IT-Ausstattung der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow

Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.
Die Ausstattung des Neubaus der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters dieser Schule als Projekt aufgesetzt. Bereits im Bestandsbau war diese Schule innerhalb des Landkreises führend in der Nutzung von digitalen Lehrmitteln.
Mit dem Neubau sollte eine durchgehend digitale Unterrichtsführung ermöglicht werden, wozu u.a. die Vollausstattung der Schüler mit modernen Tablets sowie die Ausstattung der Unterrichtsräume mit leistungsfähiger Präsentations- und Steuertechnik gehörten.
Als Basis war eine zentrale IT-Infrastruktur, bestehend aus einem hochverfügbaren Server-Cluster, mehreren Internet-Anschlüssen mit hoher Verfügbarkeit sowie eine physische Netzwerkstruktur und eine flächendeckende WLAN-Bereitstellung vorgesehen.
Für die digitale Unterrichtsdurchführung einschließlich Klassenarbeiten war eine zentrale Software-Lösung zu beschaffen, die Schülern und Lehrkräften optimale Unterstützung bei der Verarbeitung von Lehrinhalten ermöglicht.
Darüber hinaus sollten sämtliche Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung auch außerhalb des Schulgeländes Zugriff auf die zentrale Software-Lösung erhalten und mit den angebotenen Lehrmitteln und Unterrichtsmaterialien zu arbeiten.
BAREMOS IT erhielt im Rahmen einer Ausschreibung den Zuschlag für die Gesamtplanungsleistungen der IT-Ausstattung.
Zunächst wurden im Rahmen der Entwurfsplanung Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.

Modul1: Entwurfsplanung

Im Rahmen der Entwurfsplanung stimmte BAREMOS IT Projektorganisation, Projektstruktur und Vorgehen mit dem Auftraggeber ab, nahm Ausgangssituation, Projektmotivation und die bestehenden Rahmenbedingungen einschließlich der Schnittstellen zu anderen Leistungserbringern und Auftragnehmern auf und definierte die technischen Zielanforderungen sowie Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration mit den notwendigen technischen Bewertungskriterien. Auf dieser Grundlage wurden Vergabeeinheiten zur Beschaffung bzw. Bereitstellung der benötigten Komponenten, Systeme und Leistungen gebildet, je Vergabeeinheit die praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteile unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen betrachtet und die fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign des Bewertungssystems geleistet. Vergabe- und Projektzeitplanung, Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibungen, die Bedarfsermittlung mit Dokumentation der Beschaffungsanforderungen und eine grobe Kostenschätzung wurden erstellt und die Ergebnisse konsolidiert dokumentiert.

Im Rahmen der Entwurfsplanung wurde entschieden, aufgrund der Komplexität und Vielzahl der Themen mehrere Vergabeeinheiten zu bilden, innerhalb derer Leistungen so strukturiert werden sollten, dass jeweils spezialisierte Auftragnehmer ausgeschrieben werden konnten.
In ausgewählten Themen wurden dazu Rahmenverträge ausgeschrieben, um Bedarfe des Schulträgers über die Grace Hopper Gesamtschule hinaus bedienen zu können.
Alle weiteren dargestellten Leistungen wurden für insgesamt zwölf Vergabeeinheiten erbracht — vom Infrastrukturprojekt über die zentrale Schullösung, Endgeräte (u. a. Rahmenvertrag Apple und Zubehör), Netzwerk, Telefonie, interaktive Displays und Drucker-Systeme bis hin zu Kassensystemen, Server-Betriebssystemen und Verkabelungsthemen.

Im Rahmen der Ausführungsplanung waren die Leistungsbeschreibungen für die einzelnen Vergabeeinheiten zu erstellen. Eine besondere Herausforderung bestand hierbei darin, die Leistungen der Auftragnehmer in den Vergabeeinheiten so zu definieren, dass die jeweiligen Leistungen konsistent miteinander zum gewünschten Gesamtziel geführt werden konnten. Hierfür wurden die Schnittstellen, u.a. auch zu Auftragnehmern aus dem Baubereich, festgeschrieben und die Abstimmungsprozesse definiert.

