Der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. plante die Beschaffung eines ERP-Systems zur Unterstützung der Buchhaltungs- und Verwaltungsvorgänge. Aufgrund der Komplexität des Vorhabens benötigte der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. Unterstützung durch ein erfahrenes Planungsbüro bei der Erarbeitung der Vergabeunterlagen und rechtssicheren Ausgestaltung des Vergabeverfahrens.
Projektbeschreibung
Die IT-Systeme des Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung und zur Lohnbuchhaltung waren gemäß einer intern durchgeführten Analyse nicht mehr zur Erfüllung der künftigen Anforderungen geeignet. Darüber hinaus wurde ein Bedarf an weiteren Funktionen sowohl für die genannten Bereiche als auch für Stellenplanung sowie für die Haushaltsplanung und Projektplanung und -durchführung identifiziert. Um künftig auf Basis einheitlicher Stammdaten mit Hilfe von Workflows effizient arbeiten zu können, entschloss sich der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V., ein ERP-System zu beschaffen, in dem verschiedene Funktionsmodule zur Abbildung bereichsspezifischer und übergreifender Prozesse genutzt werden können.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, den Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. bzgl. der rechtssicheren Ausgestaltung des Vergabeverfahrens zu beraten und bei der Erstellung der Vergabeunterlagen zu unterstützen. Zunächst wurde in einem Projekt Kickoff die Vorgehensweise abgestimmt. Im Anschluss wurden seitens BAREMOS IT die Mindestanforderungen an die zu beschaffende Lösung aus dem Fachkonzept des Auftraggebers zusammengetragen und in mehreren Schritten konsolidiert. Darüber hinaus wurde frühzeitig eine Beratung zur Gestaltung des Vergabeverfahrens und der damit verbundenen verfahrensspezifischen Rahmenparameter und Fristen durchgeführt. Als Vergabeverfahren wurde ein EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb festgelegt. Auf Basis dieser Beratung konnte durch den Auftraggeber ein risikoarmer Zeitplan für das Gesamtvorhaben entwickelt werden, der realistische Phasen für das Vergabeverfahren und die Umsetzung innerhalb eines Implementierungsprojektes umfasste.
Im weiteren Verlauf des Projektes entwickelte BAREMOS IT zusammen mit dem Auftraggeber Mindestanforderungen und Bewertungskriterien für UfAB-konforme Kataloge zur Bewertung der Eignung und der Leistung der Bieter. Hierzu wurden durch BAREMOS IT auch Marktrecherchen bezüglich potenzieller Anbieter und geeigneter Produkte durchgeführt und die Ergebnisse mit dem Auftraggeber ausgewertet. Im Ergebnis wurde ein Kriterienkatalog zur Eignungsprüfung übergeben, der im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes über die Bildung einer Rangfolge eine Eingrenzung des Bieterkreises ermöglichte. Darüber hinaus wurde ein Kriterienkatalog zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Bieter-Angebote übergeben.
Des Weiteren unterstützte BAREMOS IT den Auftraggeber durch Beratung und Prüfung von Leistungsbeschreibung und EVB-IT Systemvertrag. Die Feststellungen der Prüfung wurden zusammen mit Korrekturvorschlägen als Liste an den Auftraggeber übergeben.
Abschlussbetrachtung
Durch die umfangreichen Leistungen von BAREMOS IT konnte der Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. auf Basis einer realistischen Projektzeitplanung und mit rechtssicher ausgestalteten Vergabeunterlagen termingerecht das Vergabeverfahren starten. Aufgrund der gewählten Vertragsform, der Qualität der Leistungsbeschreibung und der Kriterienstruktur für die Bewertung der Eignung der Bieter und der Wirtschaftlichkeit der Angebote ist ein wirtschaftliches Ergebnis des Vergabeverfahrens und eine erfolgreiche Umsetzung des Gesamtvorhabens zu erwarten.
