Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin: Infrastruktur-System 2011 - Backup

Ausgehend von einer durch den IT-Servicebereich durchgeführten Analyse ergab sich für das Kalenderjahr 2011 die technische Anforderung, definierte Funktionalitäten weiter zu entwickeln bzw. neu einzuführen. Innerhalb dieses Projektes ging es darum, parallel zur bestehenden Produktivumgebung das bestehende Syncsort Backup Express Backupsystem auf Basis einer Traditionellen Lizensierung umzustellen auf eine volumenbasierte Lizensierung (Advanced Data Protection, NAS Data Protection). Dazu wurde auch die Beschaffung neuer Hardwarekomponenten wie Backup-Server und Tape Library nötig. Die Vorstudie zu diesem Teilprojekt wurde bereits in einem Vorprojekt gemeinsam mit BAREMOS IT erarbeitet.

Allgemeine Projektbeschreibung

Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist der siebte Verwaltungsbezirk von Berlin. Der Bezirk ist 2001 im Rahmen der Verwaltungsreform durch Fusion der bisherigen Bezirke Tempelhof und Schöneberg entstanden. Der Fachbereich Informationstechnik ist der Serviceeinheit Facility Management zugeordnet und nimmt als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme und die Weiterentwicklung der bezirklichen IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut der Fachbereich alle im bezirklichen Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 1900 Mitarbeiter und 1550 Arbeitsplatzcomputer (APC) durch den Fachbereich betreut.

Innerhalb dieses Teilprojektes sollte die Beschaffung von neuen Soft- und Hardware-Komponenten zur Bereitstellung eines neuen Datensicherungssystems in Form einer Ausschreibung erfolgen. Dabei handelte es sich um einen neuen Backup Server und eine neue Tape Library. Außerdem ging es um die Ausschreibung der Dienstleistungen, die benötigt wurden, um die Soft- und Hardware-Komponenten als neue Backup-Lösung zu etablieren. BAREMOS IT wurde mit der Planung und Konzeptionierung der Lösung, der Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren und der Projektbegleitung während der Umsetzungsphase beauftragt.

Leistungen BAREMOS IT

Konzeption / Leistungsbeschreibung
In dieser Phase wurden die technischen Konfigurationen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellten. Dazu wurden einzelne Parameter und Funktionalitäten näher betrachtet und festgeschrieben. Diese Definitionen dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Um dem Bieter die Möglichkeit einer Kalkulation der Dienstleistungsaufwände zu ermöglichen, war es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren. Diese Kriterien dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe von Teilfunktionalitäten bzw. des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Vergabeorientierte Workshops

Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart
Möglicher Bieterkreis / Hersteller / Systemhäuser (Marktüberblick)
Grobdesign Bewertungssystem für Vergabeverfahren
Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
Fristen und Laufzeiten innerhalb der Vergabeverfahrens
Erstellung Projektzeitplanung
Strukturvorgaben Leistungsbeschreibung
Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
Aufteilung der Beschaffung auf Vergabeeinheiten
Erstellung Kostenschätzung

Erstellung Bewertungssystem

Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
Darstellung Bewertungssystem für Verdingungsunterlagen
Beschreibung der Bewertungskriterien
Erstellung Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien

Dokumentenerstellung Verdingungsunterlagen

Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
Erstellung Aufforderung zur Angebotsabgabe
Angebot VOL Vorblätter
Vertragsentwurf EVB-IT Systemvertrag
Übernahme Leistungsbeschreibung / Pflichtenheft
Konsolidierung der Preisblätter
Erstellung Formblätter Bieterangaben zum Bewertungssystem
Konsolidierung und Freigabe Verdingungsunterlagen

Mitwirkung und Vorbereitung der Vergaben

Umsetzung der Ausschreibungsverfahren als freihändige Vergabe nach VOL/A
Durchführung der Angebotsbewertung
Ermittlung wirtschaftlichste Angebote
Dokumentation der Vergaben

Begleitung der Projektumsetzung
BAREMOS IT hat nach der Zuschlagsentscheidung die Interessen des Auftraggebers bei der Projektdurchführung wahrgenommen. Leistungsbestandteil dieses Projektmodules war die Unterstützung bei der Überwachung der Vertragserfüllung auf Basis des abgeschlossenen Werkvertrages (EVB-IT Systemvertrag). Folgende Einzelleistungen waren Bestandteil des Leistungsmoduls:

Prüfung der technischen Bereitstellung

Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technische Prüfverfahren zur Abnahme eines Meilensteines / der Meilensteine
Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen, den Qualitätsanforderungen sowie den anerkannten Regeln der Technik und den einschlägigen Vorschriften.
Sicherstellen der Einhaltung aller formalen Anforderungen
Einhaltung und Umsetzung der vom AG beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke

Mängelmanagement

Durchführung von Mängelrügen nach vorgegebenen Musterschreiben,
Dokumentation des Status der Mängelbeseitigung,

Vertragsmanagement

Auslegung der Verträge / Nachtragsvereinbarungen
Vertragscontrolling hinsichtlich der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen der Vertragspartner
Bei Feststellung vertragswidriger Leistung wurden die notwendigen Maßnahmen veranlasst (in Verzug Setzung, Mahnung mit Fristsetzung, etc.).
Erstellen des notwendigen Schriftverkehrs zur Durchsetzung der Rechte des AG und Vorlage an den AG, Einarbeiten von Hinweisen des AG. Ausfertigen des Schriftverkehrs durch BAREMOS IT, Versenden des Schriftverkehrs entweder durch den AG oder durch BAREMOS IT im Auftrag des AG.

Kostenmanagement

Prüfung und Freigabe von Rechnungen der beteiligten Vertragskräfte und Weiterleitung an Auftraggeber

Zeitmanagement

BAREMOS IT übernahm im Rahmen ihrer Aufgaben die Verantwortung zur Einhaltung der Terminziele mit verbindlich festgelegten Rahmen- und Endterminen.
Bei erkennbaren oder bereits eingetretenen Termin-Verzügen hat BAREMOS IT unverzüglich Maßnahmen zur Gegensteuerung ergriffen.
Bei Inverzugsetzungen des Lieferanten oder bei Mahnschreiben unterstützte BAREMOS IT den AG mit entsprechenden Zuarbeiten und erstellte die entsprechenden Mahnschreiben als Entwurf und stellte diese dem AG zur Verfügung bzw. auf Wunsch des AG versandte BAREMOS IT diese direkt.
Unterstützung des AG bei der Durchsetzung von Terminen.

Projekt Abschlussbetrachtung

Umsetzung eines rechtssicheren Ausschreibungsverfahren
Umsetzung aller Projektziele in hoher Qualität
Einhaltung des definierten Rahmenterminplans
Gesamtprojektkosten innerhalb des geplanten Budgets