Modul2: Ausführungsplanung

Je Vergabeeinheit erstellte BAREMOS IT die Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, technischer Zielkonfiguration, Rahmenbedingungen, Schnittstellen zu Dritten und Dienstleistungsanforderungen einschließlich der Definition technischer Abnahmekriterien. Darüber hinaus wurde die Konsistenz der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtkontext sichergestellt und der Auftraggeber bei der Planung von Beistell- und Koordinierungsleistungen unterstützt, u.a. durch Begleitung von Baubesprechungen.

Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und die Vergabeverfahren zu den einzelnen Vergabeeinheiten administrativ begleitet und dokumentiert.
Leistungsmodul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe

In dieser Phase leistete BAREMOS IT die fachlich-technische Zuarbeit für die Bewertungssysteme zu Eignung und Leistung — einschließlich der Konsolidierung und Gewichtung der Kriterien, ihrer Beschreibung mit Zielerfüllungsgraden und der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien —, erstellte die Preisblätter mit Leistungspositionen, technischen Mindestanforderungen, Bedarfspositionen und Optionen und beriet je Vergabeeinheit zu den Vergabeunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zu den Vertragsvorlagen; die Finalisierung erfolgte nach Prüfläufen des Auftraggebers. Die Vergabeverfahren wurden administrativ begleitet — mit Zuarbeiten zu den Bekanntmachungen, Zuarbeit bei Bieteranfragen, Fristüberwachung und fachlich-technischer Begleitung von Aufklärungen. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet — von der Erstellung von Preisspiegeln über die technische Prüfung der Bieterangebote bis zur technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem — und je Vergabeeinheit das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt. Die Zuschlagsempfehlung wurde mit dem Auftraggeber abgestimmt und je Vergabeeinheit eine Vergabedokumentation erstellt.

Nach Abschluss der Vergabeverfahren wurden gemäß Zeitplan die Leistungen bei den Auftragnehmern abgerufen und deren Erbringung begleitet, unterstützt und überwacht. Aufgrund zahlreicher und wiederkehrender Verzögerungen im Baubereich mussten hier immer wieder Änderungen an den Zeitplänen, Anpassungen an den Leistungsabrufen und Abstimmungen der Leistungen erfolgen.

Leistungsmodul 4: Überwachung der Vertragserfüllung

BAREMOS IT bereitete die Projekt-Kickoffs mit den Auftragnehmern vor und führte sie durch, strukturierte die Projektorganisationen bzgl. Kommunikation, Berichtswesen, Statusmeetings und Schnittstellen-Behandlung und koordinierte die Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtprojekt einschließlich des Schnittstellen-Managements zum Bereich Bau und Bau-Überwachung. Hinzu kamen Anpassungen der Projektplanung aufgrund fehlender Vorleistungen, die administrative Abwicklung von Änderungsverfahren für Leistungsänderungen und Nachträge, die Prüfung eingereichter Konzepte sowie der Leistungserfüllung und der Qualität der Leistungen, Testläufe zur Freigabe der Projektphasen, Aufmaß- und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen, die Vorbereitung und Durchführung der Abnahmen mit den Auftragnehmern und des internen Projektabschlusses sowie die Dokumentation und Überwachung der Restleistungen und Mängelbehebung.

Abschlussbetrachtung
Trotz der erheblichen Verzögerungen im Baubereich konnte die IT-Ausstattung in hoher Qualität und bei deutlicher Unterschreitung des geplanten Budgets innerhalb des letztlich geltenden Zeitplanes bereitgestellt werden.
Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung können seit der Eröffnung der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow digitale Wege der Wissensaneignung und -vermittlung beschreiten. Die Unterstützung durch moderne und leistungsfähige IT-Systeme, die aufeinander abgestimmt geplant und betrieben werden, eröffnet hierbei neue Möglichkeiten zum Erschließen unserer Welt.