Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin: Infrastruktur-System 2011 - Microsoft Migration
Ausgehend von einer durch den IT-Servicebereich durchgeführten Analyse ergab sich für das Kalenderjahr 2011 die technische Anforderung, definierte Funktionalitäten weiter zu entwickeln bzw. neu einzuführen. Innerhalb dieses Projektes ging es darum. die Migration der Novell File und Print Services auf Microsoft zu bewältigen. Die Beschaffung der neuen Systeme, notwendigen Komponenten und Dienstleistungen hatte über ein öffentliches Ausschreibungsverfahren zu erfolgen. Die dazu nötige Vorstudie wurde bereits in einem Vorprojekt gemeinsam mit BAREMOS IT erarbeitet.
Allgemeine Projektbeschreibung
Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist der siebte Verwaltungsbezirk von Berlin. Der Bezirk ist 2001 im Rahmen der Verwaltungsreform durch Fusion der bisherigen Bezirke Tempelhof und Schöneberg entstanden. Der Fachbereich Informationstechnik ist der Serviceeinheit Facility Management zugeordnet und nimmt als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme und die Weiterentwicklung der bezirklichen IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut der Fachbereich alle im bezirklichen Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 1900 Mitarbeiter und 1550 Arbeitsplatzcomputer (APC) durch den Fachbereich betreut.
Innerhalb dieses Projektes sollten durch einen Auftragnehmer die bestehenden Fileservices auf Basis von Novell OES2 auf das Betriebssystem MS Windows Server 2008 migriert und die dazu notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dazu war es nötig, die benötigten Leistungen präzise zu beschreiben, um ein transparentes und zuschlagsfähiges Vergabeverfahren durchführen zu können. Die dazu notwendigen Planungs- und Beratungsleistungen wurden bei BAREMOS IT beauftragt.
Leistungen BAREMOS IT
Konzeption / Leistungsbeschreibung
In dieser Phase wurden die technischen Konfigurationen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellten. Dazu wurden einzelne Parameter und Funktionalitäten näher betrachtet und festgeschrieben. Diese Definitionen dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe des Gesamtsystems an den Auftraggeber.
Um dem Bieter die Möglichkeit einer Kalkulation der Dienstleistungsaufwände zu ermöglichen, war es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren. Diese Kriterien dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe von Teilfunktionalitäten bzw. des Gesamtsystems an den Auftraggeber.
In vergabeorientierten Workshops wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber die praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteile unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen betrachtet, der mögliche Bieterkreis aus Herstellern und Systemhäusern im Marktüberblick analysiert sowie Projektzeitplanung, Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, Bedarfsermittlung und Kostenschätzung erstellt. BAREMOS IT leistete die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem — einschließlich der Konsolidierung der Kriterien, ihrer Beschreibung für die Verdingungsunterlagen und der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien; die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewertungsteam des Auftraggebers — und beriet zu den Verdingungsunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zum Vertragsentwurf auf Basis des EVB-IT Systemvertrages.
Die als freihändige Vergabe nach VOL/A geführte Beschaffung begleitete BAREMOS IT administrativ bis zur Dokumentation der Vergabe; die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet und das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt.
Begleitung der Projektumsetzung
BAREMOS IT hat nach der Zuschlagsentscheidung den Auftraggeber bei der Projektdurchführung fachlich-technisch und administrativ unterstützt. Leistungsbestandteil dieses Projektmodules war die Unterstützung bei der Überwachung der Vertragserfüllung auf Basis des abgeschlossenen Werkvertrages (EVB-IT Systemvertrag). Hierzu gehörten die Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technischen Prüfverfahren zur Abnahme der Meilensteine, die Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen und den Qualitätsanforderungen sowie den anerkannten Regeln der Technik, die Sicherstellung der Einhaltung aller formalen Anforderungen und der vom Auftraggeber beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke, die Dokumentation von Mängeln und des Status der Mängelbeseitigung, das Vertragscontrolling in fachlich-technischer und terminlicher Hinsicht mit entsprechenden Zuarbeiten zum erforderlichen Schriftverkehr des Auftraggebers, die Prüfung und Freigabe von Rechnungen der beteiligten Vertragskräfte sowie die Terminüberwachung mit verbindlich festgelegten Rahmen- und Endterminen und Maßnahmen zur Gegensteuerung bei erkennbaren oder bereits eingetretenen Termin-Verzügen.
Projekt Abschlussbetrachtung
- Erfolgreiche und strukturierte Umsetzung des Ausschreibungsverfahrens
- Umsetzung aller Projektziele in hoher Qualität
- Einhaltung des definierten Rahmenterminplans
- Gesamtprojektkosten innerhalb des geplanten Budgets