Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin: Infrastruktur-System 2011 - Backup

Ausgehend von einer durch den IT-Servicebereich durchgeführten Analyse ergab sich für das Kalenderjahr 2011 die technische Anforderung, definierte Funktionalitäten weiter zu entwickeln bzw. neu einzuführen. Innerhalb dieses Projektes ging es darum, parallel zur bestehenden Produktivumgebung das bestehende Syncsort Backup Express Backupsystem auf Basis einer Traditionellen Lizensierung umzustellen auf eine volumenbasierte Lizensierung (Advanced Data Protection, NAS Data Protection). Dazu wurde auch die Beschaffung neuer Hardwarekomponenten wie Backup-Server und Tape Library nötig. Die Vorstudie zu diesem Teilprojekt wurde bereits in einem Vorprojekt gemeinsam mit BAREMOS IT erarbeitet.

Allgemeine Projektbeschreibung

Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist der siebte Verwaltungsbezirk von Berlin. Der Bezirk ist 2001 im Rahmen der Verwaltungsreform durch Fusion der bisherigen Bezirke Tempelhof und Schöneberg entstanden. Der Fachbereich Informationstechnik ist der Serviceeinheit Facility Management zugeordnet und nimmt als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme und die Weiterentwicklung der bezirklichen IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut der Fachbereich alle im bezirklichen Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 1900 Mitarbeiter und 1550 Arbeitsplatzcomputer (APC) durch den Fachbereich betreut.

Innerhalb dieses Teilprojektes sollte die Beschaffung von neuen Soft- und Hardware-Komponenten zur Bereitstellung eines neuen Datensicherungssystems in Form einer Ausschreibung erfolgen. Dabei handelte es sich um einen neuen Backup Server und eine neue Tape Library. Außerdem ging es um die Ausschreibung der Dienstleistungen, die benötigt wurden, um die Soft- und Hardware-Komponenten als neue Backup-Lösung zu etablieren. BAREMOS IT wurde mit der Planung und Konzeptionierung der Lösung, der fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Vergabeverfahren und der Projektbegleitung während der Umsetzungsphase beauftragt.

Leistungen BAREMOS IT

Konzeption / Leistungsbeschreibung
In dieser Phase wurden die technischen Konfigurationen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellten. Dazu wurden einzelne Parameter und Funktionalitäten näher betrachtet und festgeschrieben. Diese Definitionen dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Um dem Bieter die Möglichkeit einer Kalkulation der Dienstleistungsaufwände zu ermöglichen, war es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren. Diese Kriterien dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe von Teilfunktionalitäten bzw. des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Begleitung der Vergaben

In vergabeorientierten Workshops wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber der Marktüberblick über mögliche Bieter, Hersteller und Systemhäuser erarbeitet, die Bedarfsermittlung und die Aufteilung der Beschaffung auf Vergabeeinheiten unterstützt sowie die Projektzeitplanung und die Kostenschätzung erstellt. BAREMOS IT beriet dabei zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen sowie zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien und leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen. Hinzu kamen die Beratung zu den Verdingungsunterlagen mit Übernahme der Leistungsbeschreibung und Konsolidierung der Preisblätter, die technische Zuarbeit zu den Vertragsunterlagen (EVB-IT Systemvertrag), die administrative Begleitung der als freihändige Vergabe nach VOL/A umgesetzten Ausschreibungsverfahren, die fachlich-technische und wirtschaftliche Angebotsbewertung mit Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote sowie die Dokumentation der Vergaben.

Begleitung der Projektumsetzung
BAREMOS IT hat nach der Zuschlagsentscheidung die fachlich-technischen und wirtschaftlichen Interessen des Auftraggebers bei der Projektdurchführung wahrgenommen. Leistungsbestandteil dieses Projektmodules war die Unterstützung bei der Überwachung der Vertragserfüllung auf Basis des abgeschlossenen Werkvertrages (EVB-IT Systemvertrag). Folgende Einzelleistungen waren Bestandteil des Leistungsmoduls:

Die Leistungen umfassten die Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technischen Prüfverfahren zur Abnahme der Meilensteine, die Überwachung der Leistungserbringung auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen und den Qualitätsanforderungen sowie der vom Auftraggeber beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke, die Dokumentation von Mängeln und die Terminverfolgung der Mängelbeseitigung, das Vertragscontrolling in fachlich-technischer und wirtschaftlicher Hinsicht einschließlich der Betrachtung von Nachtragsvereinbarungen, Zuarbeiten zum erforderlichen Schriftverkehr des Auftraggebers, die Prüfung und Freigabe von Rechnungen der beteiligten Vertragskräfte sowie die Überwachung der verbindlich festgelegten Rahmen- und Endtermine mit rechtzeitiger Gegensteuerung bei erkennbaren oder bereits eingetretenen Verzügen.

Projekt Abschlussbetrachtung

Erfolgreiche Umsetzung des Ausschreibungsverfahrens
Umsetzung aller Projektziele in hoher Qualität
Einhaltung des definierten Rahmenterminplans
Gesamtprojektkosten innerhalb des geplanten Budgets