnahmen innerhalb der kommenden 2 Jahre ermöglicht.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, gemeinsam mit dem Auftraggeber die Planung zu realisieren und erbrachte hierfür die nachfolgend beschriebenen Leistungen.

Modul1: Vorstudie / Beschaffungsverlauf (Entwurfsplanung LP 1-4 HOAI)
Nach dem Projekt-Kickoff mit Festlegung der Projektorganisation und Projektstruktur nahm BAREMOS IT die technische Ausgangssituation an den Standorten Schloss, KPP, UdL10 und ESMT auf — vom zentralen Firewall-Cluster und den Firewalls in den Standorten über die LAN- und SAN-Strukturen, die Server-, Speicher- und Backup-Systeme bis zu den zentralen logischen IT-Systemen und Administrationswerkzeugen wie Jira, i-doit (SMView), PRTG, Netscaler, Baramundi und dem Wyse Hardwaremanagement. Ergänzend wurden die Rahmenparameter erhoben, u. a. die Anbindung und funktionelle Verzahnung der Standorte, Kapazitäten und Betriebsparameter der Rechenzentren, Verfügbarkeitsanforderungen, vertraglich abgesicherte Leistungen externer Leistungspartner, Aufwände für Administration und Betrieb sowie die Prüfungs-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse. Zu abgestimmten Themen — etwa Wartungsverlängerungen versus Neubeschaffungen sowie die Ausrichtung von Clientvirtualisierung, Clientstrategie, Lizenzstrategie, Endpoint-Security-Strategie und Service-Strategie — stellte BAREMOS IT wirtschaftliche Betrachtungen an. Die Entwurfsplanung umfasste die Themen Rahmenvertrag Clientsysteme, zentrale IT-Infrastruktur, Lieferung/Überlassung von Microsoft Lizenzen, Lieferung und Bereitstellung von Firewall-Systemen sowie EVB-IT Servicevertrag. Sie mündete in eine Kostenschätzung für das Gesamtvorhaben, die Strukturierung der Vergabeeinheiten mit einer Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, eine Projektzeitplanung je Vergabeeinheit sowie die konsolidierte, geprüfte und dokumentierte IT-Konzeptstudie.

Nach Abschluss der Planungsphase erfolgte eine Ausschreibung der restlichen Dienstleistungen zur Vergabe. Hierbei wurden Dienstleistungen für die Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe sowie der Projektüberwachung benötigt.

BAREMOS IT erhielt den Zuschlag und erbrachte hierfür die folgenden Leistungen:

Modul 2: Ausführungsplanung und Leistungsbeschreibung (LP 5 HOAI)
Für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung: die Beschreibung der technischen Ausgangssituation auf Basis einer detaillierten IST-Aufnahme vor Ort, das technische Zieldesign mit den relevanten Zielanforderungen, IT-Systemen und Komponenten, die bestehenden Rahmenbedingungen mit Projektstruktur, Zeitplanung, Testläufen, Nachweisen und Abnahmekriterien sowie die Dienstleistungsanforderungen von der Basisimplementierung über Migrations-, Integrations- und Schulungsanforderungen bis zu den Nachweisen der Zielfunktionalität und den Dokumentationsanforderungen.

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (LP 6 und 7 HOAI)
Die Vergabeeinheiten ITKS2024VE1 - Bereitstellung IT-Gesamtsystem, ITKS2024VE2 - Microsoft Lizenzen, ITKS2024VE3 - VMware Horizon Lizenzen und ITKS2024VE4 - Rahmenvertrag Clientsysteme begleitete BAREMOS IT fachlich-technisch und administrativ. Hierzu gehörten die fachlich-technische Zuarbeit für die Bewertungssysteme mit der Konsolidierung der Kriterien, der Darstellung für die Vergabeunterlagen und den Bieter-Vorlagen — die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewertungsteam —, die Erstellung der Preisblätter mit den Leistungspositionen und technischen Mindestanforderungen, die Beratung zu den weiteren Vergabeunterlagen, die technische Zuarbeit zu einem Vertragsentwurf auf Basis EVB-IT sowie die administrative Begleitung der Verfahren von der Bekanntmachung über die Zuarbeit bei Bieteranfragen und die Fristüberwachung bis zur Angebotsöffnung. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet — einschließlich Preisspiegel und Prüfung der Angemessenheit der Preise —, das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt und technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung, die Fortschreibung des Vergabevermerks und die Informationsschreiben an die nichtberücksichtigten Bieter geleistet. Zur Vertragsunterzeichnung stellte BAREMOS IT die Vertragsordner zusammen und übermittelte sie mit dem Zuschlagsschreiben; der Vergabeprozess wurde fortlaufend in der Vergabeakte gemäß den Vorgaben der VgV protokolliert.

Für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 begleitete BAREMOS IT zusätzlich einen Teilnahmewettbewerb administrativ — mit dem Versand der Vergabeunterlagen, der Zuarbeit bei Bewerberanfragen und der Fristüberwachung —, wertete die Teilnahmeanträge nach der Öffnung fachlich-technisch und wirtschaftlich auf Basis des Bewertungssystems aus und leistete technische Zuarbeit zu den Informationsschreiben an die nichtberücksichtigten Bewerber. Die Verhandlungsgespräche mit den Bietern wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet und protokolliert; abschließend wurde das wirtschaftlichste Angebot nach Verhandlung und Optimierung der Angebote gemäß Bewertungssystem ermittelt.

Modul 4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung (LP 8 HOAI)
Für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 bereitete BAREMOS IT den Projekt-Kickoff mit dem Auftragnehmer vor und führte ihn durch, prüfte die vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte, führte Tests und Prüfläufe gemäß Prüfprotokoll und Testplanung durch und bereitete die Freigaben gemäß den definierten Projektphasen vor. Hinzu kamen Aufmaß- und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen, die Prüfung von Dokumentationen und Handlungsanleitungen, die Vorbereitung und Durchführung des Projektabschlusses sowie die Überwachung von Restleistungen.

Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projektes wurden neue leistungsfähige zentrale IT-Strukturen mit modernsten Technologien und optimierten Betriebsprozessen etabliert, die der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss eine stabile Basis für die künftigen Anforderungen bieten.