Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung: IT-Ausstattung des Dokumentationszentrums – ITT2021

Projektbeschreibung
Die Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung ist eine Kulturinstitution, die mit Ausstellungen, Recherchemöglichkeiten, Veranstaltungs- und Bildungsprogrammen Ursachen, Abläufe und Folgen der Zwangsmigrationen vermittelt. Sie bietet im Geiste der Versöhnung die Erinnerung und das Gedenken an Flucht und Vertreibung im 20. Jahrhundert im historischen Kontext des Zweiten Weltkrieges und der nationalsozialistischen Expansions- und Vernichtungspolitik und ihren Folgen der Öffentlichkeit an.
Aufgrund des Beschlusses des Bundestages zur Errichtung eines Dokumentationszentrums über das Geschehen von Flucht und Vertreibung im Deutschlandhaus wurde die Planung der IT-Ausstattung für den Neubau erforderlich. Diese Planung sollte sowohl die zentralen IT-Systeme und die Client-Systeme als auch Medientechnik und IT-Systeme für die interaktive Teilhabe der Besucher umfassen. Aufgrund der Vielzahl von Beteiligten in den Bereichen Bau, Ausstattung und Medientechnik war eine enge kontinuierliche Abstimmung mit den Verantwortlichen der jeweiligen Leistungsbereiche erforderlich.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, beginnend mit der Grundlagenermittlung, die Planung und Konzeption des technischen Gesamtsystems zu übernehmen, die Beschaffung der entsprechenden IT-Systeme und -Komponenten fachlich-technisch und administrativ zu begleiten sowie die Umsetzung der beauftragten Leistungen zu steuern und zu überwachen.
Zur Einbindung von Leistungspartnern bestehender Rahmenverträge und zur Schaffung transparenter Schnittstellen zwischen diesen wurden mehrere Vergabeeinheiten gebildet, in denen jeweils auf Basis der Planung die benötigten IT-Systeme und Leistungen zu beschaffen waren.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den Leistungsphasen nach HOAI vor:

Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung Leistungsphasen 1-3 HOAI)

Ausgehend von der Aufnahme der bestehenden Ausgangssituation und Rahmenbedingungen definierte BAREMOS IT die technischen Zielanforderungen und entwickelte Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration einschließlich der notwendigen technischen Bewertungskriterien. Ergänzend wurden die praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteile unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen betrachtet, die fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign des Bewertungssystems geleistet, Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens ermittelt sowie eine Gesamt-Projektzeitplanung, Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, die Bedarfsermittlung mit Beschreibung der Beschaffungsanforderungen und eine Kostenschätzung erstellt und die Ergebnisse der Vorplanung konsolidiert dokumentiert.

Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung Leistungsphase 5 HOAI)

Auf dieser Grundlage erstellte BAREMOS IT die herstellerneutrale Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, technischem Zieldesign, bestehenden Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen einschließlich der Definition technischer Abnahmekriterien.

Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Leistungsphasen 6 und 7 HOAI)

In dieser Phase leistete BAREMOS IT die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem — einschließlich der Konsolidierung der Kriterien, ihrer Beschreibung und der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien; die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Projektteam —, erstellte die Preisblätter mit Leistungspositionen und technischen Mindestanforderungen und beriet zu den Vergabeunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zum Vertragsentwurf und Übernahme der Leistungsbeschreibung bzw. des Lastenheftes. Das Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb wurde administrativ begleitet — Bekanntmachung und Versand der Vergabeunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber —, einschließlich Fristüberwachung, Zuarbeit bei Bieteranfragen und fortlaufender Protokollierung in der Vergabeakte. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet: von der Erstellung eines Preisspiegels über die technische Prüfung der Bieterangebote bis zur technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem. Bieterpräsentationen und Verhandlungsgespräche wurden administrativ vorbereitet sowie fachlich-technisch begleitet und bewertet; auf dieser Basis wurde das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt und die technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung geleistet — die Freigabe erfolgte durch den Auftraggeber.

Überwachung der Vertragserfüllung und Qualität (Leistungsphase 8 HOAI)

Nach dem Zuschlag bereitete BAREMOS IT den Projekt-Kickoff mit dem Auftragnehmer vor und führte ihn durch, prüfte die vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte, führte Prüfläufe gemäß den definierten Projektphasen durch, bereitete Freigaben vor, übernahm Aufmaß- und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen, bereitete den Projektabschluss vor und führte ihn durch und überwachte die Restleistungen.

Nachträge / Zusätzliche Leistungen

• Kompensationsleistungen für Leistungsausfälle des Rahmenvertragspartners
• Änderung Groupware-Funktionalitäten von NextCloud zu M365
• technische Zuarbeit zu einem Servicevertrag zur Absicherung des IT-Betriebs

Abschlussbetrachtung
Die Projektumsetzung erfolgte innerhalb der Planparameter für Kosten, Zeit und Qualität und wurde ohne Mängel abgeschlossen.
Hierbei bewährte sich insbesondere die Gesamtverantwortung des Fachplaners für das Projekt, beginnend mit der Vorplanung über die Begleitung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren bis zur Überwachung der Ausführung durch den zugeschlagenen Auftragnehmer.
Der Stiftung Flucht, Vertreibung, Versöhnung steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare IT-Infrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.