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Berlin Partner GmbH: Rahmenvertrag Mobilfunk - Telefonie, Daten und Endgeräte

Die Berlin Partner GmbH beabsichtigte, für eine größere Anzahl von Mobilfunknutzern neue Vertragsbedingungen festzuschreiben. Als Form kam dafür ein Rahmenvertrag in Frage, der neben den Konditionen für Telefonie und Datenverkehr auch die Lieferung definierter Endgeräte regeln sollte. Außerdem war durch den Auftragnehmer sicherzustellen, dass sämtliche bereits bestehenden Rufnummern in den Rahmenvertrag übernommen und mittels eines Portierungsprozesses überführt werden.
Berlin Partner GmbH: Rahmenvertrag Mobilfunk - Telefonie, Daten und Endgeräte
Allgemeine Projektbeschreibung

Im Rahmen des Hauptstadt-Marketings entwickelt und unterstützt Berlin Partner Kampagnen und Projekte, die Berlin als attraktiven Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort, kreative Hauptstadt, Kultur- und Sportmetropole sowie als lebenswerte Stadt profilieren. Die Aktivitäten richten sich vorrangig an potenzielle Investoren im In- und Ausland,  Entscheider und Multiplikatoren aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Kultur und Medien, aber auch an Berliner und Berlin-Interessierte.
Aufgrund der öffentlichen Zuwendungen unterliegt die Berlin Partner GmbH als öffentlicher Auftraggeber dem öffentlichen Vergabe- und Vertragsrecht (VOL/VOB).

In diesem Projekt sollten mittels eines auszuschreibenden Rahmenvertrages die Nutzungskonditionen für Telefonie und Datenverkehr im Mobilfunk für einen Zeitraum von mehreren Jahren vertraglich gebunden werden. Darüber hinaus sollte eine weitgehend einheitliche und leistungsfähige Gerätebasis hergestellt werden, wozu der angestrebte Rahmenvertrag die Beschaffungskonditionen umfassen sollte.


Leistungen BAREMOS IT

Im Rahmen einer Vorstudie galt es, eine Vielzahl von Parametern und Vertragsbedingungen zu betrachten und hinsichtlich ihrer Wertigkeit zu klassifizieren. Auf dieser Basis entstanden dann die Kriterien und Kriterienkataloge, die für das Vergabeverfahren benötigt wurden. Die Leistungen gliederten sich wie folgt:

Technische Workshops zur Formulierung der Zielanforderungen
  • Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
  • Lösungsansätze /Grobdesign
  • Betrachtung der möglichen „sanften“ Migrationsszenarien
  • Betrachtung der benötigten externen Dienstleistungen
  • Betrachtung der benötigten externen Supportleistungen
  • Marktvergleich und Definition der Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
Kategorisierung und Katalogisierung der Beschaffungsanforderung
  • Festlegungen / Definitionen Mindestanforderungen + „Wunschkriterien“
  • Katalogisierung und Mengenermittlung
  • Kostenabschätzung
Vergabeorientierte Workshops
  • Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart
  • Möglicher Bieterkreis / Hersteller / Systemhäuser (Marktüberblick)
  • Grobdesign Bewertungssystem für Vergabeverfahren
  • Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
  • Fristen und Laufzeiten innerhalb der Vergabeverfahrens
  • Erstellung Projektzeitplanung
  • Strukturvorgaben Leistungsbeschreibung
  • Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
  • Erstellung Kostenschätzung je Vergabeeinheit
Im Anschluss wurde das Vergabeverfahren vorbereitet und durchgeführt. Dabei wurde wie folgt vorgegangen:

Erstellung Bewertungssystem
  • Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewerterteam
  • Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
  • Beschreibung der Bewertungskriterien
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
  • Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Angebot VOL Vorblätter
  • Vertragsentwurf
  • Übernahme Leistungsbeschreibung / Pflichtenheft
  • Konsolidierung der Preisblätter
  • Erstellung Formblätter Bieterangaben zum Bewertungssystem
  • Konsolidierung und Freigabe der Verdingungsunterlagen
Umsetzung des Vergabeverfahrens als öffentliche Ausschreibung nach VOL/A
  • Erstellung Bekanntmachungsformular
  • Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
  • Versand der Ausschreibungsunterlagen (durch AG)
  • Beantwortung der Bieteranfragen
  • Fristüberwachung
Durchführung der Angebotsbewertung
  • Submission / Angebotsöffnung
  • Durchführung der Formalen Prüfung
  • Durchführung der Eignungsprüfung
  • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
  • Erstellung eines Preisspiegels
  • Technische Prüfung der Bieterangebote
  • Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
  • elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
Vertragsunterzeichnung
  • Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe
  • Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
Dokumentation der Vergabe
  • Protokollierung in der Vergabeakte
  • Erstellung der Prüfprotokolle und Vermerke
  • Konsolidierung der Verdingungsunterlagen

Abschlussbetrachtung


Auf der Basis der beschriebenen Vorgehensweise ist es der Berlin Partner GmbH gelungen, vorteilhafte Nutzungskonditionen für den Mobilfunk, eine hohe Servicequalität und ein stark vereinfachtes Vertrags- und Beschaffungsmanagement für einen Zeitraum von mehreren Jahren vertraglich festzuschreiben. Entscheidend war hierbei die präzise Ausarbeitung der Zielanforderungen, die es möglich machte, die Angebote der Bieter zu bewerten.


 
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