Öffentlicher Auftraggeber: Migration auf RISE with SAP

Für die Unterstützung der zentralen kritischen betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse setzt das Unternehmen die ERP-Lösung R/3 der SAP AG ein – diese Software muss mittelfristig auf eine neue Software-Plattform überführt werden.
Die SAP AG ist ein deutsches Softwareunternehmen, das sich auf Entwicklung und Vertrieb von Unternehmenssoftware spezialisiert hat. SAP bietet eine breite Palette von Softwarelösungen und Dienstleistungen an, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu ermöglichen.
SAP hat angekündigt, den Support für R/3 bis maximal 2027 zu verlängern. In Verbindung damit empfiehlt SAP den Kunden, auf die neue Plattform SAP S/4HANA zu migrieren, welche als die zukünftige Generation von SAP-Systemen positioniert ist und zusätzliche Funktionen, eine verbesserte Benutzeroberfläche und die Vorteile der In-Memory-Technologie von SAP HANA bietet.
Für die Migration zu SAP S/4HANA gibt es mehrere Ansätze, die abhängig von den individuellen Anforderungen und dem bestehenden System des Unternehmens sind. Die Wahl des optimalen Migrationsansatzes hängt u.a. von der Größe und Komplexität des Unternehmens, den vorhandenen Systemen, Geschäftsprozessen und strategischen Zielen ab. Die zu treffende Entscheidung verlangt eine sorgfältige Analyse der spezifischen Bedingungen und Anforderungen.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Entwurfs- und Ausführungsplanung sowie für Unterstützungsleistungen im Rahmen der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe.
BAREMOS IT erbrachte dazu folgende Dienstleistungen:

In der Vorplanung legte BAREMOS IT gemeinsam mit dem Auftraggeber Projektorganisation, Projektstruktur und Projektkommunikation fest, erhob die aktiven User, die genutzten SAP-R/3-Module und die Drittanbieter-Integrationen, nahm die gestützten Geschäftsprozesse auf und sichtete und bewertete die vorhandene Beschreibung der Ausgangssituation des bestehenden SAP-R/3-Systems sowie die ersten vorliegenden Zielkonzepte und Migrationsansätze für die Zielumgebung auf SAP S/4HANA. BAREMOS IT unterstützte die Entscheidungsfindung zur Zielausrichtung RISE with SAP, klärte die Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt und erstellte eine Konsolidierung mit Gap-Analyse für die notwendigen fachlichen Zuarbeiten zur Leistungsbeschreibung. Das Gesamtvorhaben wurde auf oberster Ebene strukturiert und mit einem Projektablaufplan auf Phasenebene einschließlich Umsetzungsphasen, Meilensteinen und Fristen unterlegt. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen einschließlich möglicher Lose, Fristen und Laufzeiten, Vertragsart und Vergütungsmodellen sowie zur technischen Definition der Zuschlagskriterien und erarbeitete Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, Bedarfsermittlung und Beschaffungsanforderung sowie eine grobe Kostenschätzung; die Ergebnisse wurden konsolidiert.

In der Ausführungsplanung erarbeitete BAREMOS IT Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, prüfte die Zuarbeiten des Auftraggebers fachlich-technisch, gab Rückmeldungen zur Strukturierung der Inhalte, überarbeitete Teile der Leistungsbeschreibung des Auftraggebers fachlich-technisch und konsolidierte die Ergebnisse im Abgleich mit der Vorplanung.

Bei der Vorbereitung und Mitwirkung an der Vergabe leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit für die Preisblätter mit der Definition und Beschreibung der Leistungspositionen und der technischen Mindestanforderungen, beriet zu den Vergabeunterlagen für RISE with SAP, lieferte technische Zuarbeit für den Vertragsentwurf und die Aufforderung zur Angebotsabgabe und übernahm die Leistungsbeschreibung aus der Ausführungsplanung in die konsolidierten Unterlagen. Das Vergabeverfahren wurde administrativ begleitet, einschließlich Zuarbeit zur Bekanntmachung, Zuarbeit bei Bieteranfragen und Fristüberwachung. Darüber hinaus prüfte BAREMOS IT die Bieterangebote inhaltlich und technisch, bereitete die Bieterverhandlungen mit SAP administrativ vor, begleitete sie auf Anforderung fachlich-technisch und wertete sie gemeinsam mit dem Auftraggeber aus.

Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.