EMIS Electrics GmbH: Bereitstellung zentrales Backupverfahren

Allgemeine Projektbeschreibung
Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT-Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.

Im Rahmen eines langfristigen Projektes, in dem die gesamten IT-Komponenten und -Strukturen stufenweise erneuert werden, wurde ein Teilprojekt notwendig, in dem mit den Produkten des Herstellers SEP zusätzliche Funktionalitäten innerhalb eines neu aufzubauenden Backupsystems bereitgestellt werden sollten. Im Einzelnen ging es um folgende Projektziele:

• Beschaffung Backup-Server
• Beschaffung Backupsoftware SEP sesam
• Beschaffung Virtual Tape Library
• Bereitstellung des zentralen Backupsystems und Konfiguration der Speichersysteme/Storagesysteme
• Integration aller zentralen IT-Strukturen in das Backupverfahren
• Referenzinstallation für die Integration von Außenstellen
• Nutzung Backup to Disk to Tape Verfahren
• Senkung des Zeitaufwandes für die Administration der Datensicherung
• konsistentes applikationsintegriertes Backup
• Minimierung der Systembeeinträchtigung bei der Ausführung der Datensicherung
• Senkung des Zeitbedarfs für die Datensicherung und Rücksicherung
• Verringerung des Sekundärspeicherbedarfes
• Konsolidierung der Backupverfahren für physische und virtuelle Server
• Konsolidierung der Backupverfahren für zentrale und dezentrale Server
• schnelle Sicherungen bei nur minimaler Belastung der virtuellen Systeme
• direkte Wiederherstellung einzelner Dateien in das virtuelle Gastsystem
• Überarbeitung der bestehenden Backupsicherungsverfahren (Jobs)

Die EMIS entschied sich, diese Leistungen auszuschreiben. Mit den dafür notwendigen Vorleistungen wie auch der administrativen Begleitung der Ausschreibung wurde BAREMOS IT beauftragt. Nach der Vergabe begleitete BAREMOS IT die Umsetzung durch den Auftragnehmer und übernahm hierbei die Qualitätssicherung für die EMIS.

Leistungen der BAREMOS IT
BAREMOS IT begleitete die EMIS Electrics GmbH fachlich-technisch und administrativ von der Vorstudie bis zur Umsetzung des Teilprojektes. In der Vorstudie wurden die Ausgangssituation aufgenommen und bewertet, die technischen Zielanforderungen für das neue Backupsystem definiert, mögliche „sanfte“ Migrationsszenarien entwickelt sowie im Rahmen einer Marktanalyse die technischen Mindestanforderungen (KO-Kriterien) bestimmt. Ergänzend erfolgten die Qualifikation der Beschaffungsanforderungen mit Katalogisierung und Mengenermittlung, eine Kostenabschätzung, ein Marktüberblick zu möglichen Bietern, Herstellern und Systemhäusern, die Beratung zur technischen Definition der Eignungs- und Bewertungskriterien sowie die Erstellung der Projektzeitplanung. Für die Ausschreibung erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen, leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem und beriet zu den weiteren Vergabeunterlagen.

Die freihändige Vergabe begleitete BAREMOS IT administrativ und dokumentierte sie in der Vergabeakte — vom Versand der Ausschreibungsunterlagen über die Zuarbeit bei Bieteranfragen und die Angebotsöffnung bis zur fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote einschließlich Preisspiegel und Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Zu den Vertragsunterlagen leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit und begleitete die Vertragsunterzeichnung. Während der Umsetzung übernahm BAREMOS IT die Projektbegleitung und -überwachung: die Kontrolle der Leistungserbringung anhand der Vorgaben aus Planung und Leistungsbeschreibung, die Dokumentation von Mängeln mit Terminverfolgung der Mängelbeseitigung, die Prüfung von Änderungssachverhalten und Nachträgen, das Vertragscontrolling, die sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe sowie die Dokumentation des Projektfortschritts mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten.

Abschlussbetrachtung
Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.