Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss – ALS2026

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss benötigte für die nächsten Jahre Unterstützungs- und Serviceleistungen für den Betrieb von Atlassian-Produkten in der Cloud des Herstellers. Hierfür war ein Vertrag auszuschreiben, der einen leistungsfähigen Auftragnehmer für die folgenden Leistungen bindet:

• fachliche Unterstützung bei Bedarf auf Abruf, u.a.
  • Beratung zu Erweiterungen und Optimierungen sowie Anpassung der Architektur und der Daten-Strukturen,
  • Umsetzung von Leistungen zur Anpassung, Erweiterung und Optimierung des Gesamtsystems,
  • Integration von Marketplace-Apps,
  • Durchführung von Health-Checks,
  • Durchführung von Updates und/oder Unterstützung bei der Durchführung von Updates für Marketplace-Apps,
• Serviceleistungen
  • Bearbeitung von Störungsmeldungen des Auftraggebers im Rahmen von SLAs,
  • Durchführung von regelmäßigen Service-Reviews einschließlich Auswertung der Service-Qualität und SLA-Einhaltung auf Basis definierter Berichte,
  • Problemmanagement und Empfehlungen zur Behebung erkannter systemischer Ursachen.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung auf Basis einer Markterkundung leistungsfähige Dienstleister zu identifizieren, die notwendigen Vergabeunterlagen zu erarbeiten sowie die Ausschreibung bis zum Zuschlag durchzuführen.
Hierfür wurden die folgenden Leistungen erbracht:

Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)

• Projekt Kickoff
  • Festlegungen zu Projektorganisation und Projektstruktur
  • Erhebung erster Informationen zur Ausgangssituation und zur Projektmotivation
  • Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
  • Abstimmung zur konkreten Vorgehensweise innerhalb des Leistungsmoduls
• Erhebung der technischen Ausgangssituation, u.a.
  • vorhandene Atlassian-Software-Lizenzen und Subscription-Laufzeiten
  • Betriebskonzept, Verantwortlichkeiten, externe Partner
  • bestehende Support- und Service-Verträge
• Bedarfsermittlung / Definition der Beschaffungsanforderung
  • Definition des Beschaffungsgegenstandes
  • Definition der Mindestanforderungen an die Support- und Serviceleistungen
  • Markterkundung mit ausgewählten Marktteilnehmern
  • Abstimmung der Vertragsgrundlagen
  • Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
• Beratung zur Ausgestaltung des Vergabeverfahrens
  • Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
  • Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
  • Festlegung von Eignungskriterien
  • Abstimmung zu Angebotsbewertung und Zuschlagskriterien
  • Abstimmung der Verantwortlichkeiten und Prozesse im Vergabeverfahren
  • Auswahl aufzufordernder Bieter
• Entwurfsplanung zum Beschaffungsvorhaben
  • Erstellung einer Projektzeitplanung
  • Erstellung einer ersten Kostenschätzung
  • Konsolidierung und Dokumentation der Ergebnisse
• Präsentation zur Freigabe der Entwurfsplanung

Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)

• Beschreibung der relevanten Ausgangssituation
  • allgemeiner Überblick
  • vorhandene Atlassian-Software-Lizenzen
  • spezifische Verfahren bzgl. Management und Betrieb der IT-Infrastruktur
• Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Anforderungen an Leistungen zur Unterstützung des IT-Betriebes
  • Anforderungen an die Service-Leistungen inkl. Beschreibung der SLAs

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)

• Definition der Kriterien für die Wirtschaftlichkeitsprüfung
• Erstellung der Preisblätter, Beschreibung der Leistungspositionen
• Erstellung der Dokumente der Vergabeunterlagen
  • Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Erstellung des Angebotsdeckblatts
  • Konsolidierung von Vertragsgrundlagen, Leistungsbeschreibung und Preisblättern
  • Übergabe zum Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers
  • Finalisierung der Vergabeunterlagen nach dem Prüflauf
• Durchführung des Vergabeverfahrens
  • Beantwortung von Bieterfragen
  • Bewertung der Angebote
• Durchführung der Formalen Prüfung
• Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
• Erstellung eines Preisspiegels
• Wirtschaftlichkeitsprüfung und Ermittlung der Rangfolge
• Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß definiertem Zuschlagskriterium
  • Unterstützung bei der Beauftragung
• Erstellung der Informationsschreiben für die Bieter
• Erstellung der Vertragsunterlagen und Übergabe an den Auftraggeber
• Dokumentation des Vergabeverfahrens
  • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
• abschließende Konsolidierung der Vergabedokumentation

Modul 4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung

• Unterstützung bei der Vertragsinitialisierung
• Kommunikation der Leistungsinhalte an die Schnittstellenpartner
• Rechnungsprüfung

Mit der vertraglichen Bindung eines leistungsfähigen und fachlich kompetenten Auftragnehmers kann die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss in den kommenden Jahren den Betrieb der Atlassian-Produkte in der Cloud mit hoher Qualität und kurzen Reaktionszeiten im Störungsfall sowie zeitnahe Anpassungen an geänderte Anforderungen der Nutzer gewährleisten.