Kirchenkreis Nordfriesland KITnord: Planungsleistungen für ein neues Rechenzentrum
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Innerhalb des Projektes bestand die Hauptaufgabe darin, die zentralen logischen IT-Infrastrukturen des Kirchenkreises Nordfriesland aus einer gemeinsam betriebenen Umgebung herauszulösen und in eigene Umgebung zu überführen. Hierbei waren sämtliche eingesetzten Software-Releases zu erneuern, die Clientstrukturen zu erweitern und an die aktuellen und künftigen Anforderungen anzupassen sowie die Datensicherung- und Wiederherstellungsprozesse zu optimieren.
Projektbeschreibung
Der Kirchenkreis Nordfriesland beginnt an der dänischen Grenze und reicht in den Süden bis Tönning an der Eider. In der IT-Organisation KITnord des Kirchenkreises werden alle informationstechnischen Belange gebündelt und die Betreuung der IT-Infrastruktur des Kirchenkreises gewährleistet.
Innerhalb eines Projektes zur Erneuerung der zentralen IT-Infrastruktur sollten die bestehenden Strukturen aus einem gemeinschaftlich betriebenen Verbund herausgelöst und und auf eigenständig betriebene Systeme migriert sowie grundsätzlich modernisiert werden.
Hinzu kam die Anforderung, künftig allen Nutzern eine verbesserte Unterstützung für Videokonferenzen mittels GPU-Karten im Rahmen der Workplace Gestaltung zu liefern.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und die erforderlichen Beschaffungen zu realisieren.
BAREMOS IT erbrachte hierfür die folgenden Leistungen:
Vorstudie / Beschaffungsvorlauf
In einer Vorstudie nahm BAREMOS IT die technische Ausgangssituation auf, definierte die technischen Zielanforderungen unter Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen und entwickelte einen Lösungsansatz mit Grobdesign der technischen Zielkonfiguration. Ergänzend wurden die Bedarfsermittlung, eine grobe Kostenschätzung und die Projektzeitplanung erarbeitet, zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen sowie zur technischen Definition erster Eignungs- und Bewertungskriterien beraten und die Ergebnisse konsolidiert dokumentiert.
Konzeption und Leistungsbeschreibung
In der Konzeptionsphase wurden die technische Ausgangssituation, die technische Zielarchitektur und das Zieldesign, die bestehenden Rahmenbedingungen und die Dienstleistungsanforderungen beschrieben, technische Abnahmekriterien definiert und die herstellerneutrale technische Leistungsbeschreibung erstellt.
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe
BAREMOS IT leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen, beriet zur technischen Definition der Ausschluss- und Bewertungskriterien und zu den Vergabeunterlagen, definierte die Leistungspositionen und technischen Mindestanforderungen für die Preisblätter und arbeitete die technischen Inhalte für die Vertragsunterlagen (EVB-IT) zu. Das Vergabeverfahren — von der Interessenbekundung über die Bekanntmachung und den Versand der Vergabeunterlagen bis zur Angebotsphase — wurde administrativ begleitet, unter anderem mit Fristüberwachung und Zuarbeit bei Bieteranfragen. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet (Zuarbeit zur formalen Prüfung, Unterstützung bei der Prüfung der Angemessenheit der Preise, Erstellung eines Preisspiegels, technische Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem); die Bieterverhandlungen zur Optimierung der Angebote wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet und protokolliert. Abschließend wurden das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt, technische Zuarbeiten für die Zuschlagsempfehlung und die Vertragsunterlagen geleistet, die Vertragsunterzeichnung administrativ begleitet und das Verfahren fortlaufend in der Vergabeakte (nach EU-Standard) dokumentiert.
Überwachung der Vertragserfüllung
Während der Vertragserfüllung begleitete BAREMOS IT das Projekt vom Kickoff mit dem Auftragnehmer über die Prüfung der eingereichten Konzepte, Prüfläufe gemäß den definierten Projektphasen, die Vorbereitung von Freigaben und Aufmaßprüfungen bis zur Rechnungsprüfung einschließlich Zahlungsfreigabeprotokoll und zum Projektabschluss.
Abschlussbetrachtung
Mit der Planung, der fachlich-technischen und administrativen Begleitung des Vergabeverfahrens sowie der Überwachung der Umsetzungsleistungen wurde für den Kirchenkreis Nordfriesland durch das Projekt eine neue moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur geschaffen, die einen sicheren IT-Betrieb und die Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Nutzer gewährleistet.
Die vertraglich festgeschriebenen Projektkonditionen und Nachlässe stellen ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis des aufwändigen Vergabeverfahrens dar. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.