Die Bundesdruckerei GmbH benötigte einen Rahmenvertrag für den Bezug von Netzwerksystemen und -komponenten sowie Service- und Beratungsleistungen. Dieser Rahmenvertrag sollte für die Bundesdruckerei GmbH wie auch für die Tochterunternehmen vertraglich gesicherte Leistungen im Rahmen von Neubeschaffungen und Betrieb der Netzwerkstrukturen für die kommenden Jahre gewährleisten.
Projektbeschreibung
Aufgrund des Auslaufens des bestehenden Cisco Rahmenvertrages für die Netzwerksysteme und -komponenten der vorhandenen Netzwerkstrukturen in der Bundesdruckerei GmbH sowie der Tochterunternehmen wurde es notwendig, einen neuen Rahmenvertrag über Leistungen zur Lieferung, zum Service sowie zur Beratung auszuschreiben. In diesem Rahmenvertrag sollten sowohl die Bundesdruckerei GmbH als auch die Tochterunternehmen als Abrufberechtigte berücksichtigt werden.
Einen wesentlichen Schwerpunkt der auszuschreibenden Leistungen stellte die Übernahme der Serviceleistungen für die vorhandenen Bestandssysteme dar. Dieses erforderte eine umfangreiche Erhebung der Systeme und Komponenten. Darüber hinaus war es notwendig, die Anteile der einzelnen Produktkategorien an den künftigen Beschaffungen zu ermitteln, um eine möglichst hohe Rabattierung bei Neubeschaffungen zu erreichen.
Im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens waren mit zahlreichen internen Stellen der Bundesdruckerei Abstimmungen zum Vertrag sowie zu Anforderungen an die Eignung der Bieter sowie die im Rahmenvertrag umzusetzenden Prozesse erforderlich.
BAREMOS IT war in diesem Projekt für den Fachbereich unterstützend tätig und erbrachte dabei die folgenden Leistungen:
Leistungsmodul 1: Grundlagenermittlung und Entwurfsplanung
- Projekt Kickoff
- Festlegung zu Projektorganisation und Projektstruktur
- Erhebung erster Informationen zur Ausgangssituation und zur Projektmotivation
- Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
- Abstimmung zur konkreten Vorgehensweise innerhalb des Leistungsmoduls
- Technische Workshops
- Erhebung der technischen Ausgangssituation
- Standortstrukturen
- Bestandsaufnahme der im Einsatz befindlichen Netzwerk-Systeme
- Betriebskonzept, Verantwortlichkeiten, externe Partner
- Bedarfsermittlung / Definition der Beschaffungsanforderung
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Definition der technischen Mindestanforderungen
- Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Vergabeorientierter Workshop
- Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
- Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- erste Festlegung von Eignungskriterien
- Abstimmung zu Angebotsbewertung und Zuschlagskriterien
- Abstimmung der Verantwortlichkeiten und Prozesse im Vergabeverfahren
- Konsolidierung der Ergebnisse
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation
Leistungsmodul 2: Ausführungsplanung – Leistungsbeschreibung
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- allgemeiner Überblick
- bestehende technische Rahmenbedingungen
- Darstellung der Bestandssysteme und Standortstrukturen
- Beschreibung der Leistungsanforderungen
- Darstellung von Leistungs- und Produktkategorien
- Beschreibung der Liefer-, Service- und Beratungsleistungen
- Beschreibung der Service Level Agreements
- Beschreibung der Rahmenvertragsleistungen
- Beschreibung der Anforderungen an Dokumentationen
Leistungsmodul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung des Bewertungssystems
- Erstellung der Dokumente der Vergabeunterlagen
- Ausarbeitung einer Begründung zur produktspezifischen Vergabe
- Abstimmung mit internen Stellen des Auftraggebers zu Anforderungen an die Bietereignung
- Beschreibung der Eignungskriterien
- fachliche Abstimmung des Vertragsentwurfes
- Übernahme der Leistungsbeschreibung (aus Leistungsmodul 2)
- Konsolidierung von Vertrag, Leistungsbeschreibung und Preisblättern
- Übergabe zum Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers
- Finalisierung der Vergabeunterlagen nach dem Prüflauf
- Umsetzung des Vergabeverfahrens
- Beantwortung von Bieterfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Ermittlung der Rangfolge der Angebote gemäß Bewertungssystem
- Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung beim Auftraggeber
- Dokumentation der Angebotsprüfung und der Zuschlagsempfehlung zur Übergabe an den Fachbereich
- abschließende Abstimmung zur Angebotsbewertung mit der Vergabestelle
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
Mit dem Zuschlag steht der Bundesdruckerei GmbH und ihren Tochterunternehmen nun ein Rahmenvertrag zur Verfügung, der in den nächsten Jahren den sicheren Betrieb und den anforderungsgerechten Ausbau der bestehenden Netzwerkstrukturen mit Unterstützung eines leistungsfähigen Partners ermöglicht.
